地质调查项目财务核算及管理

何青青

（北京矿产地质研究院有限责任公司，北京 100012）

0 引言

十三五以来，随着国民经济发展由规模型向质量型转变，以及“两山理论”的提出，我国社会主义建设进入了新的阶段。大宗金属矿产品的需求逐渐趋稳，与之相关的国内地质矿产勘查投入也逐年降低。与此同时，国内地勘单位改革也在如火如荼地展开。大批地勘单位纷纷转型为经营类企业，以企业的身份全面参与到地勘项目的竞标中来。这对以往习惯于计划经济体制，且又经历了“地质工作黄金阶段”的地勘单位在单位建设、组织管理上都提出了更为严峻和迫切的要求。地质调查项目财务核算及管理是单位建设工作的重点和难点，做好地质调查项目管理，可以为将来单位转型、发展打下坚实基础。

北京矿产地质研究院有限责任公司是一家具有65年历史的地勘单位。近年来，北京矿产地质研究院有限责任公司主动改革，积极拥抱市场竞争，在地质调查项目财务核算和管理方面采取一系列颇有成效的措施，包括：①科技处、财务处、项目成员共同参与预算编制过程，合理科学地编制预算；②建立健全项目经费管理办法，跟踪监督重点费用，降低财务风险；③制定一系列制度内化到单位日常管理工作，提高单位内部管理水平。本文结合单位实际情况，对地质调查项目财务核算中存在的主要问题，总结出几点优化措施，为促进地勘单位尽快适应市场竞争提供借鉴。

1 地质调查项目财务核算及管理中存在的主要问题

地质调查项目管理有一套完整的制度体系，但受传统思维、具体执行人专业受限、原有计划经济体制以及地勘行业的特殊性影响，地质调查项目在预算管理、会计核算、项目成本管控等方面存在一定的风险和缺陷。

1.1 预算管理

1.1.1 项目经费预算编制不合理

预算编制人员和预算审核人员专业不对称。一般情况下技术人员编写预算，财务人员审核预算。站在技术人员的角度，其精力主要放在如何在技术层面将设计编制完善，不了解费用支出，缺乏财务理念。而财务人员从各类财务规章制度来判断预算是否合规，因受到专业限制，对项目的组织运行，比如每一项地质工作究竟需要配备何种设备仪器、多少技术人员以及工作周期并不了解。因此专业技术人员和财务人员在专业知识上存在缺位，在项目经费预算的编制过程中处于“盲人摸象”的尴尬境地。

另一方面地质调查项目的施工现场在野外，具有高流动性、不可控性。地质调查工作在开展过程中比一般生产活动更容易受自然环境、社会经济等外界因素影响，造成编制的预算存在客观上的不可预见性。

1.1.2 预算编制方法简单

在设计和预算过程中，项目执行单位和项目团队根据下达实物工作量按照《地质调查项目预算标准（2010年试用）》中的预算标准计算整体工作经费。该标准是2009年编制，距今已有10多年时间，许多预算标准距离实际情况已经存在较大偏差。其次，不同地区即便是同一地区施工过程中条件仍存在较大的差异，导致成本费用不同。比如钻探施工，同样在承德地区，不同位置布置的孔位，因人口稠密程度不同、距离河流等水源地的不同、微地貌地形的不同、植被覆盖情况的不同将导致占地补偿、钻探用水成本、机台和简易公路维修成本、青苗补偿成本都有很大不同。施工外部条件存在差异但按照同一标准计算施工经费，导致预算与实际工作中发生成本不匹配的问题。

因此，项目因专业技术人员和财务人员专业知识缺位、项目本身的不确定性、预算标准与实际情况的差异化、预算标准的单一性，最终导致预算编制不合理。

1.2 会计核算

1.2.1 项目会计核算过程中不重视工作手段的归纳

预算编制过程中，一方面按照工作手段和工作量进行经费预算；另一方面也会按照完成这些工作量需要调动的人、财、物来编制预算（即按照人员费、办公费等编制13张表的预算），保证项目在运作和经费使用方面存在可操作性。对于大部分专业技术人员而言，地质项目会计核算只需要与13张表进行吻合即可，往往没有严格按工作手段进行科学分类。报销单据在填报过程中，报销人不重视工作手段内容的填写，经常没有填列或者随便填写。如此将导致部分项目核算不能准确反映地形测绘、地质测量、物探、化探、遥感、钻探等各个工作手段的成本构成，不利于各种工作手段的成本分析与控制。

1.2.2 填制会计凭证不规范

会计凭证在填列的过程中存在内容随意改动、票据粘贴杂乱、经费出处填写不完整等问题。同一地勘单位有时候存在同一地区，通过不同渠道申请到以不同目的为导向的多个地质项目。比如新疆富蕴某地，有国土资源调查项目《新疆富蕴XX地区1∶5万矿产地质调查》，也有地质勘查项目《新疆富蕴XX地区铜钼矿资源远景评价》，还有科研项目《新疆富蕴XX地区铜钼矿成矿规律总结》。经费出处填写不完整将影响各个项目费用合理归集。同时，在费用报销审批中存在程序流于形式等问题。

1.2.3 费用核算真实性风险

不少地调项目工作地处于经济落后、人口稀少甚至高海拔的边远地区，野外施工环境艰苦、道路交通困难，人烟稀少，且人员进出都受到限制。而财务人员在单位所在地办公，难以对项目费用进行有效管控，这也增加项目的财务风险。

（1）工程施工费

地质调查项目经常会涉及到各类工程。一般来讲，工程施工费用是由设备租赁费、燃油费、劳务雇工费等组成。野外工作人员较少，又地处单位监管之外。工程施工费用监管和费用核算方面存在风险，如结算费用是否与实际工作量相匹配。

（2）野外工作补助

野外工作补助包含在野外工作人员的差旅费中。地质调查项目一般是由地质、物探、化探等小组在野外开展工作，每个小组由若干工作人员组成。在野外现场工作时，按国家有关规定以野外工作自然天数计算发放野外补助。地质调查项目野外施工周期较长，为了反映资金投放与项目进度基本一致，野外补助会采用按月阶段性报销，在核算补助时没有来回车票作为依据。这样就难以核实野外工作人员实际在野外工作的天数，也是地质勘查单位内部管理需要面对和解决的问题。

（3）劳务费

部分地质调查项目中列支的劳务费用比例过高（姚桂霞和陈杨,2017）。中国地质调查局明确要求外聘人员的人月数一般不超过项目组人员人月数的20%。单位申请项目的前提是有充足的相关技术人员，但还存在大量外聘人员就不符合规定了。由于过去劳务费发放过程中管理不规范，存在一人代领、冒领劳务费现象，以及雇用的人员人数及天数难以核实等问题。

（4）租车费

野外租车费支出，由于项目施工地点多为偏僻地区，路况不了解，在审核野外租车费时很难有效界定用车时间和用车距离，以及车辆消耗的燃油费（郭芳兴,2017）。

1.3 项目成本管控

1.3.1 项目成本控制意识淡薄

项目人员绩效主要是考核项目实物工作量。经费使用不超过预算，相关成本控制指标一般不予考虑。项目结题的评价和报告中，主要考核是否达到了项目设计的目标。而项目执行人员成本管理方面意识比较淡薄，从而容易引发一些不必要的浪费。

1.3.2 财务部门在成本管理中参与度低

地质调查项目施工在野外，而财务核算在单位所在地，这导致成本信息不能及时取得和传递。一方面，野外工作进展过程中，技术人员遇到经费使用方面的问题时，不能及时与财务人员沟通，缺乏对可能存在风险的识别、分析和评价。另一方面，地勘单位承担地质调查项目，在会计核算上实行实报实销。会计工作是事后追踪记账，通过会计核算、成本归集掌握项目执行情况，这在很大程度上削弱了财务人员在成本管理中的主观能动性。

2 加强地质调查项目财务核算与管理的措施

2.1 全面调研，优化预算

地质调查项目预算编制不仅需要编制人员（团队）具备预算编制及管理技能，还需要熟悉地质调查相关知识。从项目设计到具体预算编制，项目组可以召集项目负责人、财务人员、办公室人员、科技处人员等参与讨论。首先清楚了解本单位基本情况，确定单位职工人数、资产状况，然后对即将展开地质调查项目所在地的气候状况、自然环境、物价水平、雇工成本、税务情况等进行数据收集与整理分析；同时结合勘查手段进行综合分析，确保预算编制能够充分考虑各方面因素，最终编制出一份具有可操作性的预算，从而发挥预算的作用。同时，正确对待预算存在的不确定性。项目经费不超的前提下，允许合理范围内波动，既保证预算的严谨性，又调动项目人员的积极性。

2.2 完善内部控制，提高管理水平

地勘单位需不断完善内部控制，将它嵌入单位生产经营的整个过程。这是一项系统工程，它涵盖管理、技术、企业文化等全方位的内容。单位全方位制定制度，经费管理环节相互制约。项目负责人为项目经费使用直接责任人，在费用报销单据上签字时应把好第一关，了解费用支出，而不是流于形式。审批领导和财务人员对项目经费使用负有监督、管理职责，都应认真审查。签批流程中每位同事各司其责，将风险控制在可承受范围之内。

地质调查项目在野外施工，项目经费管理在单位所在地。针对这个情况，相关部门要安排具体责任人进行财务负责，建立起地质调查现场与财务核算单位的信息沟通机制。相关部门对具体责任人制定条例，细致地规定责任人所要履行的义务和职责（李东卿,2020），加强报销人的责任感。

2.3 规范会计核算，确保项目经费支出安全

2.3.1 会计核算要规范、完整

按地质调查项目会计核算要求设置费用核算科目。会计科目的设置，以成本类科目为例，按照成本科目设置一级科目，预算工作手段作为辅助核算，录入项目名称。报销人需要详实、清晰地填写报销单。北京矿产地质研究院有限责任公司编写了财务票据粘贴简易教程，方便同事报销费用，提高工作效率，加强会计基础工作规范化管理。

2.3.2 重点费用关键控制点及控制措施

（1）确认工程施工费用。首先要查阅项目设计书的工程工作量，将实际完成的工作量与设计工作量对比，看是否存在超预算的情形。如果存在超预算的情形，需要查证工作量的变化是否经过了预算调整的审批。其次，项目人员需与优质施工方签订合同，约定权利和义务。单位应重视合同管理，按照合同约定拨付费用，在受托方提交合格成果前，不得结算合同价款尾款。结算时须有双方签字确认的竣工验收和结算手续，财务处才能支付工程施工费用。必要时，财务人员可以要求项目人员提供野外工作记录本，通过野外记录来确认是否实施了工程施工，测算工作量完成的合理性。

（2）核定野外工作天数是野外工作补助发放的关键。首先应从预算管理的角度予以判断。查阅项目设计书中的野外工作天数，再对照领取野外工作补助的天数，做一个概略性的比对。其次，根据地质调查项目所在区域来判断野外工作是否允许。比如，有些地区冬季漫长，天寒地冻，野外工作根本无法开展，如果在这段时间领取野外工作补助的，明显不合情理。再次，通过野外工作人员报销交通费用的情况，可以推算在野外工作的天数。目前，为了避免年底突击报帐，更好反映项目进度与资金投放的配比程度，采用阶段性报销野外补助。报销野外补助无任何票据能够证明出差事项，需附项目人员出差补助考勤时间表及两人以上证明，且由项目负责人签字确认。多人报销差旅补助，通过银行汇款到每人账户，不能由一人代领。有必要时可以让野外工作人员提供野外工作记录本，这是佐证项目人员实际野外工作天数有效的方法。

（3）审核野外雇工费用首先查阅项目预算设计书。雇工费用支付标准要有依据、支付对象要有明细，付款时需取得雇工人员的身份证明、联系方式和签收手续，否则财务不予办理。项目组支付的劳务雇工费，需明确到个人，由财务人员汇款至各雇工人员账号。

（4）规范野外租车和费用支付。租用车辆用于地质调查工作，应根据野外调查项目工作量测算租用数量和时间。租赁野外地质工作用车应选择具有营运资质的单位。租用车辆必须签订租赁合同，明确租赁时间和租用价格，支付费用时要有双方签字的结算单、正规发票。每辆车需要提供行驶证、驾驶员驾驶证，月末按照车辆实际使用情况支付费用。对方如果是自然人，报销时需要对方的身份证证明、联系方式和签收手续。通过合同签订、执行、款项支付等环节的相互牵制、相互监督，降低租车费用支出风险。

（5）成立独立于财务部门的审计部门。审计人员每年随同单位检查小组去项目现场考查、咨询当地物价和人力成本等信息，了解现场施工进度。在费用报销审查时，对于在合同上经常出现的销售方、金额较大的商家，通过打电话、网上询价、现场询问等方式获取相关信息，核实费用的真实性。对发现的问题及时整改，降低财务风险。

2.4 强化成本管控

在保证项目质量的基础上，注重项目实施进度与投入产出比。从项目人员成本意识、财务人员参与成本管理两方面，加强项目成本控制。

项目人员树立成本意识，重视费用报销。要从根本上认识到，地质工作本质上就是一项经济工作，其实质是以最低的成本投入，取得找矿勘查和成矿理论的最大进展，从而实现效益最大化。项目成本控制过程需要项目人员合理地安排工作时间，节约成本。项目人员应重视日常的成本管理工作，为单位的整体改革打下良好基础。比如规范管理材料，动态管理材料领用和退库，材料能够多次周转使用。规范材料的堆放和保管，尽量减少浪费（范伟,2016）。项目人员从思想上重视费用报销，形成内部有效“闭路循环”。费用报销不仅仅是财务部门的事情，更不是靠一两个财务人员就能解决，需要大家协作完成。

同时财务人员积极参与项目成本管理。首先，重视地勘知识学习，熟悉地质调查项目工作手段与费用支出的关系。其次，多与项目人员沟通，了解野外费用支出情况；与同行业的单位财务人员交流、学习，沟通在业务中遇到问题，比如项目回款、项目人员绩效、项目财务管理细节问题。最后，将预算管理、会计核算与成本控制、决算前后连贯起来，站在整个项目实施的全过程的角度看待成本管理，为类似项目实施节约成本，提高单位内部管理水平。

3 讨论与结论

地勘单位和地勘行业从业人员在执行地质调查项目过程中，受传统思维等因素制约，以及地质工作自身特点，在地质项目经费预算和项目执行过程中，存在预算编制不合理、费用核算真实性风险等问题。这些问题削弱地勘单位的市场竞争力，影响地勘单位和个人的发展。

通过全面调研和综合分析可知，为规避地质调查项目中可能出现的财务风险，实现地勘经费使用效率的最大化，兼顾效率和公平，从而提升单位的市场竞争力，需要在地质调查项目立项和实施的各阶段，采取一些列措施：①全面调研，优化预算；②不断建立和完善行之有效的内部控制，提高管理水平；③规范会计核算，确保项目经费支出安全；④强化成本管理意识。这也提醒我们，在一个不断变革的时代，只有立足于地质调查工作自身特点，结合市场和国家发展需求，主动改革和求变，才能不断地摸索出适应地勘单位和个人发展的管理之路，使地勘单位得到高质量发展。

致谢热烈祝贺北京矿产地质研究院有限责任公司成立六十五周年。感谢匿名审稿人对论文的不足之处提出批评；程细音、吕晓强、卫晓锋、李顺庭等同事们对文章提出宝贵的建议，在此表示忠心地感谢。