大数据时代档案管理的机遇与挑战

冯华

摘要：利用大数据，对海量档案进行科学归集和利用，是当前档案管理工作的重中之重。

关键词：大数据 档案管理 信息化

伴随着我国信息化进程的快速发展，大数据已无声无息地潜入到各行各业，网络化、平台化的新型企业组织模式正在极大挖掘管理的智慧和潜能。如何抢占管理制高点，利用大数据，对海量档案进行科学归集和利用，是当前档案管理工作的重中之重。

一、正确认识大数据

1.大数据是社会发展高科技的产物。现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通，人们之间的交流越来越密切，生活也越来越方便，大数据就是这个高科技时代的产物。牛津大学网络学院互联网研究所舍恩伯格教授认为，大数据是人们获得新的知识、创造新的价值的源泉；大数据还是改变市场、组织机构和关系结构的工具。我们也可以将它定义为记录人类社会活动的、具有规模效应的数据集合。

2.大数据的特性和原理。大数据有数据量巨大，数据种类繁多，价值密度相对低，处理速度特别快的特点，也具有规模性、多样性以及高速性的特性；大数据的原理是运用云计算处理和其数据库、云存储、虚拟化的主要技术手段，对海量数据开展数据挖掘，从而快速获得有价值的信息。其核心价值在于对海量数据进行存储和分析。

3.大数据已融入社会发展各个领域。随着互联网信息化技术时代广泛应用，大数据也吸引了越来越多的关注。大数据因为实时的大型数据集分析需要像MapReduce一样的框架来向数十、数百甚至数千的电脑分配工作。在现今的社会，大数据的应用越来越彰显它的优势，它占领的领域也越来越大，电子商务、O2O、物流配送等，各种利用大数据进行发展的领域正在协助企业不断地发展新业务、创新运营模式。大数据技术能够通过海量、动态数据的有效集成，推动社会治理的精细化和科学化进程，并有效节约社会治理的成本。

二、大数据与档案

1.从档案概念看大数据。《档案法》规定：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。单从档案的定义来看，除電子档案外，其他载体形式的档案与大数据没有任何关系，只有档案记录的信息可以称之为数据。

2.从档案特性看大数据。从档案的特征来分析，档案具有社会性、历史性、确定性及原始记录性。而大数据也具有类似的特征，大数据也是人类社会活动的原始记录，其内容也具有确定性，且其记录的内容只反映事物已经完成的状态，同样具有原始记录性。因此，档案与大数据的关系仅是具有相似的特征，大数据是具有鲜明档案特性的数据集合。

3.从档案价值看大数据。从数据的保存价值来讲，有些数据集合对国家和社会没有永久的保存价值，不需要永久保存。而档案本身的价值在于历史性和记录性，如何借助信息化手段，将有形的档案转换为数据，将电子档案归集利用好大数据，使档案的保存价值得以放大，这是档案今后发展与大数据的真正关系所在。

三、大数据给档案管理带来的机遇

1.实现挖掘档案的价值的最大化。随着当前档案数字化进程的推进，档案信息数量越来越庞大，面对海量的档案信息，利用大数据技术可以快速地筛选出有价值的档案信息，不仅实现了人力、物力和财务的节约，而且为档案信息的开发利用提供了全新的思路。同时还能够利用大数据技术对档案信息进行深度挖掘，更好地发挥出档案信息的重要价值。

2.实现共享档案信息资源的最大化。基于大数据技术支撑下可以有效地促进档案信息资源的利用和共享，在实际工作中，通过利用云存储技术将有用的档案信息在云平台上进行存储，构建云档案系统，可以为档案利用者提供更为便捷的档案信息服务。云存储不仅能够为档案信息资源共享提供更多的便利，而且还能够有效地节约档案信息开发利用的时间和存储成本。通过将档案信息录入到数据库中，用户在查询档案信息时只需要输入关键词即可获取到自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。

3.实现档案管理变革的最大化。在当前大数据时代，传统的档案管理方式越来越无法满足电子档案发展的需求。特别是大数据特有的碎片化、及时性和非结构化的特点，这也迫切要求档案工作要加快自身的变革，摒弃落后的管理模式，加快推进档案工作的升级，特别是要重视档案信息挖掘技术和检索技术的应用，提高档案管理的智能化水平，放大档案的价值。

四、大数据给档案管理带来的挑战

1.大数据时代，从事档案管理工作的人员管理的理念相对落后，大多数人员还存在着“重管理、轻利用”的理念，严重缺乏先进的工作思路和专业的知识体系，对掌握现代化信息手段和大数据应用技术不积极、不主动，部分档案系统员工老龄化现象严重，不能适应全新的档案管理模式，不能适应信息化技术带来的挑战。

2.对档案资源管理的挑战。随着大数据时代来临，传统档案管理工作已无法适应原始数据处理，档案存储能力和检索能力受到严峻挑战。尤其是从实体档案到档案数字化、数据化，档案信息资源呈指数型增长，管理手段和工具已难以满足大数据时代档案信息资源管理的需求。目前归档内容庞大、档案信息泛滥，这种环境下实现档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，并在海量数据中实现对档案信息的挖掘分析，从而提供有价值的信息，是档案管理面临的新挑战。

3.数据资源安全性是档案管理工作当中的一项重要内容，档案涉及大量的党和国家秘密、企业商业秘密和个人隐私。随着档案信息化程度的越来越高，现代技术应用的同时，致使档案更容易受到网络病毒、黑客的攻击，造成信息丢失、泄漏或者篡改的后果，很难保证档案的保密性。在档案的提取利用中，容易被非法盗取、复制、修改或者伪造等，影响档案的真实性、合法性。

4.大数据时代，档案管理对信息技术的应用已是现实，现代化档案管理人离不开掌握先进的信息化技术，需要既懂信息化技术又懂档案管理专业的人才进行实际操作。但当前我国档案管理数据分析类人才相对较少，制约了档案管理工作发展。根据现有人员队伍现状，相应的人员素质急需提升档案数据分析、操作和应用的能力，来适应档案管理信息化的应用。