水利工程档案管理的研究

李海峰 王 惠

(1.黑龙江省盛泰安全评价检测有限公司，黑龙江 哈尔滨 150080；2.东北师范大学，吉林 长春 130024)

1 水利工程档案管理现状

在日常的工作中，工程竣工验收环节，档案的真实性、完整性是十分重要的考核要素。档案管理之所以难度大，是因为环节复杂、周期长、进度滞后于施工进度，所以会产生较为多的问题。

2 水利工程档案管理存在问题

2.1 执行力弱、监督与监管不到位

整个工程管理对档案管理不够重视，其表现为执行力度不够，且缺少相应的有效措施(监督措施和惩罚措施)[1]。没有统一的档案管理标准，有些档案单位用着自己的管理标准，有些采用国家标准，有些采用地方标准，在现实工作中，档案管理急需统一化与规范标准化[2]。

2.2 归档文件时效性差，材料参差不齐

水利工程的资料，不同于其他工程，工程周期久，资料量较大[3]，其建设进度与收集进度不统一，单位不重视档案管理，导致档案整理与归档不规范不明确，并缺少统一的管理标准。

2.3 档案鉴定不严格，质量不达标

档案鉴定是档案质量的基础，档案鉴定门槛要求很高，是一项专业的工作，需要实事求是、严谨认真[4]。但在实际的工作中效果差强人意，档案鉴定把控不当、把控不严经常发生，最终造成档案质量严重缩水。档案鉴定把控的不严会造成档案不真实与日常工作量增加，其原因之一是工作人员态度不够认真，其工作专业性较差，甚至有时会疏忽大意；二是没有弄清归档范围，没有分清可归档的文件，导致混乱归档，从而使档案整体不够完整[5]，最后造成损失。

2.4 档案整体不全，缺项、缺失、漏项严重

从所属项目与专业领域看，档案在建设的过程中，分为不同阶段，其阶段互相联系又相互区别；从单位的类型来看，他们都是围绕着整个工程所产生的资料[6]。在实际工作中，水利工程档案的文件归档工作存在的问题表现为下面三点：一是收集档案时没有明确与确认工程项目的五类文件资料[7]，最终使得文件资料被遗失与弄错；二是有些文件资料会随着时间与施工情况做出及时调整，收集文件材料及时性差，未能随时收集；三是职责不统一与不协调，中间会存在灰色地带，无人去管理。收集档案资料由建设管理单位去做，而施工一方只负责施工的各项工作，两单位的很多规章制度、管理制度、工作理念等各不相同，因此文件在收集过程中工作存在困难与漏洞[8]。

2.5 工作人员专业素质不高、岗位不固定

从事档案管理的人员，其自身的专业素质与信息素养影响着归档质量与效率[9]。在水利工程建设中采取分部工程施工，依据工程的不同分部划分，施工单位会划分不同的部门，而档案管理员往往由办公室人员担当。大部分档案管理人员存在几个问题，分别是：一是专业素质不高，绝大多数工作人员调岗调用，其人员也没有经过专业的培训与学习，在工作中缺乏相应的知识，对工作的步骤与流程也很陌生；二是专职档案管理人员缺失，没有相应设立档案管理部门；三是认识不够，认识是档案工作的基础，只有打好基础才能胜任此项工作，往往认识不到位会导致对工作不重视的情况发生。

3 解决档案管理存在问题的建议

3.1 优化档案全过程管理

3.1.1 明确管理中心

一是根据工作的实际情况，及时调整、制定与完善相应规范、制度与程序，同时加大可控性与实施力度；二是配备专业人员，要做到人员的专业与人员的稳定，并做好前期与后期的人员培训与学习工作；三是总负责部门要严格实行管理、制度、标准统一化，并做好与配合好上级主管部门的监督和指导。

3.1.2 明确管理依据

管理依据一定要以纳入合同为主。档案管理可以合同管理为依托，借助合同管理各种手段(法律监督手段、经济处罚手段等)，加大档案管理违规处罚力度，规范档案整理与档案归档。

3.1.3 明确管理手段

一是单位质量手册与管理制度纲要涵盖档案管理工作，在本单位中要明确体现档案工作在单位控制范围内应在单位管理中心添加相应条款，确保实施效力[10]。二是在单位的文件、报告、会议记录、日志、年月报等材料中，要如实记载关于档案相关工作情况，将档案工作合理的纳入监管体系[11]。

3.1.4 明确参与部门

档案整理与管理需要多个部门和单位全面配合。水利工程的资料主要来工地检测部门与施工部门等。

3.1.5 实施全过程控制

所谓全过程控制就是事前、事中、事后。通过介入、控制、验收三步骤完成，事前介入尤为重要[12]，其控制着档案工作整体的方向，对健全管理体制和管理规范起到承上启下的作用。事中控制其目的是把好“质量关”与“审核关”，事后验收就是全部工程竣工完成后，档案开始进行移交阶段，将档案工作的完成纳入合同质量保证金中，使用经济手段进行制约。

3.2 细化档案归档

①明确范围，保证资料完整。

②保证资料的及时有效性。

③保证原件的归档。

④确保资料文件收集的规范。一是确定文件其是否有归档价值[13]；二是全面审查材料的完整性等[14]；三是全面审查文件材料内容，如是否破损、手续是否完整、内容是否清晰等。

3.3 强化档案整理

①确定档案移交的方式[15]。档案整理的要求与移交方式有关，不同的移交方式有着不同的档案整理要求。按单位工程移交时，可参照合同项目档案整理要求。

②档案材料的分类。确定档案移交的方式后，根据档案部门下发的档案管理文件，进行分类识别与归档[16]。

4 结语

随着时代的进步，水利工程建设项目也日益增多，其工程档案也逐渐受国家的重视。档案是工程竣工后追溯的基石，对于将来行业的发展非常重要。进行详细研究与统筹规划，确保文件与材料前期完整与保质保量，使档案后期工作平稳的进行，加强档案人员的素质与专业性刻不容缓。