新时期企业文秘人员工作中的问题及措施

聂馨

摘要：在新的时代背景下，市场竞争愈发激烈，企业要想在竞争中脱颖而出，必须提高自身效率，而办公室的工作对企业效率具有重要影响。因此，这对办公室文秘工作人员也提出了更高的要求。办公室文秘人员不仅需要具备娴熟的业务能力和较高的政治素养，还需要培养自己的全局意识和创新思维，在辅助领导进行管理工作的过程中更好地发挥自己的作用和价值。

关键词：企业;文秘工作;问题;措施

引言

在当前阶段的企业发展中，企业文秘工作中还存在诸多问题，例如思想观念陈旧，沿袭早期的工作模式，困囿于日常琐事，工作积极性不够，缺乏工作热情等，难以适应新时期对于文秘人员的工作要求。这些问题都将严重影响办公室的工作效率，从而阻碍企业的发展。因此，需要挖掘目前企业文秘工作与新时期发展要求中不相符的部分，進行分析讨论，并提出相应的解决方案，这样才能提高企业的竞争力，为企业的发展贡献力量。

1新时期企业文秘人员工作中存在的问题

1.1工作内容深度不够

企业办公室文秘是一项综合性非常强的工作，除了做好上传下达、沟通协调之外，还需要处理企业各种琐碎的事务。目前，企业的办公室文秘工作中，大部分人员仍然只注重事务性工作的办理，例如打印材料、整理文件、安排会议和行程等，而对更深层次的内容，例如企业的运行状况、行业的发展趋势等漠不关心，这就导致了部分工作的表层化、形式化倾向，因而难以给领导提供更有价值和深度的建议。当领导需要做出决策时，文秘工作人员往往无法针对关键问题提出有建设性的意见和建议，以致难以更大地发挥自身作用。

1.2人员素养参差不齐

由于时代发展较快，企业的管理体制和结构也在不断发生变化。但由于历史原因，部分企业的办公室人员更迭速度无法满足企业的发展要求，导致办公室内人员素质参差不齐。有些人专业技能跟不上，从而导致工作分配不均匀，专业技能较强的人工作量和压力较大，而有的人则较为清闲，这严重影响了员工的情绪和工作积极性，长此以往会阻碍办公室整体的工作效率。此外，在工作过程中，有些文秘人员习惯于根据经验处理工作，而不是通过最新的技术和理念解决问题，这也使得文秘工作的质量和效率大打折扣。

1.3文秘工作得不到重视

如前文所述，新时期文秘工作在企业中的作用越来越大，除了传统的上传下达和沟通协调外，还要积极做好资料信息的收集分析工作，熟悉企业以及行业的发展状况，为领导的决策提供有价值的建议。而现实情况中，许多企业依旧秉持旧的思想观念，认为文秘工作就是处理一系列琐事，没有使其得到应有重视。一方面，领导对文秘人员不够信任，没有充分认识到新时期的企业发展中文秘工作的重要性，没有为其提供发挥能力的机会和空间，导致了人才资源的浪费;另一方面，文秘人员自身也没有实现思想转变，对自身工作的价值认可度较低。

2新时期企业文秘人员工作优化措施

2.1对信息调研工作进行加强

信息是领导者用于了解工作情况以及指导工作的重要方式，也是领导者进行决策的主要依据。因而办公室秘书人员在进行信息调研的时候，应该从领导工作重心的角度出发，立足于企业员工的利益，设立全方位的信息搜集渠道，在调查研究过程中对信息进行深度挖掘，从基层工作信息中发掘出经验信息，从企业相关媒体上搜集实时热点信息，进而增强搜集信息的准确性以及时效性。1.紧抓影响企业的热点难点问题。对企业的所有工作信息进行全方位的了解，进一步增强调研的力度，在调研期间注重信息的时效性，紧抓公司各类会议以及领导部门布置的各项检查工作、落实工作，以企业的发展重心为日常的工作重点，充分把握其中的关键节点以及突出重点，随时准备好领导需要的信息，进而做到将“谋”放到公司的关键节点上，“参”放到重要点子上。2.提高调研报告质量。秘书人员应该坚持以提升领导者的满意度、基层的认可度以及实际工作的指导性为主要基本原则来起草调研报告，才能够准确传达领导的指示精神，将领导意图正确地体现出来，并真实反映基层情况。

2.2加强职业培训

文秘工作具有较强的专业性，加之新时期科技发展的日新月异，导致文秘岗位对工作人员的要求越来越高。文秘工作人员要具备扎实的专业知识、较强的业务能力以及学习能力，才能够更好地胜任此工作。因此，企业应加大对文秘工作人员的培训力度，使其专业技能得到及时的更新和应用，提高工作效率，从而促进企业发展。此外，为顺应时代发展要求，还需要对文秘人员进行相关法律法规的培训，使其可以更好地把握该行业在国家发展中的地位，将企业的发展融入到国家经济建设的进程中，从而更好地实现企业以及自身的价值。

2.3增强办公室秘书的综合服务能力

对于办公室秘书工作而言，其归根到底是一个服务岗位，因此要重视提升自身的综合服务能力。从工作的本质来看，做好服务工作与辅助决策工作有着密切的联系，做好了服务工作，也就等于是间接地对领导决策提供了辅助。随着办公室秘书人员综合素质的不断提高，其会在个别技术领域或调研层面比企业领导更有发言权。鉴于此，作为办公室秘书应在日常工作中基于“专业、超前、严谨、效率”等原则，从促进企业实现稳健快速发展的角度给领导决策献计献策。同时，针对企业发展过程中的重点工作及潜在风险进行前瞻性的分析，并及时与领导沟通，征求其意见，对做出的决策进行合理的修正及补充。此外，办公室秘书要始终立足于企业一盘棋的整体工作原则上，深入企业基层开展常态化的跨部门、跨专业调研，以便第一时间掌握企业的运行状况，从而在遇到突发性问题时，可以及时做出反应，对决策进行合理高效的调整及优化。

2.4文书档案管理工作与文秘工作一体化建设策略

制度的建立对于工作的开展意义重大，为了保持文秘工作和文书档案的一体化建设顺利推进和落实，就应该借助完善的制度去统筹规划。对于涉及到管理和监督的项目，应该及时对文书资料展开统计收集，在遵守具体的管理内容或者办法时，确保工作期间的合理性进行。从工作特征观察，再借助群体交流协商的背景下，充分聆听他人的建议，在发现不足或者缺陷的情况下，安排专业化的人员进行弥补和修饰，让整个管理环节符合统一协调化运行。在构建和完善文档一体化的相关管理制度时，应当结合更多人的意见，充分运用信息化技术以及计算机技术，在不断促进一体化建设期间，严控质量标准和操作过程的规范性。明确的制度可以为责任分工制提供导向，按照分工明确的做法，执行人员应当树立较强的责任意识，所有工作程序按照明确制度来执行，在工作内容有序开展的基础上，展现出一体化管理的理念和意义，真正实现工作中勇于负责、互相协作的目标。

结束语

新时期为企业发展带来了前所未有的机遇，也让企业面临前所未有的挑战。如何在竞争中立于不败之地，是每一位企业负责人需要考虑的问题。作为企业中核心部门—办公室的工作执行者，文秘人员在企业发展中存在的问题不容忽视。虽然目前的文秘人员在工作中还存在一定的问题，但只要找到问题症结所在，“对症下药”，通过合理的方法解决问题，就能够为企业发展增添新的活力。

参考文献

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