基于ERP系统的业务数据在库存优化中的标准化应用

王侃

摘要：在“市场低油价”的大环境下，库存优化工作已成为中国海油降本增效的一项重要举措。如何基于现有正确合理的业务数据开展库存优化分析工作便成为亟待解决的问题。为解决这个分析“瓶颈”，本文基于SAP系统，探究SAP系统的业务数据标准化过程，梳理出具有库存优化功能的组织架构以及采购、消耗业务，在集团公司KPI考核指标建立、物资管理专项报表开发、MRP效果评估等相关库存优化专项工作得以运用;并提出物料超市平台在集团公司库存优化中的作用。同时根据得出的新的物资区分维度给出相应未来可管控的策略方向，为管理人员提供数据支持及决策依据。

关键词：标准化;库存优化;SAP系统;组织架构;移动类型

1.引言

1.1开展业务数据标准化工作背景

2015年4月，物资装备部启动“物资清理及库存优化专项提升工作”，2016年至今持续开展库存优化专项提升工作，通过仓储物资优化、账外物资处置、管理制度完善三方面工作的具体落实，有效实现降本增效，并将提升后的物资管理效能与机制纳入企业经营的常态化工作中。

随着海上钻井勘探、开发产能规模的不断扩大，物资保障和库存成本二者之间的矛盾日益突出。一方面，随着钻井、生产的规模扩大对物资在数量、质量上提出了更高要求;另一方面库存的增加加大了流动资金占用，严重影响经营管理成本，进而影响到勘探开发工作的顺利开展，因此改进石油企业库存管理已成为当前亟待解决的问题。

正是以数据标准化为前提、以专项工作为导向、以库存优化为抓手的大背景下，各家单位持续开展库存分析工作，助力优化提升。但是，作为支撑手段的库存数据信息，往往让分析人员“望而却步”：SAP系统数据资源丰富，但是很难获得分析人员想要的数据，SAP标准功能与实际业务标准还有一些差异。

1.2开展业务数据标准化在库存优化中的意义

通过SAP标准功能总结出有用的业务数据，再与实际业务相结合，发挥两者优势，对所有物资进行库存分析，对于提高各二级单位的库存管理水平以及降低库存成本具有着重要的理论与现实意义，具体表现在以下几个方面：

（1）全面了解海油库存物资，降低库存成本

通过正确的业务数据分析有利于让各二级单位了解本单位的物资储存情况，协助各二级单位把本单位的库存物资“管起来”;找出各二级单位对于物资存储的共通性，对一些不合理的存储量进行相关处理，对一些不合理的物资需求进行一定的改善，加快资金流动，达到“降本增效”的目的[1]。

（2）提高物流库存管理水平和服务水平。

通过正确的业务数据分析，有利于清楚物资使用频率，有利于库管人员了解该项物资，提高库存管理水平。

（3）为其他生产制造类企业库存优化研究提供借鉴。

本文选取的分析点是通过SAP系统中业务数据的标准化从而得出相关库存优化关键性指标。其他分析人员也可以通过该思路找出相关优化点，找出更多适合海油库存优化分析的指标，对以后的研究提供借鉴。

2.库存分析需明确的基本标准

2.1组织架构

2.1.1组织架构形成背景

自2015年4月份物资清理及库存优化专项工作开展起，项目组会对各二级单位账内库存进行跟踪。在跟踪的时候发现以下实际情况：

在SAP系统中只有公司代码与工厂、工厂与库存地的对应关系，没有二级单位与公司代码的对应关系。项目组在分析各单位库存时，往往看到一家工厂却很难查出其所属单位是哪一家，对库存优化分析造成一定的影响。

油气、三剂等物资库存金额占比非常大，这些原料、产成品都是在库存优化过程中需要剔除的数据。

某些废弃工厂下因为历史原因还有库存数据信息。

如不能及时对这些物资及工厂进行区分，会影响到对中国海油库存分析的思路及数据的准确性。

2.1.2库存物资分析范围

2.1.1节中说明了有些物资是不需要计入库存分析的。在更多的库存优化分析过程中，只需考虑本单位采购回来用于生产的物资。经梳理，库存物资的分析范围如下：

仓储物资。仓储物资指企业为满足生产、经营、建设需要，经采购入库做仓储管理的物资，包括账内物资、账外物资。

排除本单位代买代卖物资。这部分物资不属于库存优化分析的范畴。如海发物料超市平台，买回来的物资直接卖出去。

排除本单位自产物资。

排除本单位用于直接生产自产物资所需的原材料、中间产品。如油、气等。

2.1.3组织架构形成意义

组织架构，直接决定着各单位库存及各项指标统计的准确性，是中国海油库存分析中最基本的标准。所以组织架构的形成有其重要意义：

该组织架构把有限天津等单位设置为二级单位，便于统计分析;

该组织架构可以把“废弃工厂”进行标识，保證分析数据正确性;

该组织架构可以把海油内绝大部分的产成品及原材料剔除掉，保证分析数据合理性;

该表可以根据未来库存优化的方向进行增强。

目前，该组织架构维护了中国海油12家二级单位共7913条库存地信息，并且可以在SAP系统中用ZMM955这个T-code进行相关查询。

2.2采购和消耗业务类型区分

采购入库和消耗是供应链中最重要的两个环节，关系着采办的合理性及库存的合理性问题。如果采购多了消耗少了，必定产生积压;相反，如果消耗多了，采购少了，必定造成物资资源紧缺，可能影响正常生产。

2.2.1SAP累计入库和出库的逻辑

在SAP系统中，用移动类型和借贷标识“S”和“H”表示物资的入和出，这只是机器的逻辑，会误导我们真正分析物资的出入库情况。例如，正常采购80000001这个物资100EA，最后退货50EA，在SAP的报表中会显示出累计入库100EA，累计出库50EA;正确逻辑应该是累计入库50EA，累计出库0EA。再如系统中有很多转储订单，而这种转储订单并没有对物资发生质的变化，所以如果算入出入库也是不合理的。因此一个合理、标准的用来判断采购入库和消耗的逻辑变得尤为重要。

2.2.2SAP系统中业务类型梳理

2.2.2.1 入库业务

（1）采购入库

主要包括常见的采购订单收货及退货移动类型。主要包含两个部分：

a. 由采购产生的入库，包含普通库存、项目库存Q、寄售库存K等，物料凭证中“移动标识MSEG-KZBEW=B”，且有对应会计凭证的货物移动;

b. 从寄售库存转储到自有库存也属于采购入库，移动类型为411，移动标识MSEG-KZBEW为空，特殊库存为K。

（2）其它入库业务

除采购入库以外的其它入库，如转储入库、调拨入库、无采购订单收货、免费收货、库存初始化入库、盘点入库等。

2.2.2.2 发出业务

（1）消耗

库存物料（非限制和项目库存MSEG-SOBKZ=Q）投入生产和消耗中，如有关成本中心的发货、有关项目的发货、有关订单的发货、有关网络的发货、维修工单发货等。

（2）其它出库业务

除消耗外的其它入库，如转储出库、调拨出库、无采购订单收货冲销、免费收货冲销、库存初始化出库、盘点出库等。

（3）报废

将库存物料（非限制和项目库存）报废的业务。

2.2.2.3 直达料

采购订单收货时，存货不进入库存科目，直接计入消耗科目的。寄售库存转自有库存时，存货不计入库存科目，直接计入消耗科目的。

2.2.3采购入库和消耗在SAP系统里的区分

根据SAP系统中的业务梳理结果，发现相关业务类型与SAP系统中的移动类型、借贷标识、特殊库存、移动标识、消耗标识、收货标识这六个字段有关系。

根据以上SAP系统逻辑，形成了《业务类型区分表》，如表2所示：

《移动类型区分表》是基于SAP系统中相关字段分析的产物，我们可根据这张表对系统中的数据尤其是库存分析中重点关注的采购入库及消耗的业务类型进行区分，有助于库存数据准确性分析。

2.3小结

通过以上分析，我们得出了《组织架构表》以及《业务类型区分表》，《组织架构表》可以帮助我们区别二级单位以及其库存地的状态，《业务类型区分表》可以帮助我们区分出“真正”的采购和消耗。两者皆为后期库存优化分析提供基础。

3.业务数据标准化在库存优化中的应用

在库存分析中，通过组织架构及业务类型区分表可进行重要指标的分析，也在集团公司物资装备部及二级单位多个专项工作中得以应用。

3.1物资管理专项报表（BW报表）

随着集团信息化、标准化的提升，要逐步实现物资数据和各类业务数据的“高质量”和“标准化”，物资管理专项报表的价值愈发体现。集团公司已基于BW平台，基于《组织架构表》以及《业务类型区分表》开发实现了若干张关于库存、采购、主数据的报表，可用于开展物资管理及库存优化工作。各二级单位可依托这些报表进行分析应用，对关键指标（库存周转率、采购入库比等）、物资（大宗物资、积压物资等）进行跟踪、对标，分析异常原因，落实整改，提高管理能力。

3.2物料需求计划效果评估

物料需求计划（Material Requirement Planning，MRP）的主要功能是确保物资的可用性，即根据企业内部生产和销售的计划来采购物资。MRP可以帮助管理人员监控库存、自动为采购和生产生成采购的建议[2]。用通俗的语言说就是：能供应正确的物资，按时并保证所需数量，同时避免产生过量的库存。

某二级单位的MRP物资已运行了快一年，需要对MRP物资运行的效果进行评估。该二级单位基于《组织架构表》与《业务类型区分表》在SAP系统中开发《共享物资成果分析报表》，通过采购消耗比率的测算指标，找出偏离正常业务范围的数据，进行分析，协助本单位进行改正：如果每月有消耗，但采购消耗比率均在1以上，说明采购长期大于消耗，就需要对安全库存和需求进行分析，调整未来的采购量。

3.3新物资分类

3.3.1新物资分类方法

根据三年无动态、库存情况、采购情况以及周转率等特征值，总结出海油的物资大概可以分为三类：

采购金额高、库存金额高、三年无动态库存金额高、周转率低的物资，如管材、事故备件等。该类物资往往由于其采购的计划及事故备件等原因造成积压，占用库存金额，是库存优化的重点。

该类物资又可分为两类，第一类是非事故备件类物资，如管材、钢管、日常生产用的配件等，称为“第一类物资”;第二类是事故备件类物资，称为“第二类物资”。区分方式由各所属单位进行确認，在这里不做过多研究。

周转率高、库存金额低的物资，如通风管道、防火涂料、开关柜等。该类物资有“即用即销”的特点，称为“第三类物资”。

3.3.2新物资分类应用场景

（1）为物资管理资源优化研究提供决策依据

在保证生产的前提下，打破瓶颈，发挥主观能动性，积极推动“大物流”的实现。如果从组织管理、运营服务等角度，重构集团整体物资管理业务模式，通过建立“物资公司”、“物管中心”等模式，强化集团整体物资管控能力，那针对第一类物资（非事故备件类物资），适合存放在建立一级集中储备库存放;针对第二类物资，由于事故备件较多，适合建立三级周转库进行存放;针对第三类物资，优化采购，可以采用物料超市平台对其进行管理。

（2）为储备定额研究提供决策依据

物资储备定额全面制定后将使库存物资结构更加科学合理，有效降低设备突发故障带来的风险与损失，加快库存物资周转，将库存占用资金压缩到合理水平，有效降低库存持有成本，为降本增效工作提供新的利益增长点。建议各二级单位可以针对第一类物资和第二类物资进行储备定额的研究，制定该类物资储备定额可以按照以下步骤来进行：

如果有单位没有建立过对物资的储备定额研究，所以可以先采取经验公式等进行储备定额，待到发现其消耗规律后，结合采购、勘探开发、生产等不确定因素，总体建立备件消耗规律模型或消耗定额，并逐步完善模型。

（3）改变储备方式防止积压

在海油系统中的第一类物资尤其是管材类的物资，通过在SAP系统中查询供应商信息可以得知，与中国海油管材有业务联系并且占到中国海油总采购额90%的供应商总共不超过20家，可以对于业务量大的供应商改变现有的集采方式，由低价中标的方式改为协议采购，发展中国海油与采购额高的供应商的战略合作关系，实施供应商管理库存和寄售业务。在实施过程中，加强与供应商的沟通对接，同时可与厂家商定回购条款，以便保证资金链充足，防止资金占用。

4.结论

本文充分利用SAP中的标准功能，找出与企业相关的标准指标，再按照该标准对目前遇到的一些问题进行量化，为企业管理者提供决策依据。SAP系统不仅是海油的业务系统，而且要成为我们日常的分析决策系统。展望今后的研究，随着报表功能完善，SAP知识不断增加，相信对于物资的分析会多维度、信息会更完善，也会更好的结合实际业务去分析。

参考文献：

[1]张养滨，浅谈提高中石油ERP系统中物资数据质量的方法和措施[J].石油石化物资采购2015，（11）：58～62

[2]苏博，陈溯，唐成功.ERP数据质量评估与数据治理方法研究[J].信息系统工程2012，（8）：141～144