利用发展平台，实现信息化档案管理

赵文丽

（重庆燃气集团股份有限公司，重庆 400020）

在当前信息化数字化的时代背景下，强大的硬件设施以及快速有效的网络支持使档案管理工作相较于之前发生了翻天覆地的变化。大数据平台、行业平台使信息交流更加丰富，且信息密度更大，档案管理工作不再受限于纸笔等传统载体，利用发展平台打造的信息化档案管理将为其所服务的对象带来最优的体验。

一、信息化档案管理的优势

（一）管理模式趋于协同化、项目化

传统的档案管理模式就是将相关信息进行记录与整理，以便在需要时调出并查阅或进行其他相关工作，但其由于纸质载体的限制，相较于信息化时代的档案管理模式较为落后[1]。而当今的档案管理，在计算机和大数据平台的支持下，节约了老旧档案管理模式下的资源占用，利用云平台和硬盘对信息进行录入，无论是对于档案的整理还是查阅，管理方与使用方在权限合理的情况下都可以对档案展开相关工作，这不仅更好地展示出档案管理的多方协调，同时也要求档案管理有关工作者需要对档案进行有序的整理，在运营过程中以项目思路呈现出其完整性与可操作性。因此，信息化档案管理相较于传统档案管理更能体现出协同与项目性，使档案的处理工作更加方便。

（二）运维工作趋于专业化、平台化

在信息化档案管理中，需要在基础的档案管理基础技术上辅助以网络技术、大数据技术、平台技术、计算机技术等，因此在信息化档案管理的运维过程中，需要相关人员掌握上述知识与技术，才能保证其运维工作良好展开，这相较于传统的档案管理工作需要相关人员拥有更加专业的知识储备。

此外，信息化档案管理在形成过程中或整体完备后，其形式与突出优势在于管理者或使用者只需一台计算机或移动终端设备即可对信息展开相关工作，这说明信息化档案管理的内容集成于平台，有关人员通过平台进行有关操作即可，因此信息化档案管理的运维工作趋于平台化，同时相关工作人员也应注意自身工作围绕对应平台展开，勿偏移自身工作方向，明确工作目标。

二、信息化档案管理的现状

（一）受重视度较低

国家对于信息化档案管理工作较为关心，并出台了《关于加强企业档案信息化建设的意见》等文件进行支持[2]。因此，相关的国家机关希望各行各业能够将信息化档案管理的工作步入轨道，构建效率更高的工作框架以释放劳动力。但很多单位对于信息化档案管理工作重视程度依旧不足，对于信息化档案管理工作只是构建了“空壳”应付审查，其真正的档案管理内容依旧停留在传统的工作模式上。

（二）信息化系统建设不足

当前大部分企业或单位有关信息化档案管理的工作存在信息化系统建设不足的问题。信息化档案管理工作的展开主要依附与数据的保存与交换，这需要科学有效的系统支持，同时打造信息化系统也需要一定的成本。很多企业或单位没能长远认识到这部分成本投入所带来的收益，从短线回报来讲轻视其信息化系统建设的投入，因此信息化档案管理进度停滞不前。

（三）信息化档案利用率低

介于大多数档案使用者没能及时得到有关信息化档案知识或理念的学习与培训，其对于信息化档案管理的认识较为浅薄，因此不能真正意识到信息化档案管理的优势，故在档案相关工作展开的时候依旧停留在传统的工作模式上。因此，即便某些企业或单位建立了完备的信息化档案管理系统，其利用率也很低，面对这种情况，有关企业或单位在加大信息化档案管理建设力度的同时不要忽视成员的培训与宣传工作，将信息化档案管理的铺设工作从完整的项目视角出发，做到真正受用于企业或单位。

三、各行业发展平台对信息化档案管理的促进

通过对信息化档案管理的优势介绍并简述其当下问题，关于信息化档案管理的建设工作需要找对方法并尽快实施。由于信息化档案管理工作的根本是数据的保存与交换，因此为信息化档案管理工作建立良好的数据平台是有效办法，而数据平台的建设离不开各行业的发展平台。以汽车的生产制造行业和燃气企业为例，某汽车生产制造厂商需要建立对应的信息化档案管理模式，为更好地搜集数据并查阅数据，对应企业可以通过行业的发展平台号召平台企业，共同为信息化档案管理进行数据整备；而燃气企业的档案管理中，通过行业平台可以清晰行业内的营收状况与具体的人员成本，介于燃气本身具备随市场浮动变化的价值与价格，通过行业平台可以清晰了解企业自身的不足与对应的利润空间，从而将注意力集中在企业自身的运营方面，而运营方面一定包括企业自身的档案管理成本，从而引入新的档案管理方法，一方面可以提高企业营收利润，另一方面促进企业自身运用信息化档案管理方法更好地与行业平台衔接，形成良性运营循环。如此可以有效扩大自身数据库，增加信息的共享范围，在个别员工的档案调动过程中，甚至可以实现企业间的无缝衔接，真正体现信息化档案管理的高效性。有关平台对信息化档案建设的促进，企业和单位需要明确信息化档案管理建设需要基本的数据支持，而最好最有效的数据可以通过自身行业平台来入手，本着以最小成本寻找最多、最准确数据的思路来建设信息化档案管理，才是实现其工作的核心思路。

四、如何利用发展平台实现信息化档案管理

（一）通过平台提高管理人员的信息化档案管理意识

为更快更好的建设信息化档案管理工作，其管理人员的工作意识是非常重要的。若信息化档案管理人员不能意识到其工作的重要性，那么对于信息化档案管理投入多少建设成本都不能真正发挥其功能与效率，而管理人员的工作意识可以通过行业的发展平台来有效鞭策其提高。首先，行业平台能够有效为行业内企业或单位建立非常清晰的行业标准，平台的指引方向很大程度上影响着企业的运行方向，因此利用平台强调信息化档案管理的重要性，能够直接引起企业信息化档案管理人员的重视并积极提高管理意识，从而推进信息化档案管理工作的开展。其次，利用平台号召企业共同建立信息化档案管理，以共同实施、共同参与的方式，从侧面要求企业对信息化档案管理参与其中，即在平台共享信息化档案，不重视信息化档案管理与建设的企业将失去档案管理工作内容，从而促使管理人员提高信息化档案管理意识。

（二）在发展平台中统一并建立档案管理制度

依附于平台建立的信息化档案管理，在根本上就具备数据整合的优势，假设以企业自身为基础建设的信息化档案管理是以普通人的视角看世界，那么通过平台建立的信息化档案管理就是站在巨人的肩膀上看世界。为了通过平台能够更加有效地实现档案管理，平台需要统一下属企业的档案管理工作内容，以相同的数据形式、档案入口、上传下载格式等方面要求企业进行档案管理工作，并建立明确的制度，保证企业或单位在进行档案管理工作的时候有明确参照与执行准则。关于企业通过发展平台统一档案管理制度的实用性，通过下述例子简单说明。A企业在建立信息化档案管理过程中形成了属于企业独有的管理体系，但企业在新项目新技术引入过程中面临员工在行业内借调与进修学习的情况，由于A企业自身单独的档案管理体系，在档案随人员变动时不能很好地与行业内其他企业衔接，十分困难。面对上述情况，企业通过行业内共有平台打造统一的管理制度的必要性便凸现出来，在行业内形成一致的管理制度，能够有效解决企业之间的档案转换问题，更能有利于档案管理方法的规范，对企业的档案管理办法起到监督与鞭策作用，帮助企业更好的发展。因此，企业应该积极通过平台进行沟通，打造适用于整体的管理制度，以便共同发展。

（三）数据平台化，提升准确性与完整性

利用平台帮助完善信息化档案管理，一定要重视数据在搜集时的可靠性，即更好地打造平台化数据。信息化档案管理的核心是将档案内容信息化录入于设备或云端，而平台的作用可以有效帮助数据的集中，为企业提供数据，但集中的数据一定要保证准确性，如果平台的数据出现问题，那么所有的下属企业的工作都会随之出现问题。此外，数据平台化一定要重视其完整性，平台带来的数据虽然集中，占有信息量大，但是庞杂的信息一定要保证建立数据之间的联系，使之成为整体，当信息化档案管理在工作中搜索某词条时，在权限范围内与之相关的信息一定要自动提供给搜索者，这样可以很大程度上节约搜索者的时间，体现信息的完整性。当然，信息的完整性需要有关工作者在平台的基础上整合信息，而不是简单地将平台信息收取后置之不理。

（四）强化技术，严控人才录用

对于信息化档案管理工作，企业或单位不但要做，更要做好。而优秀的信息化档案管理工作一定离不开有力的技术支持与人才的输入。发展平台对信息化档案管理提供了良好的数据支持，而面对如此庞大的信息企业或单位更要拥有有效手段去处理与维护。因此，信息化档案管理的工作一定要积极补齐自身的技术短板，对于现有工作人员的培养与培训一定要保证与时俱进，同时严格把控新进人员，保证团队质量[3]。

五、结束语

信息化档案管理工作具备明显的优势，是时代发展的必然产物，相关工作者一定要识别社会的发展趋势，敢于吐故纳新并勇于实践。而实现信息化档案管理工作，一定要善于利用行业发展平台，抓住信息化档案管理需要依靠有效数据支持的这一核心，紧贴行业发展平台为企业或单位提供信息这一天然优势，以科学的方法和观念积极实现信息化档案管理。