生鲜小超企业财务管理困境及对策

梁 娟

近年来，随着城市发展，人口不断增加，社区功能不断完善，生鲜小超市日益增多，发展不断壮大，已然成为小微企业的重要组成部分。本文结合现阶段社区生鲜超市企业的现状，分析其财务管理存在的困境，并提出相关建议。

一、财务管理困境

（一）进货渠道多样化导致进货发票取得有一定困难

生鲜超市经营范围一般包括：肉类、禽类、蛋类、副食品类、蔬菜水果类等。生鲜小超企业供货渠道比较多样化，有集中采购统一供应的供应商，也有一些小规模采购的个体户，还有一些农户。集中采购的供应商一般具备相应的资质，有正规的营业执照，货物发票可以正规开具，但是由于供货链条加长，导致供货价格提高。小规模的个体户，由于供应范围和供应规模比较小，资质参差不齐，开票需要到税务部门申请备案，有少量应税商品还要缴纳相应的税费，很多个体户为节约时间成本都没有办理。农户供应的产品属于初级农产品，绝大部分是免税的，但仍需要持身份证到税务机关代开，由于供货量小，金额较小，而且很多是短期供应的，农民不愿意提供代开发票。由此造成了采购人员采购的困境，很多小型的采购没办法取得发票，为了财务管理规范就没有办法采购。而有些必要的小型采购，由于供货方没有办法提供发票，需要企业自己去税务部门代开。发票难以取得，某种程度上减少了可供选择的供货渠道，提高了采购成本，在同行竞争中失去了价格优势，制约了企业发展。

（二）损耗控制和库存管理比较困难

生鲜行业损耗比较严重，而损耗也是成本控制的重要因素，能控制好损耗往往竞争优势相对明显。从生鲜超市企业运营各个环节分析，运输过程和顾客选货过程都是损耗比较大的环节，然而损耗难以控制，在于生鲜超市货物的特殊性以及过程经手的人员较多、环节较多，生鲜货物供应时效性和过程不可控是很多生鲜超市管理的难点。生鲜超市的损耗，一般分为正常运输损耗、顾客挑选过程损耗和失窃损耗，现有库存等于原有库存剔除售出数量及损耗，损耗的不可控会直接导致现有库存数量的不准确，为财务人员进行库存管理和成本核算时增加了难度，影响企业管理者对企业经营状况、盈利能力和未来发展目标的研判。

（三）现金管理相对较为松散

社区生鲜小超的客户群体一般以老年人、家庭主妇居多，虽然现在很多都是手机支付，但还是有一部分人比较习惯使用现金支付。生鲜小超的现金一般分为：收银台备用金、每日收取的营业额现金及小额零星采购时支付的款项。收银台备用金和营业额现金的管理，是生鲜小超的重点和难点。备用金指的是前台的零钱，由于目前现金交易频率较低，很多线下门店都使用微信或者支付宝等线上支付，零钱的换取较为困难，社区生鲜小超为了避免零钱短缺，员工会自己备一定限额的零钱作为前台备用金，用于每日营业现金找补。每日的营业额现金应当由出纳人员在结束营业时收走并存入银行，但是由于数额不大，所以会隔日或者隔几日进行，由于营业额总额较低，低于百元面额的需要银行柜台存取，增加了存款的难度。出于时间成本考量，出纳人员不得不降低柜台存取款的频率。还有一种常见的现象，由于每日营业额现金收取有可能会存在零钱较多，需要超额转为零钱备用金的情况，这样营业额就不能足额存到银行，致使营业现金转到银行存款存在时间差，这对现金管理来说，也是一个比较难以解决的问题。支付小额零星采购支出，是生鲜小超现金流出的一个方向。小额零星支出，有时需要现场交收，有可能会从前台备用金垫付，造成前台备用金短缺或“白条”抵账的现象。

（四）往来款项比较混乱

实际经营过程中，部分供应商习惯先行铺货，等货销售出去后再进行统一结算、收取货款；还有部分供应商为提高商家推广销售积极性，经常给予商家销售补贴费用或奖励，如陈列费、冷冻食品电费补贴、销量奖励等，这部分往来款项经常未能及时在生鲜超市企业采购系统中记录，造成采购系统的往来款项金额经常与财务系统挂账不一致，对账审核难度增加，积压过久过多或人员调岗时容易出现遗漏，造成往来款项财务风险。

二、解决问题建议

（一）完善供货付款流程，规范财务管理

在努力拓宽供货渠道的同时，加强来货验收和结算付款过程管理，逐渐建立起“供货→验收→结算→供票→付款”的供货付款流程，制定相应制度，规范经营管理和财务管理行为。与此同时，做好沟通，与小供应商和农户建立起长期合作关系，探索采用多次供应批量结算的模式，形成规模便于供应商代开发票；与相对稳定的个体户或农户签订供货协议，将提供正规发票作为付款条件之一，约束供货商。

（二）加强过程管理，严格控制成本

首先，结合生鲜小超业务流程和行业特点，合理制定各环节损耗率，制定相应奖罚制度，让参与管理人员积极主动控制各环节的损耗。其次，从采购环节控制来货品质，严把产品入口关，采购品质有保障的产品，降低来货环节的损耗；验收环节严格把关，不符合收货标准的坚决不收，避免验货环节的疏忽输入已有较大损耗的货物；与供应商洽谈合作时，把损耗的分摊条款落实到合同中，来货过程的损耗尽可能让供货商承担或者分担一部分，有保质期的产品需要约定退换货细节，滞销和临期产品由供货方负责退换事宜，避免由于滞销或过期带来的损耗；工作人员加大巡场理货频率，主动清理损耗菜品，降低选购环节损耗；轻微损耗的菜品及时折价处理，最大限度降低损失。另外，财务管理人员与门店管理人员建立起联合定期盘点机制，及时发现短缺货物，方便管理人员调查短缺原因，总结经验，规范各经营环节，避免同类事件再次发生。

（三）强化现金管理，杜绝坐收坐支

财务管理制度明确规定，必须缴存银行的现金超过限额的必须及时存入银行，每周进行现金流水和余额对账，适时清账，避免坐收坐支。设置合理的备用金数额，避免零钱备用金不足。小额零星支出应由管理人员以手机支付为主，需有相应的票据，可由管理人员先行垫付，凭票报账，不可使用前台备用金垫付，不可“白条”抵账、坐收坐支。定期盘点前台备用金，保证备用金的数额准确无误。

（四）建立往来款项备查账簿，避免产生债权债务纠纷

建立往来款项备查账簿，详尽记录往来款项，每月至少一次进行往来款项对账清理，做到账实相符、账账相符。同时，加强日常管理，每次供货应由验货人员检查入库单与送货明细单和总金额均一致，方便财务人员对账；与供应商约定好的补贴条款，需以合同或文字形式报备财务部门，采购人员、财务管理人员和门店管理人员应每月登记各自备查账，对账过程中，财务与采购及门店管理人员一同核实账项，三方数据比对，以免遗漏、多付或少付，避免产生债权债务纠纷。门店销售一般不赊账、不欠款，如有大宗采购或特殊情况，购买方需要后结的，应及时开具销售发票和催款通知书送达对方，并在约定时间内敦促对方付清货款。

（五）完善企业财务管理流程，建立健全内部控制体系

企业想要发展壮大，财务管理是不可忽视的重要一环。新时代企业管理，财务管理已然不能停留在传统意义上人管人、人管事的初级阶段，建立一套高效、完善的财务规章制度和内部控制体系极为重要，通过规章制度指导制约，实际执行过程中可以更加得心应手，企业管理也可以更加规范。小微企业在制度建设上可能会面临一定的困难，建议先规范日常操作流程，将相关制度要求融入到流程规范中，逐步构建起制度框架体系，并在日常工作中不断修正完善，逐渐建立起一套适合企业自身发展要求的规章制度和内部控制体系，进而在集团化、规模化发展道路上，将相关成果和经验逐步推广应用。

在社区生鲜小超队伍日渐壮大的今天，很多社区生鲜小超的发展目标是：开连锁、走集团化道路。规范的财务管理，可以让管理者把主要精力放在企业的经营事项上，可以让投资者更清楚地看到企业的现状和发展前景，让更多的潜在投资者参与进来。在生鲜小超整个经营环节中，财务管理已经渗入方方面面，从前期的合作洽谈环节到供货采购环节、验收入库环节、销售环节、结算环节，每一步都显现出财务管理规范的重要性。只有规范化、制度化的财务管理，才能成为管理者手中一把利剑，在企业发展道路上所向披靡，实现企业价值最大化。解决好生鲜超市企业财务管理困境，要以制度规范加绩效激励机制，才能使得财务管理更加规范和顺畅，企业发展才会更加有序。