信息时代农业科研单位档案数字化建设的思考

陈江燕，徐 艳，刘美彤，李 宁

（1.辽宁省农业科学院，辽宁沈阳 110161；2.辽宁省林业发展服务中心，辽宁沈阳 110036）

0 引言

农业科研院所档案是单位在过去和现在从事党政、科研、推广、人事、财务等方面活动中直接形成的，是具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，它客观地记载了单位的发展历程，是单位文化的一种传承[1]。2018年，辽宁省农业科学院根据国家出台的档案管理办法，同时结合自身档案管理实际情况，与软件公司签订了档案数字化项目技术服务合同，开启了档案数字化建设工作。在三年的数字化建设中，我们发现一些不利于档案工作的问题，经过梳理和分析，提出一些建议措施，希望能为其它科研单位档案工作提供一些参考。

1 数字化建设的必要性

档案最初是用比较传统的方式来记录的，档案用纸和书写字迹都难以达到永久保存这一目的。随着计算机软件技术、扫描技术、数码技术的不断发展，数字化档案逐渐成为档案管理的一种新兴模式。其具有以下优点：一是利用计算机扫描技术对纸质档案文件进行数字化处理，制作数字化副本提供利用，这样可以把原件妥善地保管起来，以防因长期翻阅造成纸张破损，破坏档案的完整性，延长原件的保存时间[2，3]。二是避免因人为因素或是意外情况档案遭到破坏，保证了档案的安全。三是节省了占地面积，减少了人力，查阅起来极为方便、快捷，提高了工作效率。数字化管理改变了档案原始保管和利用方法，使得档案实物保管转向档案信息的数字化存储为主，利用方式也从库房查阅到以档案软件的数据库查阅为主，在档案管理工作中逐渐形成一种数字、网络、共享为一体的信息化服务手段。

2 数字化建设中存在的问题

2.1 对档案重视程度不够，完整性得不到保证

档案室是单位管理综合档案的部门，单位形成的重要的、有价值的材料，都应无条件归档案室留存。但是有的部门或个人对档案工作重视程度不够，没有树立保护档案意识，工作过程中应归档的材料不主动归档，文件材料存在有通知没结果、有结果没过程、有请示没批复等诸多问题。很大一部分单位是依靠档案员个人面子去督促、追要各类档案材料，但结果却不如意。而档案员又没有办法协调好与所有部门的关系，导致档案工作做得比较被动，档案材料完整性无法得到保证。

2.2 延迟归档，影响数字化档案工作顺利开展

多年的实践发现，档案不按时移交，成为档案管理工作中凸显的一个问题，一是影响档案工作的整体安排，二是增加了档案管理人员的隐性工作量。我们熟知，各类档案都有自己的一个分类号和流水号，每年档案管理系统里建立目录数据库和全文数据库后，实体档案若有一件变动，那么就会带来一系列的改动。因为档案管理系统里的目录、件号、库存档案卷内目录、备考表等数据都需要变更。注重实体档案卷内目录、移交清单和档案管理软件参数三者一致性，是档案管理者应遵守的工作原则。

2.3 时间久远，档案易破损

2020年，本院为了利用方便将建院以来的工资表进行了数字化。五六十年代档案纸是薄薄的那种，字迹是手写或是铅印的，随着保管时间的增加，严重氧化的纸张失去了韧性，一碰易碎，字迹褪色严重的已经看不清楚内容。有个别档案材料有折皱、损坏、掉页现象，书钉的位置也已是锈迹斑斑。

2.4 数据库与档案管理系统挂接技术不成熟

数字化工作过程中，档案管理人员配合外包公司人员提供库存纸质档案，数字化公司负责将某一类档案的目录参数录入到数据库中，然后将每件或卷的档案材料进行逐页扫描，经过技术处理和格式转换后，将数据库导出分次挂接到档案管理软件中。目前文书档案进行存量数字化时，遇到最多问题是公司人员素质参差不齐，在题名、责任者等参数录入不准确、内容的格式不规范，加之数字化公司的人是以件拿报酬，为了要速度，错字和落字的情况也时有出现。而扫描数据挂接到档案管理软件后，在使用过程中时常遇到数据库打不开、数据显示不完全、目录条数和保管期限等数据在不同界面有不同步等许多问题。

2.5 档案数字化公司自备设备，安全性得不到有效保证

据了解，几乎所有单位的档案数字化工作都是由外包公司来完成，但是所处地区经济发展情况不同，拥有档案数字化公司资源也不同。经济发达地区，专业公司比较多，各单位可选的余地大，反之亦然。本院签订数字化合同条款要求数字化业务的软硬件设备由数字化公司自备，这就使档案数据的安全性得不到保障，一是档案数字化成果导出和挂接只有外包公司的人能做，本单位人没有权限操作。二是外包公司核算日工作量时，需要把数字化数据拷回公司，然后再进行统计。三是外包公司人员进场工作时，手机等电子设备都随身携带，没有规范管理。

2.6 缺少档案专业人员，影响档案信息化工作进展

档案工作的性质是隐性的，多数人不了解档案的工作流程。在相当一部分人的心里认为档案工作就是简单收与藏，这也导致一些单位没有配备档案专业人员，影响了档案工作的开展。随着国家对档案工作的重视程度的加大，档案利用方式也在从传统的档案到数字化档案，管理方式也从单一模式转变为多元化的管理。管理方式的转变要求档案管理人员除了掌握档案管理的专业知识外还要熟练掌握计算机信息管理，比如，有些单位办公系统、0A系统与档案管理系统不能兼容，不能实现电子文件的归档，这些问题如要解决，必须要有专业的计算机管理人员才能完成。做好档案的信息化工作，档案管理和信息化建设两个方向的人才都是不可或缺的。

3 建设措施

3.1 建立完备的制度体系作为保障体系

一是完善档案管理制度。根据工作实际情况，制定院里档案管理办法和科研档案管理办法，提出归档新要求，规范各类档案卷内目录，提高了档案归档质量与效率，确保各门类档案归档工作有规可依、有章可循。二是坚持部门归档。建立了以分管院长为组长、以各部门兼职档案员为成员的档案管理网络体系，职责清晰，保障档案的真实、准确。三是做好宣传，将制度上墙进行提醒，制定了《档案鉴定与销毁制度》《档案安全保密制度》《档案库房管理》等规章制度，形成了较为完备的档案安全管理体系[4]。

3.2 存量数字化，增量电子化

鉴于档案专业人员不足、档案资源多等实际困难，各单位应根据自身情况，购买档案管理信息系统，同时选择资质等级较高的数字化加工公司签约，如档案归口管理单位有入馆要求则优先做好入馆档案的数字化，其次做好单位库存的档案数字化工作。而新增的文件材料应按电子文件归档与电子档案管理规范（GBT18894-2016）实行电子化管理。

3.3 配套设施要齐全，保证档案安全性

单位在开展档案数字化工作前，要保证有独立的数字化加工场所，场所要符合档案“八防”等安全管理要求。同时还要配备视频监控设备、符合国家标准并满足工作需要的档案装置等硬件设施。档案数字化加工设备不能安装外网，手机、笔记本电脑等电子设备和各类移动存储介质不能带入工作场所，数字化工作人员随身物品要放在专用储物箱柜。工作中严格按照基本流程操作，保证数字化成果的质量，不得将数字化加工场所内的物品带离现场，以确保档案的安全。

3.4 数字化成果验收环节必不可少

数字化公司完成一次数字化成果后，双方应认真履行合同规定的条款，保证档案系统电子文件与档案目录的准确挂接，档案实体、档案目录和电子文件一致性100%。比如，各条目录参数准确性、数字图像完整性和清晰度，原文能否打开浏览等指标。同时还要检查档案实体的完整性和归位情况，调出的档案要保证归回原位，严禁漏回或是回错位。

3.5 加大业务培训、引进专业人才

大多数科研单位档案室仅有纸质档案管理兼职人员，没有专职档案员，这就导致档案数字化建设管理人员严重缺位。为加快档案数字化建设进程，一方面，加大对现有管理人员的专业基础理论知识培训，提高对档案数字化等相关业务知识的了解，满足数字档案工作管理的需求，跟上国家对新型档案管理人知识结构提出的新要求，保证数字档案的安全。二是熟练掌握计算机信息和网络管理等方面的技术，利用档案管理信息库完成档案管理一系列操作程序，尽快适应档案数字化管理发展要求。三是要积极招聘档案专业院校毕业生，让他们充实到档案队伍中，提高档案管理者基础理论和基本技能水平，最终实现科研单位档案信息数字化这一目标。

4 结语

信息时代农业科研单位档案管理工作是一个单位重要的工作内容，我们要把它作为一项长期的任务来抓。同时结合工作实际，根据档案工作总体情况制订切实可行发展目标，为科研事业的发展提供保障，为档案信息化建设夯实基础。