“9S”管理理论下医用耗材档案管理的应用

摘 要：医用耗材是保证医疗工作开展非常重要的基础条件，具有复杂多样、消耗量大以及管理要求高等特点，在国家收紧对医院的管控标准后，医用耗材的档案管理成为了各大医院改进的重点。该文首先简单概括了医用耗材档案管理、“9S”管理理论的基本理念，随后基于对医用耗材档案管理对“9S”管理理论的应用进行了总结，旨在促进医用耗材管理效率和质量的同步提升。

关键词：“9S”管理理论 医用耗材  档案管理  医院管理

中图分类号：G271文献标识码：A        文章编号：1672-3791（2021）10（c）-0000-00

Application of Medical Consumables Archives Management under “9S”Management Theory

GAO Tingting

（Binzhou Medical UniversityHospital， Binzhou，Shandong Province，256603 China）

Abstract： Medical consumables are very important basic conditions to ensure the development of medical work. It has the characteristics of complexity and diversity， large consumption and high management requirements. After the national tightening of hospital control standards， the file management of medical consumables has become the focus of improvement in major hospitals. Firstly， this paper briefly summarizes the basic concepts of medical consumables file management and "9S"Management Theory， and then summarizes the application of "9S"Management Theory based on medical consumables file management， in order to promote the synchronous improvement of medical consumables management efficiency and quality.

Key Words： “9S”Management Theory; Medical consumables; Archives management; Hospital management

科學规范的医用耗材管理，可直接影响医院的整体运营水平和医疗服务水平。在医学技术持续发展的影响下，医用耗材的数量和种类都日益增加，涉及领域持续拓展，使得医用耗材的供应服务、科学管理成为了医院日常管理任务的重中之重。医用耗材档案管理是贯穿于耗材采购到使用整个过程的一种管理手段，同时也是把控耗材实现安全合理使用的第一关口。为此，建立起高效的耗材档案管控是现阶段医院耗材管理的第一要务。根据《医疗器械监督管理条例》等相关文件要求，其明确指出应当加强对器械资质、合格证明文件的审查核对，并建立起相应的验收记录，同时还必须确保各项记录的真实有效性[1]。这意味着，传统的档案管理模式已经很难适应复杂多样、要求高的耗材档案管理要求。“9S”管理理论是一项源于日本的新型管理理念，其从多个方面实现现代化集中管理，强调运行效率的提升和资源损耗的控制，以便取得更为满意的管理效果[2]。笔者所在医院结合医院耗材管理要点与“9S”管理理论相结合，探索“9S”管理理论在医用耗材档案管理中应用，具体情况概括如下。

1医用耗材档案管理

医用耗材主要是指单独或者组合使用于人体的各种设施设备、医疗仪器或者物品，其中包括了所需要的各种软件，以及应用于人体体表或者体内，不属于免疫学、药理学或者代谢范畴，但可对其有辅助作用的医疗器械类别。其档案管理应当包含申购准入审批、采购、验收等各个环节产生的各种资质信息资料[3]。

2“9S”管理理论

“9S”管理理念源自于日本，是基于“5S”理念发展起来的一种更为全面的管理理论体系，主要包括了整理、整顿、清扫等九个环节，最初主要被运用到与企业的日常管理中，可有效实现对个体素养的强化，同时保障团体之间和谐度的增强，并确保组织各方面满意度得以提升。伴随着社会的持续发展，以及对“9S”管理理念的深入探索，该理念随之进入到了医院各个管理环节中，并发现其针对复杂的耗材档案管理具有较高的指导意义和实践价值，促使耗材档案管理质量与效率的提升[4]。

3“9S”管理理论下医用耗材档案管理的应用

3.1整理

对医用耗材档案资料室涉及到的各类物品划分为必要与非必要，除必要其余均可全部清理。整理主要是保障医用耗材档案管理工作实现高效运作的先决条件，同时完成耗材科学管控的首要条件，医疗设备档案资料主要包括设备的申请、购置、安装、运行、维护保养以及报废等一系列过程所导致的资料。同时具体也可划分为申购表、招标文件、投标文件等，将与各类耗材相关的资料均统一保存下来，重复或者模糊不清无法提供客观参考信息的资料，则可及时将其处理，为档案室预留出更大空间的同时，还可有效减少误用现象。

3.2整顿

对保留下来的必要的档案资料按照所规定的位置进行摆放，基于不同类别耗材做好相应标识，进一步细化档案内容[5]。医疗设备档案资料的存放则主要根据设备的购置年限或者使用科室或者类型等做出大分类保存，按照相同的标准装订，贴上对应的标签，标签内容应当包括品牌型号、名称、供应商联系方式等，确保所有档案均能够做到清楚明了，避免此后耗费大量时间进行资料的查找，以此实现对档案归档出错率的控制，最大程度上保证工作质量。

3.3清扫

定期对档案室以及档案柜的灰尘、垃圾、污垢等做出清洁处理，打造一个优美、整洁的工作环境。档案管理人员必须每周完成一次清洁卫生，尽可能地提升档案室的整洁度。每日适时开关门窗，以免有烟雾、灰尘进入室内或者堆积于资料柜中。针对纸质档案进行清洁处理期间，注意检查资料是否有变黄、发霉等情况，若有需要可以配置一台空气净化器，打造一个温湿度适宜的存放环境，以此延长档案资料的存放时长。

3.4清洁

清洁主要是基于前三个环节实现制度化、规范化操作之后，所构建起的一项日常维护管理活动，坚持整理、整顿以及清扫的落实，并对三大环节的成果进行持续维护，确保耗材档案管理能够始终保持在最佳的运作状态下。清洁最主要的目的是帮助医用耗材档案管理工作整体效率得以提升。简单来说，清洁实际上就是监督检查整理、整顿、清扫成果的保持情况，以保证耗材档案室始终有一个安全、整洁的环境，并有效降低档案管理错误率，保证耗材日常管理的有效运作。

3.5节约

针对医用耗材的档案管理，必须充分对现有资源进行整合，最大程度避免浪费现象，同时配合有效的管理，来达到控制耗材档案管理成本的效果[6]。针对医用药材档案管理期间，在经过上述4个环节之后，档案室通常已经形成井然有序、整洁卫生的环境，但为了提高档案资料的利用度，可配备相应的计算机信息设备，通过扫描件等方式进行存放，建立起对应的数据库， 提升档案管理的利用度，同时节省档案信息的检索时间，减少无价值行为和过多处理浪费等问题。此外，档案管理人员还必须从“一度电、一张纸”的小事上建立起节约思维，控制能源消耗，降低不必要的成本。

3.6安全

医用耗材档案信息内容多样，必须对其安全性引起高度重视，建立起相应的安全管理制度标准，增加档案信息的安全防护。首先，组织耗材档案管理人员进行集中学习，强化对耗材档案信息的安全保护意识，防重于治。同时定期安排参与消防演练，保证管理人员能够熟练操作各种消防器材。其次，加强耗材档案管理室的“防火防盗”工作，档案管理人员不得在室内使用明火，严禁携带易燃易爆物品进入室内;不得随意拿去他人的档案设备，或者随意更换档案存放位置等。第三，定期对档案室内的线路、电器运作情况进行检查，及时更换或者维修老旧设备。第四，在档案室内配置专业的防盗窗、防盗门，工作人员在下班离岗时，必须保证室内电源切断，门窗紧锁;档案室内钥匙由专人管理，不得随意借用;资料室在未经过许可的情况下，非工作人员不得入内;资料室内的各种档案信息在调取时，均必要有管理人员签字和借阅人员签字，归还也需要有相应人员核实签字。

3.7服务

医用耗材档案管理工作本身就是一项具有较高服务性质工作，是医院耗材资料价值的集中体现。耗材档案管理人员在日常管理工作中，可以对各类档案信息进行综合分析，为耗材的采购和使用提供科学的指导，同时为医院决策者提供客观信息支持，保证耗材采购、管理工作质量的提升。

3.8满意

满意度是评价服务工作的重要指标之一，同时也是衡量耗材档案管理工作是否合格的重要标志。在医用耗材档案管理期间，档案管理人员需要及时整理档案管理工作中存在的各种隐患、问题，及时给予相应的纠正指导，以便达到提高和持续改进的作用。与此同时，耗材档案管理人员需要主动深入一线与医务工作者进行积极的沟通交流，及时掌握他们对耗材信息的需求情况，以便为他们提供更全面的耗材信息支持服务。

3.9素养

作为耗材档案管理人员，必须牢记“9S”理论中的各项要求，在日常工作不断提升个人综合素养，坚持学习医用耗材档案信息管理相关专业知识，树立起主人翁精神，按照医院信息需求，坚持主动深入挖掘耗材档案资源，成为医院耗材管理工作的助手。

4结语

“9S”理论是一种将理想与科学结合起来的现代化管理方法，其针对复杂多样、要求高的医用耗材档案管理有着较高的实用价值。在下一步工作中，我们将继续探索“9S”理论与医用耗材档案管理的创新融合方式，深化医用耗材档案管理质量，为医院耗材管理提供更为科学、客观的档案服务。

参考文献

[1] 何芳丽，杨继庆，樊海兵，等.基于全生命周期的口腔医用耗材档案优化管理[J].中国医学装备，2020，17（8）：155-158.

[2] 陈娟，解明娥.医院可单独收费医用耗材管理问题及对策[J].检验医学与临床，2021，18（19）：2922-2923.

[3] 王悦超.高值医用耗材档案管理研究[J].办公室业务，2020（5）：101-102.

[4] 刘沁峰，潘伟，于斌，等.9S管理在急诊科室急救仪器设备管理中的应用效果研究[J].中国医疗设备，2021，36（9）：135-138.

[5] 曹陽.运用经济管理手段管控医用高值耗材[J].黑龙江科学，2021，12（18）：126-127.

[6] 程建.医院医用耗材的财务内控管理探讨[J].中国市场，2021（30）：171-172.

作者简介：高婷婷（1989—），女，硕士，馆员，研究方向为耗材管理。