浅谈大数据背景下的高校科研档案信息化管理*

吴哈娜

百色学院科研处 广西 百色 533000

引言

信息时代的到来，使得大数据技术的应用更加普遍，而这也给高校开展科研档案管理工作带来创新机遇。借助大数据技术，档案人员进行档案数据收集更加便利，进行数据分析也更加深入，对于档案决策的制定带来更多的作用。而新时期，在高校发展过程中，科研档案的重要性更加凸显，需要执行更科学的管理措施，以发挥档案的管理作用。所以在大数据背景下，科研档案管理如何发挥大数据的作用，充分利用大数据技术，进行信息化管理，成为档案人员思考和研究的主要话题。

1 高校科研档案及其特点

高校科研档案是指在科学技术研究活动中经过科学整理而形成的具有一定价值的文字、图像、表格、数据以及音视频等各种形式的档案资源。包括国家级、省部级、市厅级以及校级等纵向课题，与社会经济效益关系十分密切的横向课题，国家发明专利、实用专利等。它作为高校开展科研活动的历史记录，是高校发展过程中一项十分重要的科技信息资源，直接反映着高校的科研水平和教育管理水平，对于促进学校的健康发展具有重要的作用。高校科研档案的覆盖面广泛，有较高的研究价值，可以直观反映出高校进行科研工作的现状与存在问题，所以可以为科研创新、知识产权保护、科研人才培养、创新创业等提供参考。科研档案管理工作的最终目标在于开发和利用现有科研档案，使其更好地促进学校科研工作和地方经济的发展[1]。

2 大数据对高校科研档案信息化管理的影响

大数据的应用对于高校科研档案信息化管理有多方面的影响。大数据技术的应用可以提升档案数据处理效率，借助大数据技术，可以打造档案共享平台和业务系统，而这些先进技术的应用，可以提高数据收集的效率，提升数据处理效率，并挖掘出价值较大的数据信息，高效完成科研档案管理工作，缓解档案人员的压力，并尽量排除人为因素造成的失误。还可以有效规避档案风险的出现，利用大数据技术可以对档案风险进行预测预报，评估档案风险的存在、严重程度等，并提出有效的规避措施。档案管理人员可以利用大数据技术，通过网络直接获取和调用科研档案信息，进行科研文件的高效鉴别和筛选，实现对科研文件的规范化和系统化管理，进而可以提升科研档案的利用率，促进高校科研工作的良好发展[2]。

3 高校科研档案信息化管理的目的及意义

高校发展过程中有着丰富的档案资料，其中科研档案资料占据很大的比例。考虑很多科研工作是高校工作的重要组成部分，所以大部分科研档案具有多样性和机密性要求，这就给高校进行科研档案管理工作提出更高的要求。通过对大数据技术的应用，实现对科研档案的四性检测（真实性、完整性、可用性和安全性），从而推动科研档案的电子化落实单套制。而这对于推动高校科研档案管理工作的稳定和规范化发展有积极意义。利用信息化管理模式，借助ETL等先进工具，实现科研档案的电子化和在线收集。在这个过程中，档案人员只负责进行监督和开放权限、信息录入，就可直接进行管理，同时还可以统计生成各种数据库和表格，允许进行检索和查询，具有很大的便利。高校科研档案信息化管理还可以提升档案的管理效率，当前科研档案资料中的电子化内容越来越多，通过对过去纸质档案的数字化处理，实现档案的电子化转变，可以即时查询和搜索，挖掘有价值的档案内容，提高科研档案管理效率。另外，这项工作还有利于服务高校发展和制定决策，科研档案是高校的重要资产，准确记录了所有科研工作的事项，这是相关研究人员进行科研决策的重要依据，而通过科研档案信息化管理可以获取详细全面的科研档案信息，提高决策的有效性。

4 高校科研档案信息化管理存在的问题

4.1 对档案信息化管理的认识不足

在实际操作中，档案人员对科研档案信息化管理的认识不到位，对于档案信息化管理的重要性认识不足，所以积极性不高，存在一定阻碍。对于部分老职工，因为对计算机技术和软件的接受程度不高，掌握起来比较慢，信息化水平不足，而对于部分年轻职工，虽然可以熟练操作信息化软件，但对于档案管理的理论和方法掌握不足，所以档案人员队伍都存在一些不足，无法适应档案信息化管理的要求[3]。

4.2 档案信息化管理的规范性不强

因为高校体制改革的持续发展，档案部门也认识到档案信息化管理的重要性，所以将这项工作提上日程，开始关注先进设备的引进和先进档案管理信息系统的应用。但目前来说，还存在较多的问题，领导人员不重视档案信息化管理的落实，档案管理的档案信息化管理形式化严重，实践性不足，在具体建设时忽视了标准化建设要求，档案管理软件的通用性、实效性以及实用性等还存在不足，档案信息规范化统一的分类编码标准也没有得到统一和完善，相匹配的标准化流程还未得到建设和落实，这都影响到档案信息化管理的发展进程。

4.3 档案信息化管理的安全风险较大

档案信息化管理面临最大的风险就是网络安全问题。因为档案信息化管理是将所有的实体档案资料转化成数字化影像资料，利用电脑等介质进行无期限储存，对于电脑、网络等的依赖性较强。如果档案信息化管理系统受到攻击，网络出现波动，电脑中病毒等，都可能导致资料的泄露和遗失，带来较大的安全风险，有可能威胁到高校的利益。还有就是，在大数据环境下，档案管理中的信息和数据更容易被窃取，导致档案资料信息的泄露，也带来一定的安全风险。所以高校进行档案信息化管理要重视网络安全防护工作的开展。

4.4 档案信息化管理的软件选择十分随意

档案管理的有效运行主要是依靠各类软件的支持，进行档案信息化管理也主要是完善软件的使用，增加其兼容性。但是在选择档案管理软件时，高校方面存在很大的随意性，也存在一定的认知偏差。有些高校的工作人员认为只要是个档案管理软件就可以支持档案信息化管理。但实际上档案管理软件的种类挺多，但并不是所有的都适用于高校单位，只有专门的软件才适用。档案管理软件是部分管理制度的载体，关系到制度的贯彻执行，所以要合理选择。

4.5 档案信息化管理的执行力度不足

当前高校发展面临较大的竞争压力，所以为了获取更多的市场竞争优势，吸引更多优质资源，很多高校选择扩大规模、发展新行业、开发新业务等途径，希望能够提升高校的竞争优势。但是这些方法在发展前期确实能短期内提升高校的知名度，促使业务指标的增长，但无法实现资源优化配置的目标。高校在扩大规模的过程中，忽视了对发展过程的记录和总结，忽视了对档案工作的管理和创新，档案管理体系不够完善，档案信息化管理不足，工作环境也得不到改善等，使得档案管理的效率不高，质量较低，更不会进行档案信息价值挖掘和开发工作，给高校的可持续发展带来负面影响[4]。

5 高校科研档案信息化管理措施

5.1 加强科研档案管理信息化建设

在大数据背景下，高校要想更好地进行科研档案管理，就需要加强科研档案管理信息化建设，不单纯认为使用了计算机处理档案工作就是科研档案管理信息化，而是要明确信息化的内涵，知晓什么是科研档案管理信息化。高校要认识到科研档案管理信息化对于高校发展的重要性，认识到信息化的优势，树立正确的科研档案管理信息化理念。高校要积极引进先进的技术和软件，推广先进软件和信息系统的应用，提高科研档案管理信息化水平。在运行科研档案管理时，要积极学习其他高校进行科研档案管理信息化建设的情况，借鉴其他高校的成功经验，建设出适用于本高校的科研档案管理信息系统。另外，高校需要对科研档案管理信息化建设进行整体规划，结合高校发展现状和战略目标进行分析，对传统的档案工作模式进行革新，编制科学的规划，并严格按照规划开展工作，避免出现遗漏，影响信息化系统的建设和应用。另外，高校档案部门要逐一建立科研档案信息化管理的规章制度，完善这项工作的规范化建设，一切工作内容都有严格的制度进行规范。

5.2 打造科研档案管理网络平台

高校要借助大数据技术打造先进的科研档案管理网络平台，广泛应用现代信息技术，配置全面的档案信息基础，促使平台和系统搭建工作更加快捷。网络平台的建设核心主要是确定各个基本模块，并对其功能进行强化，优化各个模块功能的发挥，提升对于档案信息的分析和处理能力。对高校内产生的科研档案信息进行综合整理，建立集成的信息分析模块，避免档案信息过于分散而出现遗漏的情况。在设计网络平台时，设计人员需要掌握高校科研档案信息的分布和管理情况，进行深入分析，针对档案信息落实动态控制。高校要注意规范科研档案管理工作的流程、数据存储格式、档案信息管理模式等，构建大规模的科研档案数据库，为档案管理提供技术支持，实现科研档案信息的共享、异地查询、借阅等服务。同时高校要注意创新管理模式，节约科研档案资源的开发成本，在将互联网与校园网相融合的基础上，促进纸质档案和电子档案的有机融合，建立起现代化的科研档案储存方式，加快实现信息化建设。

5.3 强化档案信息化人才培养

科研档案管理信息化人才队伍的建设，对于大数据背景下科研档案管理的创新也有积极意义。高校要注意对人才进行培训，关键是如何将科研档案管理与大数据相结合，建立起科研档案管理信息化人才队伍体系。高校要针对档案人员进行信息化的学习，针对科研档案管理信息化最新理念、方法等进行学习，提升科研档案管理理论知识水平；同时借助大数据技术模拟一些科研档案管理案例，要求科研档案管理人员进行模拟解决，提升实操能力；高校还要注意在每次学习和培训之后组织考核工作，定期对科研档案管理人员进行考察，并将考核结果与绩效、晋升等相挂钩。另外，高校要建立科学的奖惩制度，将档案人员信息化建设的成效与绩效相挂钩，将每次考核结果也与绩效挂钩，将日常工作表现与绩效挂钩，从而激发档案人员的信息化建设积极性。

5.4 完善档案资料

在大数据环境下，高校档案进行档案信息化管理，首先需要保证的就是有多样化的档案资料，高校要积极使用大数据技术，自动收集和录入每天产生的各类数据文件，并定期导出到信息化系统的数据库中。档案管理人员要积极利用大数据技术，借助科研档案管理工作向电子化、数字化方向发展，以大数据、线上共享等方式推动科研档案管理和互联网的结合。对于其中价值较高、类型多样的档案，转化为结构化数据库形式，然后进行聚合、分类、分析和处理，检索数据之间的相关性，将混杂的档案信息变为“活的信息”，实现科研档案信息的高效整合、分析应用和资源共享。

6 结束语

高校科研档案管理工作是新时期推动高校科研事业发展的基础性工作内容。面对大数据背景，进行档案管理也要积极应用先进的信息技术，实现档案信息化管理，这对于高校科研工作开展和档案管理工作提升有积极意义。所以本次研究针对高校科研档案信息化管理进行研究。