论如何有效提升企业人事档案管理工作

夏菲

摘要：企业人事档案管理效率直接关乎到企业的稳定发展，是否可以真正实现对人才的合理运用，重点是管理方面的创新。在经济迅速发展的现代化社会，企业人事档案管理问题越来越多，必须要不断促进传统管理方法以及管理模式的创新，才可以提高企业人事档案管理效率，合理利用人才，以进一步加快企业发展速度。基于此，对如何有效提升企业人事档案管理工作进行研究，仅供参考。

关键词：新时期;人事档案管理;创新

引言

人才是发展的第一动力，管理和利用好人事档案对企业在选人用人上奠定了管理基础。健全规范档案管理各项制度，注重档案管理队伍的专业化，建立健全企业的硬件档案管理设施，顺应时代要求，做好人事档案的信息化管理是现代人力资源管理的必要手段，也是企业健康高效发展的重要举措。

1人事档案管理创新，提高社会对人才信息资源的有效利用率

在社会经济日益发展的背景下，人才流动性越来越强，要想确保人事档案在流动过程中的完整性，需要不断创新人事档案管理制度的创新，对人事档案进行严格的管理。并且创新其管理模式，可以防止由于人才流动而出现死档的情况，不利于人才流动。在新时期社会所有部门以及领域都重视人才利用以及培养，而且人事档案作用显得更加重要。为了可以充分利用人才信息资源，必须要重视人事档案管理。

2当前企业人事档案管理的现状

2.1硬件管理缺乏，没有建立数字化的软件管理体系

多数煤炭企业在档案管理上缺乏配套的硬件设施，没有独立的人事档案管理资料储藏室，将人事科办公室当作档案储藏室，人事科办公室人员进出密集，并且没有注明禁止吸烟等提示语。档案装订不规范，各类人员信息没有排序，缺少档案信息总目录，很多档案资料随意装在档案袋中，档案袋质量不高，甚至有破损，尤其是没有做到防潮、防尘处理。

2.2人事档案管理信息化没有普及

最近几年，随着网络技术不断发展，人类逐渐进入信息化时代，互联网不仅使人们的生活有翻天覆地改变，而且让人们有多元化的工作方法，直接影响社会每个行业。在信息化时代背景下，我国企业人事档案管理工作还是停滞不前，企业领导忽视该项工作，造成不能投入足够的资金，所以综合来讲，当前我国企业人事档案管理信息化水平不高，有些企业全部依赖人力做好各项工作，而且管理上都是以纸质的形式来存储，耗费大量的时间和人力。由于受到传统人事档案管理方法带来的影响，许多企业都缺乏独立的档案室，而充分利用网络能够迅速高效做好这些工作，通过应用先进的现代化信息设备与系统，除了可以节省不必要的人力，也可以显著提高工作效率，降低企业管理成本，进而全面监控以及管理企业人才。

2.3管理方法相对陈旧

首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企業在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。

3企业人事档案管理创新的有效措施

3.1强化硬件设施同时建立数字化档案管理体系

人事档案信息录入之前需要审核档案信息的准确性和真实性，保证原始数据的严谨性，重点在姓名、身份证号、参加工作时间、学历、入党时间上要明确。HR人力资源管理系统的在线管理最大优势是实现了总公司对人员信息的全面管控、各个子公司之间人员调动档案信息的快捷性，查阅信息更加方便。HR人力资源系统分别从人员基本信息管理、劳动合同台账管理、薪酬和数据报表管理上实现了计算机应用的现代化管理方式。

3.2对人事档案实施信息化管理

企业为了可以将员工人事档案信息管理工作落实到位，必须要构建基于信息技术的系统，然而并非直接淘汰传统的管理方法，而是遵循取其精华去其糟粕的原则，构建纸质档案和数字档案相融合的管理系统，真正实现优势相互弥补，提升人事档案管理信息化水平。在现代企业构建人事档案信息管理系统，在数据库中录进所有员工的基本信息，再利用技术手段将纸质资料变成影像资料，在员工档案进行保存，这在很大程度上可以提升人事档案管理工作水平，对实现档案管理工作网络化以及信息化是十分有利的，仅仅录入一次数据就能反复使用，而且方便调用信息，也可以有效保护纸质档案，避免出现丢失的情况。

3.3改善人事档案管理的对策

提升企业管理水平，加强公司内部人力资源档案的管理。在企业管理过程中，将人力资源管理摆在重要的位置，从人员出发，抓紧公司发展以人为本的重要依据，将人事管理工作，细化进行分工，确保人力资源工作的合理性完整性，提升公司整体的管理水平。保护档案信息安全，人事档案信息，是了解员工的首要途径，而确保员工个人信息安全，也是对公司信息安全的保障，有助于整合人员信息，全方位助力企业的发展。提高人员综合素质，对于人事档案管理的员工，要多层次的进行了解，不止在档案工作中体现一面，而是要同时了解综合素质的各个方面，使得档案管理工作更加的全面。

3.4创新工作制度，加强工作培训

对从事档案工作的相关人员进行专业化的、深入的档案知识培训，使其在明确国家相关标准的同时，更新专业知识，拓展专业技能，完善知识结构，提高能力素养。同时优化制度，建立标准化的档案工作流程，积极优化其相关工作细节，改善档案管理工作。完善企业内部档案管理机制建设的同时使得各项工作流程化、标准化、高效化地进行。

结束语

在企业不断转型升级的基础上，企业内部的人事档案管理方面存在的问题开始显现出来。在了解企业档案管理的基本内容的基础之上，存在诸如档案管理内容缺失、档案管理环境差等问题，并且对这些问题产生的原因进行探究。对已有问题提出相对应的解决办法，促进新形势下企业人事档案管理方面的发展。

参考文献

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