招标代理机构风险型招标管理服务模式创新研究

郭 玥

天津市信恒工程造价咨询有限公司 天津 300000

引言

在工程建设各项工作中,招标管理与施工合同密切相关,直接影响了合同是否能够发挥最佳效力,同时对工程工期、质量和造价目标的实现也具有极大地影响。因此如何甄选合作供应商属于工程中最为重要的环节。这就要求重视提升招标代理工作质量。传统招标的招标代理行业通常是由政府指导控制价格,取费总量相对固定,随着竞争对手的增加,行业发展遇到了更为严峻的考验。为此,探究新型招标业务模式,提升行业创新性,是保证行业持续稳定发展的关键。

一、风险型招标管理服务模式提出及特点

1.风险型招标管理服务模式提出

招标代理属于具有中国特色的服务行业,其基础为法定招标环境,要求机构首先具备招标文件编制以及组织评标的能力,可以根据业主要求完成招标各项事宜。从业主方面来说,招标代理的租用是通过招标的方法合理选择最佳的供应商,能够按照合同委托的实施工作。现阶段,招标工作较为普遍,因此,大部分的业主能够实现自主招标,委托招标代理服务必要性逐步降低。同时业主对招标大力服务的要求也不断提升,不仅要求能够获取招投标信心,顺利完成招标流程及手续办理,同时更为重视在招标过程中体现自身专业性,能够为业主提供更具针对性和经验型的意见和建议,招标代理机构是否能够提供风险保障的招标管理服务是其服务品质提升的硬性指标[1]。

2.风险型招标管理服务模式特点

风险型招标管理服务模式属于一种创新的服务模式,其主要意义就是能够提升业务管理工作效率,有效规避招标工作相关风险,并刺激产生管理外包市场实际需求。和传统代理服务模式相比,本种新型服务管理模式价值更高。业主满意度更高,同时也愿意支付更高的服务费用。

二、风险型招标管理服务模式风险

1.外部风险

名录库中备案的招标代理机构社会认同度高,一旦从名录库出去,那么会导致业务量明显降低,从而也会降低再次进入名录库的概率。因此对于新进入机构,需要抓住时机,能够在困难和挑战面前发现机会,逐步强化自身的忧患意识和风险意识。电子商务导致招标形式发生变化,同时也为招投标机构带来了诸多风险,政府和社会监督形式及机制、招投标秩序等都发生了明显的变化。监管部门制定的程序繁多且变化速度快,另外,对于招标项目来说,不同项目对应政府主管部门不同。即便是归属于同一主管部门,那么也存在差异化的管理模式和方法。这些都会增加招标服务的工作风险。

2.内部风险

管理流程的欠缺,内部交流沟通效率低,会影响信息传递的准确性及正常工作。招标代理人需要了解法律法规内容,同时还能按照客户需求充分结合自身优势,为其寻找最佳投标人。确保客户和投标人关系融洽,避免发生纠纷。

三、基于风险型招标管理服务的服务流程

1.合同执行管理

合同实施前,要求主要领导和参与方成员完成合同交底,主要阐述合同内容、主要风险、具体实施方案以及责任分配情况。在合同执行阶段,双方需要根据习惯进行磨合,通常情况下,不发生合同纠纷,双方不再对合同进行讨论。一旦发生问题,需要合同约束双方明确各自权利和义务。对合同条件均由招标机构拟定,因此对其内容较为熟悉。为此,招标阶段需要由招标机构对承包商进行讲解和贯彻。实现招标机构和承包方信息对称。通常情况下由招标机构执行合同,供需双方进行集中合同交底,并共同对合同的实施和执行进行监督、监测和纠正,避免发生合同纠纷。签订合同后,为了避免承包商不履约,则需要根据退订实施履约行为担保,业主则实施支付担保,能够确保款项履约情况。风险型招标管理业务实施过程中,对于中标承包商履约行为来说,招标代理结构具有连带责任,可协商成为承包商履约担保的受益人之一也可协商为唯一受益人,能够将履约承诺风险进行转移[2]。此举不改变业主的风险保障,并可确保履约保函中招标代理机构的受益人地位,从而强化其话语权。其优势分析为,业主如果不具备良好风险意识或是担保知识认知较差时,能够改变仅作为咨询一方的被动情况,强化其自身自主权实现招标风险转移,也可获得更高地风险报酬。合同工作规划需要明确具体实施主体或是责任人,执行过程中进行监督检查和纠正,及时发现合同执行中存在的不足,并给出有效意见或给予解决方案。风险型招标管理时,一旦承包商违背合同,招标单位可自主进行解决,如给予支持促进承包商履约,引入新的候选人,针对未完成项目进行补偿。建设项目属于特殊的商品,在执行过程中,相关影响因素较多,因此项目进行合同变更是无可避免地。从执行层面分析,工程变更可分为消极变更和积极变更两种。消极变更主要是指涉及措施,施工条件变化影响实际施工等需要进行调整。积极变更则是对设计和执行进行优化和改善,从而能够缩减项目费用、提升项目质量或是缩减项目所需时间。对索赔报告进行深入研究和严格审核、获得驳回的证据或证明、对索赔价值进行复核、制定反索赔报告、规范使用合同预防发生反索赔等均属于反索赔工作重点。工程索赔具体为在执行合同时,针对非自身原因造成的经济损失,索求时间或是经济赔偿。招标代理结构属于业主委托单位,需要采取有效措施对业主进行监督,提出预防方法并提醒注意事项,要求严格履行合同各项义务,避免发生合同违约,并进行必要管制,避免遗留索赔依据。合同实行完成结束后视为合同终止,实行单位需要及时进行准确评价,并总结合同内容和实施中的经验并统计成报告。对后续各项工作的开展,合同报告和评价具有较高的参考和借鉴价值。

2.合同收尾

合同收尾工作中工作重点为获取代理机构酬金并完成档案资料移交归档。档案资料移交归档工作需依照传统模式重点规范完成。风险型招标管理服务模式酬金的获取,对于具备较强风险规避意识项目业主来说,其管理服务价值显著,因此相比单独的代理服务来说,业主会承担更高的服务费用。国家对项目管理收费并无标准规范,双方可根据市场情况进行议价和定价,也可以参考类似工程明确具体费用[3]。

3.招标代理机构采购文件结构化管理方式

依据业务管理结构化流程框架,项目生命周期理论具体标志为可交付成果,同时遵循招标采购项目自身规律,参考项目采购管理规范,制定招标采购四步法,具体为:招标采购策划、实施、合同执行管理（采购）、收尾。招标方案属于招标采购策划阶段的成果输出,其工作内容具体为:明确招标条件、机构对比选择、代理协议谈判和签订、成立招标工作团队,调研并分析项目情况、明确业主和项目诉求、分析内外部环境具体情况,拟定招标采购计划方案,并提交给业主进行审核及修改。

四、风险型招标管理服务模式创新策略

1.总体风险应对策略

以风险管理理论为依据,需要制定相应措施提升风险承受能力并降低最终损伤,对应措施形式多样,具体包括风险规避、损失控制、风险分散和转移、风险财务转移、风险准备金以及主体保险等。以风险管理理论为基础制定风险分担原则,由风险相关方中最适合或是防范风险能力最高的一方承担危害后果属于最佳转移方法。为此,在风险性招标管理模式下,招标机构不但需要具备经济实力和专业能力,同时还需要强化自身管理能力,增加风险抵御能力,还要能够合理使用风险管理工作,最大程度转移或是规避风险[4]。

2.工程担保风险创新应对措施

目前担保模式主要分为两种,即有条件和无条件担保,需根据实际工程需求将担保类型明确在招标文件上。一般情况下,无条件担保时银行作为担保主体,采取支付反担保费形式,支持无条件索赔,对业主来说经济风险较低,缺点为业主承担的法律风险较高。有条件担保通常由专业担保机构作为担保主体,以信用担保作为保费形式,索赔是需要严格审核受益人并由法院进行最终评判,对业主较为不利。实际选择时,需要根据自身情况合理进行选择,确保自身利益。

担保品种主要分为四种,即为招标及履行信用担保、付款担保和进度担保。对于信用担保来说,对投保人的利益保证效力最佳,一般情况下,投标保额可达到2%-5%。从付款担保方面来看,分包商利益为主要保障,确保其能够获得既定款项。从履约信用担保方面来说,担保可有效预防承包商单方面违约。现阶段市场背景下,业主无法按时支付工程款情况较为多见,因此采取业主责任担保的模式,能够进一步保证承包商利益,使其顺利获得相应款项。

目前市场中担保机构主体主要为银行、保险公司和专业担保机构,被保人需要综合考虑自身情况并结合市场形势进行判断和选择。选择时需要明确,银行通常出具无条件保函,支付赔偿属于其主要担保责任,缺陷为缺乏专业知识和理赔经验。其他两个机构则具有丰富的理赔经验,同时可以出具有条件保函。另外,工程担保机构能够从工程层面合理判断承包能力,其在履约类保函方面能力理想。

实际工作中,需要重视提升从业人员专业能力、综合素养和服务质量,需要定期组织人员进行培训和学习,确保综合能力提升。同时积极引入综合性人才,要求不但有宽泛的理论知识,同时综合素质要过硬,能够专业且优质的完成各项工作。具备瞻前顾后的能力,了解合同、造价、设计和监理等环节工作,从而提升招标服务质量,能够为业主提供满意的服务。

五、结论

由上可知,对于企业工作开展来说,风险随处可见,招标代理机构需要对风险问题引起重视,明确风险的类型和具体来源,以此为依据,对创新管理服务模式进行优化和完善。慎重选择担保模式、机构和品种,并重视提升人员专业能力和工作素养。有效规避风险,高质量完成风险型招标管理服务,并促进招标代理结构更为稳健的发展。