基于知识经济需求角度探讨人事代理档案管理制度的完善

刘 敏（国家卫生健康委人才交流服务中心）

知识经济的发展在一定程度上影响了产业结构、投资模式以及教育形式的产生。基于知识经济发展的要求，大到企业、机构，小到事业单位都掀起了人事制度改革的潮流。在这种潮流之下，衍生出了一种全新的社会化人事管理，就是人事代理。人事代理是各级政府人事行政部门的人员流动服务机构，基于国家有关的政策法律法规，然后接受用人单位或个人的委托或要求，在对人事业务进行集中、统一的管理时运用基于社会化管理和系列服务的人事管理模式。不仅改变了以前的档案管理工作，使工作更高效，而且使档案得到更有效的利用和保护，使其科学化、规范化和制度化。同时，档案管理工作中也存在很多问题，档案管理工作人员要转变传统观念，接受人事代理制度，更好地完成人事代理档案管理工作。

■ 人事代理制度的重要性

随着社会主义市场经济的不断发展，单位成为独立的用人主体，逐步把原来承担的社会职责从单位中分离出来，传统的人事管理系统已经越来越不能满足知识经济发展和变化的需求，社会管理是未来趋势所在。人事代理制度的实施可以减轻用人单位的负担，提高人事管理的效率。为了使用人机制更加有活力和动力，优化人才结构，稳定优秀人才团队，减轻人才流动的后顾之忧，人员长期在管理中不能出位，职位不能上下，待遇可以高不能低，做好或做坏一个样等弊端；对于将目前实际存在的人才单位所有转变为社会所有，让单位选择人才、人才选择单位的目的，以帮助人才的有效流动、人才市场主体的形成，有效地展现出人才市场资源对于人力资源配置的作用；这也是让政府职能改变的有效利用，通过创建社会服务制度从而为经济建设服务人事工作打下基础。人事档案管理有很多的优势，其中就有提升单位更好地发展和促进单位内部人力资源的发展，充分发挥人员的重大社会价值。

■ 人事代理档案管理中的问题

人事档案管理是人事代理制度不可缺少的部分，其在人力资源开发、提高人事代理效率、提高管理水平等方面发挥着关键作用。在知识经济和社会主义的推动下，企业正在快速发展，单位事业改革，工作岗位流动加快，人事代理工作得到飞速发展，同时也暴露出了一些问题。

（一）人事代理档案内容更新慢

现今人事代理档案内容更新慢有多重因素影响，首先，档案材料内容是不断变化的，是根据个人的生活、学习和工作经历不断扩充发展的，所以人事档案也应随着个人的生活、学习、工作等因素进行调整更新。其次，现在大部分的思想都是“保密保险，利用危险”，这样的态度会使档案工作人员不敢去挖掘档案内部的信息，工作起来顾虑重重，束手束脚，因此也会跟不上时代的进步，影响档案更新的进度。最后，档案检索的质量不高，工具不好，还处于从传统向网络的过渡阶段，没有使用合适的工具，导致档案信息更新拖沓缓慢。

（二）人事档案代理普及性低

档案资源的开发会受到经济的影响，我国还是处在发展中国家，生产力的水平不是很强，然而开发档案需浪费人力和物力，这样的压力下，经济也变得捉襟见肘，从而限制了开发工作。现在我国部分人民受到的教育程度并不是统一的，因此文化教育水平的高低，也体现在了对于档案信息的利用上，导致了现在档案信息并不是全民受用。除此之外，部分企业对于人事代理档案制度重视程度低，极大地影响了档案管理水平的提高。人事档案管理具有一定的基本特征，难以引起领导的重视。在这种形势下，单位人事档案管理处于被动状态，很难有效深化档案管理改革。

（三）“弃档”和档案造假现象严重

对于一些成员档案丢失或信息缺失的情况，可采取重新建档的方式来补救。部分岗位员工为个人职业道路的发展选择弃档，甚至文件欺诈。人事档案造假，是指以谋取不正当利益为目的，采取篡改、伪造等手段，造成干部信息失真失实的行为。除此之外，实施聘用制度的日益发展，一些被扣留档案的岗位应聘者也采取重新建档，造成间接“弃档”。这些现象，违背了人事档案管理的原则，这些档案的处理需要耗费大量的时间、人力、精力和财力，在某种程度上给人事代理档案管理带来一定的影响。

（四）人事代理档案完整性缺失完善

为了更好地体现出单位工作人员的信息以及人事档案的价值，要积极对人事档案管理制度进行有效性的改革改善。然而，一些机构的管理缺乏管理规划，不能及时地对一些信息进行收集和补充，在管理工作中显得非常被动。随着改革的不断深入，尤其是涉及大量单位人员岗位流动，造成了部分档案内容的不完整，对人员离开现政府机构、学校、医疗单位、科研单位退职后的重新任用造成不利影响，人事代理档案完整性缺失现象严重。

■ 人事代理档案管理的相应措施

（一）建立科学合理的人事代理档案管理制度

要科学设置灵活的组织结构、岗位与编制。确定人力来源，建立人力资源库，构建企业岗位任职资格标准体系，准确盘点本企业人员储备及预测人力需求，合理应用人事代理档案，根据企业发展目标及岗位任职资格要求，结合员工的素质与形象特征测评，实施富有针对性的能力开发和职业管理，为以后及时为相关岗位配置人员做铺垫。

（二）提高人事代理档案管理人员的素质

人事档案管理工作是一种服务性工作，因此相关工作人员更需要具有服务精神。档案管理是指对现有文献资料进行整理、分类，并妥善保管随时查阅的工作。在这个过程中，保证所需资料的保存与记录的正确且完整是非常必要的，同时资料信息的安全和机密也要完全保障。这些要求管理人员态度严谨认真，有较强的专业能力，适时完成档案的信息化工作。另外职业道德同样很重要，身为管理很多机密信息的档案管理工作人员，一定要有职业操守，要明确并严格履行自己的职责，服务别人时态度要端正，让顾客对我们的服务感到满意。

（三）加快档案管理更新速度

要加快档案管理更新速度，就要对相关工作者有严格要求。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养,在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识,如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此,档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下,才能在实际的工作中有所发现,并能提供合理的解决方案。档案是一种重要的资源,必然要与现代科技相结合来储存及应用。将现代科技充分应用实现档案信息化，可以在一定程度上提高档案管理更新效率。

（四）推进人事代理档案标准化管理

人事代理标准化是指在人事代理档案管理过程中，对每个操作步骤的标准化，使得人事代理档案管理更加规范合理。怎样对档案进行标准化管理是档案管理中较为重要的一部分。以“单位形成文件为主”是推进档案工作规范化、标准化的基础前提。相关工作人员在进行收集、审核、整理、装订、录入等流程时，应严格按照标准化操作模式进行，从而可以得到具备规范化、标准化的人事代理档案。

■ 总结

人事档案管理对企业的发展有着重要作用。目前企业对人事档案管理普遍重视不够，人事档案代理普及性低，档案不完整，“空挡”“弃档”现象严重。因此，相关部门应采取有效措施，全面加强人事档案管理水平，促进档案工作进度的现代化发展。此外事业单位档案管理人员的素质直接决定着管理水平的高低。在工作过程中,组织需要建立一个文件管理团队和优秀的整体风格,优秀的职业素质,在现代条件下充分胜任的文件管理工作的公共机构。只有建立完善的人事代理档案管理制度，保证人事档案资料的安全、归档完整、申请方便，达到科学、规范、标准化的人事档案管理的要求，才能够可持续发展。