新时期农业档案管理的信息化建设探讨

□ 关晓萍

（甘肃省武威市天祝藏族自治县档案馆，甘肃 武威 733299）

中华文明具有典型的农耕文化特点。农业自古就是华夏大地上的第一产业。其中有关农业技术、工艺、工具等内容的记载或集中、或零散地分布在各种形式的书籍、文献、资料中，成为展示中国农业博大精深历史文化的平台。进入现代社会后，系统性记录农业相关资料、数据、情况的历史重任落在了农业档案领域。而在信息时代中，农业档案管理的信息化建设不仅成为行业发展的整体趋势，而且也正在为加快农业现代化、科学化贡献不容忽视的力量。

一、农业档案管理信息化建设重要价值

（一）提高管理品质，提升工作效率

信息技术自出现伊始，便在很短时间内实现了全面普及，最主要的原因就是其光速传输与海量存贮的技术优势。利用信息化管理技术，传统行业将在工作质量和劳动效率两方面实现指数级增长。因此，农业档案管理信息化建设最显著的价值就在于提高管理品质，提升工作效率。

传统人工管理模式下，农业档案无论收集整理，还是汇总归档，往往难以从根本上杜绝人为疏忽造成的错误、遗漏或破损等问题。因此，人工管理始终存在着一定的容错率。这也是传统模式下农业档案管理在客观性、可靠性方面的缺陷和不足之处。同时，人工管理始终存在人类体能、精力等极限约束。一旦有限的人员面对无限增加的档案管理工作量，则管理效率必然逐步下降。这也是不少农业档案管理工作通常需要以天或周计算时限的原因。

但在信息化管理模式下，则完全不同。只要在原始档案生成的源头确保完整、准确、详尽，则无论其后重复使用的数量或频率如何变化，以电子档案、数字档案形式呈现的内容都将保持与原始档案完全一致。同时，光速传输的技术优势也使档案管理工作时限大幅压缩到以小时、分钟、秒计算。这便能在最大限度上保证农业档案管理的高品质和高效率。

（二）便于流通管理，充分发挥价值

传统模式下，以纸为载体的农业档案在保管、借阅、归档等任何环节都受到特定时间和场所的局限，不仅流通环节众多、手续繁杂，而且潜在障碍不少，时效性大打折扣。这也使得农业档案多年来缺少互动交流，无法充分发挥其作为珍贵农业信息资源的价值再创造作用。

而信息化管理模式则将从根本上突破以上各种局限。首先是流通范围。以数字化形式出现的农业档案只会受到端口格式的限制。只要信息化平台高度兼容，数字档案就能在瞬间传送到任何指定地点，或被任何有需求的端口所获取。同时，在满足安全管理的各项条件下，凡有授权的端口或节点通常能够在注册或认证通过后即刻登录成功，而不必再经历繁琐的中间环节确认。这将大幅简化农业档案重复利用的手续，有助于档案为有需求的节点提供服务。再次，平台化管理不会受到上下班时间或办公地点的限制。无论是否有管理人员在线，需求方都可按需搜索和使用。这将大幅提升农业档案应用的时效性，使其更大限度发挥信息资源的价值挖掘潜力。

二、农业档案管理信息化建设常见问题

（一）重视程度相对不足

虽然信息化管理早已成为各行各业转型升级的重要抓手，但针对农业档案管理的信息化建设仍在部分单位、机构处于相对次要乃至边缘的位置。这些单位往往对更加直接和显性的业务、技术等工作给予足够关注，而农业档案管理通常难以直接产生经济效益或社会效益，故而很少得到充分的重视。

同时，在不少非专业人士眼中，档案管理工作是缺乏技术含量的低端工种，不仅岗位数量偏少，而且从业者中还有一定比例的兼职。这便造成这些单位中的农业档案管理信息化建设起步晚、发展慢、水平低、效果差。在各种不良因素综合影响下，农业档案管理信息化建设便长期处于低水平发展的困境之中。

（二）资源投入相对欠缺

管理思想上缺少重视的不良后果之一就是农业档案管理信息化建设得不到足够资金、资源的投入。一些单位自身经济实力有所不足，投入信息化建设的资金和资源整体有限，只能分阶段、分步骤逐步推进。而农业档案管理既得不到充分关注，又不具备显性化的效益展示，如此便被不断顺延、推后，以至于在资金、资源等的投入上始终处于相对欠缺的窘迫局面。这也是这些单位中农业档案管理信息化建设难以实现系统性、规范化的重要原因之一。

三、新时期农业档案管理的信息化建设路径

（一）加强宣传教育，完善顶层设置

在实践层面，推进信息化建设不能缺少管理思想的指引和激励。因此，新时期农业档案管理的信息化建设首先需要转变陈旧落后的管理意识，通过加强宣传教育，完善顶层设置，夯实信息化建设的制度基础，同时，基于更加统一的认识，为农业档案管理信息化建设创造更为健康有序的发展业态。

比如，单位领导与管理层应当在战略决策环节将农业档案管理信息化建设纳入宏观规划的一揽子方案，使其在单位内部例行管理工作系统中成为常态化、长效化的标配。这不仅有助于本单位农业档案管理信息化建设有章可循、依规办事，也有利于组织自上而下提高认识水平，转变长期以来存在的偏见或成见。

（二）完善标准设置，强化资源开发

基于互联网技术的信息化管理模式不能缺少数据标准化、精细化、完整性等核心要素的支撑，因此农业档案管理信息化也需要以完善标准设置为前提。

传统模式下的人工管理时常存在原始档案填制随意、模糊、内容缺失等各种问题，这是阻碍信息化建设的典型问题，需要各单位重点突破、彻底解决。一方面，各单位需要在规章制度层面突出农业档案管理信息化的精细化、标准化要求，可通过范本或模版等附件形式加以阐释和说明。另一方面，要将档案填制的精细化、标准化程度与内部成员绩效考核建立联系，使其成为员工业绩评价刚性指标。这些综合措施的共同推进，将在更大程度上提升原始档案的标准化水平，进而为实现数字化转换创造更加良好的条件。

此外，为改变长期以来农业档案管理只重保管而缺乏利用的不良状态，强化资源开发是促进信息化建设的重要措施。比如，充分利用系统内设的自动分析程度，定期向有潜在需要的用户端发送系统自动整理、汇总得到的数据报告，引导有关方面注意历史资料中可能的有用线索等。在有条件的情况下，通过与第三方，比如科研院所、高校等，展开合作，利用这些专业机构的设施设备、工艺技术等定期提供分析报告也是可行之举。这不仅有助于档案所在单位进一步挖掘数据之下隐含的信息价值，也有利于扩大宣传范围和影响力，对农业档案作为珍贵信息资源的开发与再利用都是极大的促进。

（三）强化安全管理，提高安防水平

互联网无国界，然而完全开放的虚拟世界也意味着其在安全防控方面具有脆弱性。网络病毒、黑客攻击等不仅不会随着时间推移而消失，相反，技术发展会使攻防双方不断拉锯、交替领先。而网络安全则会在更大程度上决定其使用者的生存与发展状态。

因此，新时期农业档案管理信息化建设还要强化安全管理，提高安防水平。比如严格制定并遵守分级授权制度。分级授权既是将风险限定在可控范围的措施，也是通过责任落实规范使用者行为，并降低人为不良影响的关键手段。尤其在人员流动性不断增加的时期，及时掌握内部人员变动情况并调整授权，也是档案管理员本职工作的重中之重。

农业档案管理信息化建设起步时间与其他行业不相上下，经历过程也较为相似。然而不同于工商业档案更加充分的利用率，农业档案管理更多倾向于保管，而非反复使用。这固然是传统管理模式陈旧落后产生的不良影响，也是因管理思想观念未能及时跟进时代发展所致。因此，新时期农业档案管理信息化建设的重点不仅在于破除信息壁垒和加速全面覆盖，也需要突出电子档案作为信息资源的价值挖掘潜力。只有让数据化形式的农业档案更大范围和更大程度地为各行各业所用，农业档案管理信息化建设才能体现其价值与意义，才能改变根深蒂固的陈旧意识。而这不仅是新时期农业档案管理信息化建设提质增效的重要手段，也是以信息化促进农业管理科学化、现代化，实现“藏粮于技”的必由之路。