数字化时代档案管理信息化建设研究

刘新怡

摘要：档案信息化路径的建立是一个需要不断完善的过程，不能一蹴而就。具体建立过程中，相关人员必须提高对档案信息化的了解，明确其重要性和意义，并通过观察和分析，采用合理有效的方式推进档案管理信息化建设，加快管理的现代化程度，从而更好地实现对档案的管理与应用。

关键词：数字化;档案管理;信息化建设

数字化时代下，档案管理工作必然要走向信息化建设，考虑到这一过程将面临的种种问题，我们必须采取针对性措施一一加以解决，尽可能发挥信息技术的价值，推动档案管理信息化建设高效发展。

一、提高档案管理科学化水平的重要意义和作用

1降低管理难度

运用信息化技术对档案资料进行建设和管理，大幅度降低档案管理的难度，将原来的纸质档案转化为电子档案，减少储存纸质档案的空间，降低部分档案丢失和毁损的几率，延长档案存档的时间。同时，所有档案进行数据化管理，分类归档，在查阅档案时，可以直接利用档案系统的搜索功能，查阅更加便捷，有效提高档案的利用率，优化和规范档案管理的过程和效果。目前，部分单位已经初步认识到档案信息化发展的重要性，并且从多角度针对档案信息化建设进行了研究和分析，有效提高了档案信息化建设水平，也为档案管理工作的持续稳定发展和档案资源的优化利用提供了便利。

2提升我国文化软实力

档案是国家、企业和个人的重要资料。在进行档案记录的过程中，应该坚持真实性和简洁性的原则，不仅记录国家、企业和个人的发展历程，同时能够发现其中的发展规律及其重要意义。

3方便工作开展

档案主要对过去发生的事情进行记录，如不及时整理，将无秩序，阻碍工作的顺利展开。在进行档案整理的过程中应该坚持一定的原则，即科学性，只有这样才能保证档案管理的系统性和整齐，以方便工作中快速查找，提高工作效率。

二、当前档案信息化建设与档案管理存在的问题

1档案信息化认识存在不足

现阶段很多学校领导观念落后，没有从思想上认识到档案管理的重要性，没有从资源的角度来认识档案信息，导致学校档案管理长期停留在查档、管档以及建档水平上，常将一些很有利用价值的档案信息遗忘在角落里，在很大程度上忽视了对档案信息资源的合理开发利用，严重影响了学校档案管理。

2信息数字化进程较为缓慢

一般来说，学校在实际教学中所产生的日常管理信息、教学信息等档案工作人员在完成信息整理后，将信息内容通过电子文件形式传递到数据库中，便于信息使用者通过模块进行信息查阅，实现管理的高效化、简单化。档案信息则不同，传统档案管理主要是以纸质形式保存或是记录的，倘若我们要将学校所有的档案信息进行录入，并未为这些信息构建一个档案管理数据库，是非常具有难度的，并且还会耗费大力的精力时间，故而，学校档案数字化进程还比较缓慢。

三、档案管理信息化建设的有效策略

1扩大资金来源渠道

现阶段档案管理工作的主要经费来源是财政预算，想要开展信息化建设就必须拓展额外的资金来源渠道。对地方政府而言，应加大专项预算，扩大电子政务建设规划，确保信息化建设有着充足的资金支持。除此之外，还应积极引导其他社会组织参与档案管理的信息化建设，例如，与电信部门合作以获取免费或优惠的网络资源和支持、与计算机企业合作以获取优秀的市场可用资源，甚至来自资金、技术以及服务方面的支持。

2规范档案信息化建设

统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。有鉴于此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设備及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提高助力。

3切实保障档案安全

针对档案管理信息化建设中的网络安全问题，档案管理人员应具备较高的安全和风险防范意识，主动加强安保措施，确保档案信息资料的完整性和安全性。具体而言，需要对档案信息在采集、分析、保存和使用等方面进行完善，用更科学的安全管理办法来保障档案安全，正确处理档案共享与档案保密的关系，同时备份好重要数据，不断优化安全防范技术。

4加强档案信息与电子政务信息的共建

建设电子文件中心，能够解决档案资源在信息管理、后台存储方面存在的问题，并且有助于电子文件的数据结构和格式的有效统一，促进信息资源的共享实现。为此，档案管理部门应主动寻求与电子政务部门进行合作，通过内部网络及网站的建设来进行相关信息和资料的收集，从而有效分配和利用相关的软硬件设备，保障政务信息的公开化并借由网上查询功能来提供更好的便民服务。

5加快数字档案馆建设

档案管理信息化建设过程中必须要对数字档案馆进行内容丰富和结构优化，尽可能实现档案目录数字化、编研成果数字化、档案全文数字化等。与此同时，结合用户的实际查阅需要，对一些常用的档案资源以及珍贵的档案原件进行扫描备份，确保用户能够实现全文浏览。

6建立数字化档案管理平台

数字化信息管理平台建立，既是保证档案管理有序开展的平台，又是实现时代和信息化建设的要求，因此，必须提高对这一平台建设的重视。在此过程中，应不断丰富档案的内容，尽快将纸质、声像文件信息以数字化形式进行存储，并进行分门别类，优化档案结构，生成数字化目录，为档案管理提供方便，提高对用户的服务水平。与此同时，要想不断满足用户查阅需求，还应使用扫描设备对原件进行扫描、记录，确保能够实现全文浏览，并根据档案管理信息化路径建设情况进行数字化存储。

7完善档案信息管理基础设施

要保证档案管理信息化建设的合理有效性，应对其基础设施进行完善，确保具备相应的软件和硬件设施。而由于档案管理的过程较为复杂，会涉及到录入、检索、更新和共享等功能，这就需要保证用于档案管理的计算机设备必须满足使用需求，并包含相应的系统程序。同时，为保证多项功能的实现，还要配置相机、扫描设备和录像机等辅助电子工具。另外，还应加大资金投入，对各项硬件和软件设施进行完善，建立良好的档案管理信息化发展基础，为信息化路径建立进程的推进提供有力支持。

8实施档案信息与电子政务共建

进行档案信息化管理时，要建立电子文件中心，找出档案资源信息管理环节中和后台存储方面存在的多种问题并及时解决，促进电子资源数据结果与格式的统一，利于实现信息共享。因此，档案管理部门应同电子政务部门合作共建，加强相互之间的联系，同时利用相关软件与设备实现对资源的有效分配与充分利用，从而提升管理水平。

结语

综上所述，当前网络化、数字化的发展时代已经来临，传统的档案管理工作已经无法全面适应当前的档案管理需要，只有将信息化管理技术与档案管理相结合，才能不断提高数字化档案管理水平得以有效提升，最终促进档案管理事业的持续发展，为社会经济建设提供有力的档案管理和服务。

参考文献

[1]梁金爱。数字化时代档案管理信息化的建设策略[J].兰台内外，2019（18）：21-22.

[2]李彬。大数据时代数字化人事档案管理信息化建设之我见[J].兰台内外，2018（12）：7-8.