信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展

王志军

摘要：档案是人们对社会生活的一些规律和关键要素记载后形成的文书资料，自古至今都是非常重要的文献资料之一，并在社会生活中发挥了独特的价值作用，具有历史的再现性、知识性、政治性、文化性、社会性、教育性和价值性等特点[1]。档案管理则是通过对档案的登记、整理和存储等手段，提高了事业单位对档案管理的效率。基层事业单位的档案管理是一项重要的工作，尤其是对于一些专业技术较强的事业单位来说，对关键资料的档案管理则显得更加重要。当下在信息化和互联网的推动下，事业单位对档案管理也有了更高的要求，单一的纸质档案管理满足不了当前的需求。加快事业单位档案管理的信息化建设，既是推动档案管理的高效化转变，也是为了提高基层事业单位的管理体系和能力。因此，本篇文章从基层事业单位的档案管理着手，重点探讨其信息化的建设。

关键词：信息化背景下;基层档案管理;质量提升与发展

引言

强化基层单位的档案管理工作，有助于增强基层单位整体的管理水平，从而提高基层单位的综合实力，因为基层单位的档案管理不仅包括对基础信息的统计，还包含着整个基层单位发展的情况和运营的状况等各方面的资料。还有基层单位跟随着国家政策不断开展的各种尝试，在这些档案资料中都能够进行详细的记载，为未来基层单位的发展指明方向，在基层单位需要做重大决策时，可以通过对基层单位档案进行查阅，从宏观和微观双方面把握。基层单位档案管理水平的高低直接影响着整个基层单位的管理水平，要求基层单位的档案管理工作要做到与时俱进，立足于当今社会科技不断发展的要求，跟上时代的步伐，为基层单位的管理水平进步提供动力。

1.信息化时代档案管理的相关概念

大数据是结合基本信息技术的应用特点，在此基础之上，进行人工智能的植入，从而在进行数据处理的过程中，对数据体系巨大的信息来源可以进行准确和及时处理。此外，大数据在进行处理的过程中，不会掺杂人的主观意识。因此，可以保证数据处理的准确性，进而为数据的处理和存档提供科学保障，并为相关利用者提供服务。总之，档案管理是基层单位日常管理工作的重要组成部分，传统的档案管理主要以纸为媒介。因此，在管理过程中所需要的空间场地和人力资源等成本都耗费巨大，而且在管理过程中，受季节环境影响，对于档案的安全性存在着较大影响。为了满足时代发展需要，档案管理逐渐也从传统手工管理进入了计算机管理和信息化大数据管理的阶段。此外，传统档案管理模式在对信息数据进行提取利用的过程中，表现也是较为被动，很多档案数据被束之高阁，不能充分发挥出档案管理工作的社会效益和经济效益。信息化时代可以根据不同的客户需求进行系统化分析，因此在对用户提供档案服务的过程中，可以充分做到更加精细，并做好差异的区别对待。

2、信息化背景下基層档案管理的质量提升与发展

2.1实现基层档案管理的信息化管理与发展

为充分发挥基层档案管理时效性，保证基层档案管理先进性，必须要加快推进我国基层单位的档案管理信息化发展。首先，上级政府要给与基层档案管理工作充分的认可与帮助，通过政策、资金等来扶持基层档案管理工作，为基层档案管理的信息化发展提供充足的保障。其次，基层单位要从人力、物力、财力等方面给与档案管理的信息化发展全面的支持与保障，既要做好档案管理信息化硬件配套建设，又要做好档案管理信息化的软件配套建设，保证档案管理工作能够达到信息化办公条件。最后，在构建档案管理系统时，要提高风险意识，对潜在的信息化风险进行全面的分析，并落实好防范准备，要在系统当中配备杀毒软件、防御软件等，还要定期委派专业的系统维护人员来进行系统的维护与管理，在保证系统安全的前提下，进一步提高档案管理系统的效率。

2.2提升基层单位对档案管理工作重视

要想让基层单位档案管理工作得到发展，就需要基层单位上层领导重视基层单位管理工作，充分认识到基层单位档案管理工作会给基层单位管理以及基层单位未来的发展带来的积极影响，在这样的前提下才会为基层单位档案管理提供充足的资金和技术支持，让基层单位的档案管理工作能够更好地开展。要意识到基层单位档案管理工作重要性，最好让领导在工作过程中，能体会到基层单位档案所带给基层单位的积极作用，例如单位领导要想做出重大决策的时候，就可以通过基层单位档案中储存的重要数据为决策提供一定的数据支持，只有基层单位领导切实在重要决策中，借助于基层单位档案管理的数据，为决策提供了支持，才能够真正的从内心深处重视对基层单位档案工作的管理。

2.3提高基层档案管理人员的素质

一直以来，在基层单位中档案管理人员都是处于可有可无的境地，很多情况下都是单位的快退休人员来担任此项工作。这样的人员并不是专门的档案管理人员，谈不上实现档案的规范化管理，更不用说档案管理现代化了。而在信息技术下的档案管理，首先要有专门的档案管理人员，这样人员的知识层次不仅仅是满足于一般的计算机操作，还要求其有较高的知识层次和先进的信息技术应用能力;其次是要精通档案管理专业知识，熟悉档案管理规范要求，是属于集档案管理、信息技术于一体的复合型人才。基层单位要积极引进这样的人才，为实现档案管理电子化创造条件。

结束语：

综上，基层事业单位的档案管理需要逐渐步入信息化，应用新的技术和手段，使信息化逐步取代传统档案管理。总之，以现代化的技术和设备作为支撑，以新的管理模式和管理制度为保障，以信息化档案管理专业人才为依托，进一步促进基层事业单位档案管理工作，提高档案管理的效率，促使档案管理在质量上有进一步的飞跃，发挥出档案管理应有的职能，更好地服务于基层事业单位的发展，更好地为社会公共事务做出贡献。

参考文献：

[1]张桂琴.基层档案管理问题及措施[J].办公室业务，2020（20）：80-81.

[2]陆明，唐柳青.浅谈加强基层档案安全管理的思考及措施[J].新疆农垦科技，2020，43（09）：35-36.

[3]董俊玲.浅谈基层档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2020（08）：76-77.

[4]黄湘红.关于加强基层档案管理工作的几点思考[J].河北农机，2020（08）：125.

[5]宋淑兵.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020（15）：51-52.