新时代档案管理工作质量提升与管理

柳玉青

【摘  要】新中国成立以来，我国市场整体经济形势发生较大转型，各行各业在实际发展过程当中都需要顺应时代的脚步进行相应改革。档案管理工作是新时代下促进市场以及社会各界和谐发展的重要环节，因此，相关工作人员需要结合实际情况综合考虑新时代对于档案管理的新要求并对其进行创新。论文结合实际情况全面分析档案管理工作在我国社会发展过程当中的重要作用，同时结合新时代对档案管理工作提出的新要求，提出相应的解决方式，以提高档案管理工作的整体质量。

【Abstract】Since the founding of new China， the overall economic situation of China's market has undergone great transformation. All walks of life need to comply with the pace of the times and carry out corresponding reforms in the actual development process. Archives management work is an important link to promote the harmonious development of the market and all sectors of society in the new era. Therefore， relevant staff need to comprehensively consider the new requirements for archives management in the new era and innovate it in combination with the actual situation. Combined with the actual situation， this paper comprehensively analyzes the important role of archives management work in the process of China's social development. At the same time， combined with the new requirements for archives management work in the new era， this paper puts forward corresponding solutions to improve the overall quality of archives management work.

【關键词】新时代;档案管理工作;质量

【Keywords】new era; archives management work; quality

【中图分类号】G271                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2021）12-0037-03

1 引言

档案管理工作并不局限于某一领域，社会各界相关单位在实际运行过程当中都会涉及档案管理工作，因此，档案管理工作是促进我国市场良性循环的重要环节。各单位在实际运行过程当中想要顺应时代发展，保证其在当今市场环境下的可持续发展，就必须结合实际情况不断对传统的管理方式以及运行模式进行创新和改革，因此，相关工作人员应该充分重视档案管理工作并充分发挥出档案管理工作在单位发展过程当中加强可持续发展以及促进其全面管理的作用。新时代下，除了各单位在实际发展过程当中需要对管理模式和运行模式进行改革，档案管理这一领域本身也需要结合实际情况对其管理方式和模式进行创新与改革，以适应时代发展，提高其在单位运行中的利用率。

2 档案管理创新的意义

第一，创新推动档案管理工作发展。社会本身处于不断的变化与发展过程当中，因此，档案管理工作想要在社会实际发展过程当中充分发挥出其作用，就必须顺应时代发展不断进行创新与改革。创新是事物发展的根本动力，单位内部相关的档案发生了改变和转型，那么相应的档案管理的模式和手段也需要改革，因此，想要保证档案管理工作的良性发展就需要不断对其进行创新，充分引入信息化技术，发挥出我国现代化的优势，构建数字化管理环境，以提高档案管理工作的整体效率。

第二，创新提高了档案管理工作效率。一个机关单位，其在实际的运转过程当中所涉及的部门、环节以及工作内容相对复杂，因此，其所能产生的档案信息的类型和数量都较为广泛，档案管理工作本身存在一定的复杂性和高工作量，随着时代的发展，单位在发展过程当中存在传统档案与新档案，传统档案管理方式与新档案的冲突再次提高了档案管理工作的难度，而创新是档案管理工作在新时代以及单位新形势下提高效率并发挥作用的重要方式。

第三，创新优化了档案管理工作环境。传统的档案管理方式以及档案管理理念完全无法适应新时代下单位所产生的档案，而通过引入大量电子计算设备并应用信息技术对档案管理工作进行创新可以使档案管理工作更加人性化、现代化与科学化，不论是档案管理工作中的搜集、记录，还是整理、分析，创新后的档案管理方式都能够更高效地完成相应阶段的工作，同时能够改善并优化档案管理工作环境，在降低相关工作人员工作压力的基础之上提高了档案管理工作的整体效率。

3 新时代下档案管理质量提升面临的挑战

与传统的档案管理工作相比，新时代对于档案管理工作提出的要求主要包括以下几方面：一是档案管理工作所涉及的管理内容更加丰富，随着近年来我国整体经济水平的增长，科学技术水平不断提高，自进入新时代以来，各行各业在实际发展过程当中，不但会将传统的管理模式和管理理念进行相应的创新和改革，机关单位在实际运转过程或者工程在实际施工过程当中都会将相应的设备进行更新换代以提高相应的工作效率，因此，档案管理工作也并不例外。新时代下档案管理工作需要对传统的档案管理模式进行更新换代，提高相应管理技术的先进性，用计算机技术和网络技术代替传统的人为档案管理，以提高档案管理工作的效率和相关信息的真实性与准确性。二是新时代下档案管理工作的管理技术需要更先进，时代的进步使得各单位在实际发展过程当中的业务更为广泛，其所涉及的相关设备种类也越来越多，因此，所产生的档案信息的种类和数量也会越来越多，只有通过更为先进的档案管理技术和档案管理理念才能够完成对于新时代下种类繁多的档案信息的整理和分析。三是与传统的档案管理工作相比，新时代对档案工作提出了更高的专业性要求。由于我国传统企业在实际发展过程当中所产生的相关档案数据并不多，因此，管理阶层对档案管理工作的重视程度不足，而现阶段随着各企业以及单位规模的不断扩大，档案管理工作已经成为独立完善的行业，因此，需要相關工作人员具有更强的专业性。

4 新时代下档案管理工作面临的问题

4.1 工作人员交替导致管理工作存在的问题

近年来，我国市场整体经济形势发生转变，各行业在实际发展过程当中都对相应的管理技术进行了创新与改革，引入了更为先进的信息技术以及相关设备。随着单位在发展过程当中所涉及的相关档案信息越来越多，单位管理阶层逐渐认识到了档案管理工作的重要性，但是多数单位内部的档案管理工作人员年龄较大，虽然在实际工作过程当中其拥有较丰富的工作经验以及管理经验，但是也存在较明显的缺陷，那就是其传统的档案管理理念已经固化，无法更灵活地对档案管理工作进行创新，同时对于新事物的接受能力也相对较差，而具有较强的信息化网络技术的80后或90后的专业人员，一方面其更趋向于阶层更高的管理岗位，另一方面其没有足够的档案管理工作经验，因此，多数单位的档案管理工作人员仍然采用较为传统的管理方式对档案进行管理，从而发生了档案管理工作与社会发展脱节的情况。由于老工作人员的档案管理理念固化，而新工作人员没有足够的档案管理工作经验，因此，单位在实际运行过程当中缺乏专业的档案管理人才。除此之外，由于现阶段各单位在发展过程当中各环节的转型和创新，档案管理工作对相关的工作人员提出了更高的要求，只具备传统的档案管理技术的人员是无法满足现阶段单位对于档案管理工作的需求。新时代下档案管理工作人员不但需要具有专业的档案管理专业知识和管理能力，还需要对档案管理的信息化有充分的认知，具备丰富的信息化技术专业理论知识、较强的网站维护维修的能力以及局域网操作的能力等。除了专业知识和专业能力之外，一个合格的档案管理工作人员还需要有较高的职业素养，在日常工作当中做好档案采集、档案维护以及档案更新等工作，同时需要保证档案信息的安全性和科学性。

4.2 档案信息化规划落后

现阶段，我国多数机关单位管理阶层已经意识到了在单位实际运行过程当中引入信息化技术的重要性，但是由于其仍然将单位的最终效益为重点而对档案信息的重视程度不足，因此，多数单位内部对于档案管理工作未引进相应的信息化技术以及信息化设备，其档案信息化规划严重落后。

4.3 经费紧张，基础设施建设落伍

在部分对于档案管理工作并不重视的单位内甚至没有专门的档案室，同时由于单位内部经费有限而管理阶层对于档案管理工作的不重视使得档案管理工作划分到的经费比例较小，因此，档案管理工作环境以及工作设备都严重落后，基础设施建设无法达到档案管理工作的实际需求，相关工作人员也就无法通过防火设备以及防盗设备等对档案信息做好保护。

4.4 档案资料收集不全面

档案管理工作本身具有较强的复杂性和琐碎性，相关工作人员想要做好档案管理首先需要做好档案资料的收集。从现阶段我国各单位的实际发展情况来看，大中型规模的单位在运行过程当中都会产生较多琐碎的档案信息，而由于相关工作人员的专业性不足或者是管理阶层对其重视程度不足导致单位的档案收集工作效率低下，这主要表现在一些仍然采用传统的档案管理技术的单位内，本身单位所涉及的档案资料数量较大，种类较多，如果仍然采用传统的人为采集的方式，很难保证档案的全面性和精确性。

4.5 档案安全存在隐患

传统档案管理方式在对档案进行管理的过程当中，可能由于时间以及外在环境因素导致档案信息缺失或损坏，数字化的档案工作有效避免了这些问题，但是也会存在其他方面的隐患。数字化的档案信息会由于网络问题而出现安全隐患，如网络黑客攻击或者计算机病毒等。企业内部档案信息对于其实际发展起到的作用是至关重要的，一旦发生泄露，会为企业的发展带来严重影响甚至是不可弥补的损失，因此，需要相关工作人员充分重视这一问题，通过制定相应防控措施，避免档案信息泄露导致企业受损。

我国的数字化档案管理模式相对来说起步较晚，近年来才发现这一管理模式下档案可能会存在安全隐患，因此，仍有大部分档案管理人员存在传统理念，没有较强的档案安全管理意识，这使得档案管理工作实际进行当中极易出现信息泄露等问题。需要企业加强对于档案管理工作人员的综合素质培训以及专业水平培训，通过相应措施加强相关工作人员对于档案安全管理的重视程度并提升其安全意识，保证各项措施能够实际落实在各个岗位以及各项工作当中。

5 新时代下档案管理质量提升的对策

5.1 健全体制管理

档案管理工作在单位发展的新形势下已经成为其运行过程当中的重要部分，能够直接影响到单位相关战略决策及其后续发展，因此，需要管理阶层充分重视档案管理工作，结合单位实际运行情况健全相关的体制，使相关工作人员在实际档案管理过程当中有法可循。在对相关体制进行建立的过程当中，需要对各岗位的职责以及责任义务划分进行明确，保证专人专事，避免当发生意外情况时，不同部门与不同岗位之间互相推诿责任，通过完善的奖惩机制和奖惩措施带动档案管理工作人员自主加强档案管理能力的积极性，约束相关工作人员的不合规行为。

5.2 加强对档案管理人员的培训

在保证单位内部档案管理工作已成规模的前提下，加强对档案管理工作人员相关能力的重视程度，提高对档案管理领域的经费划分比例，可以由管理阶层定期组织交流会的方式加强各部门之间的沟通，通过对内引进与对外学习双管齐下的方式，提升相关工作人员的专业能力和实际操作水平，扩大档案管理专业人员队伍并提升管理人员整体能力，将档案管理人员的工作能力与其绩效进行挂钩，通过相应措施连接个人利益与单位利益，带动档案管理工作人员的自主学习意识和管理创新意识。在对档案管理工作人员综合实力的提升上，需要管理阶层结合实际情况针对单位内部各岗位的特点，制定有针对性的培训方案，充分发挥出培训的作用。

5.3 营造竞争意识

多数单位内部档案管理工作效率较低，主要是由于相关工作人员缺乏竞争意识，对这一问题进行改善可以从以下2个方面进行：首先需要管理阶层加强对于档案管理部门的重视程度，通过相应措施和手段带动档案管理部门的积极性，营造单位内部良好的竞争氛围;其次是档案管理部门内部需要管理人员制定相应措施，带动各岗位之间的竞争，可以通过相应奖惩措施以及激励措施激发工作人员活力和积极性。

5.4 完善档案管理体系，建立考核制度

现阶段，多数单位内部档案管理部门的相关工作人员数量较少，因此也没有完整独立的管理体系和考核制度，随着近年来单位规模不断壮大以及运行模式的不断转型，档案管理工作越发重要，因此，管理阶层需要结合实际情况，对档案管理体系进行完善并通过建立相应考核制度的方式，加强相关工作人员的责任意识。注意在对档案管理体系以及相应考核制度进行建立的过程当中，需要管理阶层结合档案管理工作特点以及单位实际运行情况，保证管理体系的精细化、规范化和人性化。

5.5 加大资金投入力度

经济基础决定上层建筑，因此，档案管理工作如果想要提升实际效率，充分发挥出在单位运行过程当中的作用，就需要管理阶层加大对于档案管理工作的资金投入，主要可以将资金从以下2个方面进行分配：一方面，随着我国整体科学技术水平的提升，档案管理工作在实际运行过程当中可以通过引进信息化技术的方式提升整体工作质量，不论是软件技术还是硬件设备都需要足够先进以适应时代发展，因此，管理阶层需要加大档案管理工作信息化建设的资金投入;另一方面，现阶段我国部分单位内部的管理工作人员在实际工作过程当中的责任意识以及相关能力不足，主要是由于其薪酬相对较低，无法带动工作人员的积极性，因此需要提升档案管理人员的薪酬，同时调配部分资金用于管理人员专业能力培训。

5.6 建设完善的信息化管理平台

档案管理工作所涉及的环节相对复杂，具体包括信息收集、信息分类、信息整理以及信息分析等不同环节，想要提升档案管理工作整体效率，需要对各环节进行实时监控，因此需要完善的信息化管理平台保证各部门以及各环节实现信息共享。信息收集过程当中涉及单位不同部门，因此需要通过完善的信息化管理平台，保证收集的数据信息的准确性和精确性。配备专门人员做好信息化管理平台的维护和更新，加强相关工作人员的创新意识。

5.7 强化安全管理

档案管理内容涉及单位的运行过程当中的各方面信息，因此，其能够为单位的发展战略提供相应的信息支持，但是一旦档案信息发生泄露，给单位带来的损失也是难以估量的，因此需要相关工作人员充分重视档案管理的安全工作，首先加强相关工作人员的安全意识，其次对不同类型的档案信息做好分类，最后完善相关设备设施的维护措施。

6 结语

传统的档案管理模式已经无法满足新时代下单位对于档案管理工作的要求，因此，相关工作人员需要结合实际情况加强对于档案管理工作的重视程度，同时引入信息化手段提高档案管理工作的整体效率，充分发挥出其在单位实际运行过程当中的作用，带动机关单位的良好发展。

【参考文献】

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