抽水蓄能电站基建工程项目档案管理对策研究

朱梦月 黄力遥 李仁铎

摘要：抽水蓄能电站具有工程规模大、建设周期长、参建单位多、工艺要求高、施工难度大的特点，工程档案管理工作任务重、要求高。叙述仙游抽水蓄能电站工程档案管理中存在的若干问题和系列解决办法，以及档案数字化管理系统的构建与成效。

关键词：抽水蓄能电站;工程档案

抽水蓄能电站具有工程规模大、建设周期长、参建单位多、工艺要求高、施工难度大的特点，工程档案管理工作任务重、要求高，项目档案作为工程建设不可分割的组成部分，具有“不可缺少”的“基础性”地位，是反映项目建设和管理水平的重要标志。它不仅详细记录了项目建设全过程，更为电站使用、管理、改（扩）建提供了重要依据，为审计稽查、明确权属和维护合法权益提供有效凭证。

1工程档案管理的主要问题及对策

1.1归档文件不规范

工程建设前期核准审批涉及部门多，开工后施工单位也多，各单位工程技术资料经常出现不衔接现象，形成的工程档案不规范。如：有的文件归档不齐全、未形成闭环，个别案卷分类不准确、组卷不合理，部分档案案卷题名拟写不规范，个别文件是复印件归档、未注明原件存放位置，有些竣工图编制粗糙，以及文件编号漏号或重号等。

1.2归档整理不专业

由于客观原因，多数专职档案人员缺乏工程建设方面的专业知识，对建设项目的基本程序不甚了解，在接收工程档案时对文件材料心中无数，交多少收多少，收多少整理多少，从而严重影响了归档整理质量和日后利用效果。同时档案人员埋头于日常具体的档案整理工作，而把档案整理等同为档案管理，忽视文件材料产生、流转、积累和归档的管理过程，出现被动接收、坐等移交的局面。

1.3档案管理意识不强

由于工程档案收集归档不及时、不齐全、不完整等原因，长期以来工程日常维护多数靠记忆和经验进行，遇到问题时很少想到利用工程档案去解决问题和判定原因。工程档案管理利用意识薄弱，给各单位日常工作带来很多麻烦，同时也造成一些不必要的损失。有些施工单位的工程建设管理部门是临时机构，人员流动性大，在工程建设时以工程临时交付使用为主要工作目标，忽视工程建设档案的收集管理工作，没有严格的归档标准和交接程序，缺乏一定的档案管理机制和措施等。以上所述，制约和影响了档案管理的进程，有碍档案工作的正常运转和建设工程档案的开发利用。

2强化过程管控，实现档案管理与工程建设同步

2.1从源头管控提升归档文件质量

2.1.1保证归档文件质量，从监理单位和设计单位提供文件的质量管理入手，严格跟踪检查。从人员配备、文件版面、施工图尺寸和折叠方法等均提出统一的规范和要求

2.1.2注重电子文件收集，设计报告和施工图必须纸质和电子版同时提供，并由设计人员将电子版录入档案系统，不仅方便日常利用，也减少日后电子版集中挂接的工作量;工程竣工资料实行双轨制归档移交。

2.1.3齐抓共管，要求监理和公司各职能部门技术人员各尽其责，严格把关，保证各类工程原始记录规范、齐全、准确。

2.2加强前端控制和过程管理

公司规定档案部门参加设备开箱、工程计划会和工程竣工验收;参与合同谈判，在合同中设立档案专项条款，明确文件资料的交付时间和归档要求，实现工程项目档案合同化管理;参与支付控制，工程结算付款时，必须由档案人员在付款审核单上签字，确认其文件资料已达到归档要求，归档完毕，方可付款，有效控制档案资料的齐全和完整

2.3建立协调机制，发挥监理作用

档案管理与工程建设是“一一对应”的，是工程不可缺少的部分，必须与工程建设同步进行。为充分发挥监理的监管职能。监理档案员每周深入施工现场，了解文件资料收集整理过程中存在的问题。每月对各施工单位档案管理情况进行考核，每月召开档案管理专题会，针对具体问题，研究解决办法，对存在的问题，举一反三。坚持档案工作与工程建设同步是做好工程项目档案管理工作的关键。监理单位技术人员检查工程进度与施工质量时要同时检查项目文件的形成，统一各标段工作技术要求，统一各标段工程用表格式及填写要求，避免项目技术管理与档案管理脱节

2.4推行分部工程归档制分解工作任务

为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量，要求电站主体工程按分部工程移交归档，化整为零。保证档案管理与工程建设同步进行，避免工程后期集中整理竣工资料容易出现的不真实、不系统等问题，保证了工程施工期档案资料的完整、准确和系统，为工程竣工档案的最终验收奠定基础。

2.5提升培训力度

对新进场施工单位以及根据工程进展情况，适时组织档案整编技术交底和工程项目档案管理培训，并督促建立内部管理制度和考核办法，使其尽快掌握項目文件的编制要求、归档范围、立卷规则和整理要求。综上所述，工程项目档案管理工作任务繁重，使命光荣，意义重大。抽水蓄能电站工程项目档根据档案管理与合同约定相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改相结合的工作思路，完善公司档案工作的管理机制，坚持档案工作与工程建设同步管理，强化日常管控，全面提升抽水蓄能电站工程项目档案管理。

结束语：抽水蓄能电站建设项目由于建设过程中形成的文件量大，而且来源广，以往的项目档案管理通常是在整个建设项目完工后花大量的人力和时间去整理工程竣工档案。为全面控制工程建设各方面的施工数据，确保项目文件的收集、整理、归档和项目工程竣工验收同步进行，必须对项目文件进行前端控制、全程管理;确保项目档案齐全、完整、准确，实现工程全过程目标管理，全面控制工程投资、进度和质量。

参考文献：

[1]耿丽莎.浅析抽水蓄能电站工程档案管理存在的问题及对策[J].科技档案，2014（3）：4.

[2]薛莹.浅析抽水蓄能电站工程项目档案管理的问题及其措施[J].工程技术（全文版），2016（9）：00078-00078.