医院合同事前审计浅析医院采购文件制定的重要性

周田

（德阳市第二人民医院，四川 德阳 618000）

在采购活动中，招标文件、磋商文件、谈判文件和询价文件（以下统称采购文件）是采购人为完成采购活动所制定的文件，包括商务性文件内容和技术性文件内容。按照采购人的采购要求，具备采购文件要求的资格并能够承担履约能力的投标人，对采购文件提出的实质性要求做出响应，评审委员会要依据采购文件的规定，从投标文件和响应文件（以下统称响应文件）的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查，以确定投标人是否对采购文件的要求做出实质性响应。供应商在参与采购活动中，作为投标人，在他们投递的标书中必须要对采购文件进行“实质性响应”。这里所指的实质性要求和条件，一般是指采购文件中有关采购项目的价格、采购项目的计划内容、采购项目的技术参数方面的要求和条件，合同的主要条款（包括一般条款和特殊条款）。投标文件需要在这些方面做出响应，响应的方式是投标人按照采购文件进行填报，不得遗漏或回避招标文件中的问题。交易的双方，只能就采购的内容也就是围绕采购的要求来编制采购文件、响应文件。此外，《招标投标法》还对投标文件的送达、签收、保存的程序做出规定，有明确的规则。对于投标文件的补充、修改、撤回也有具体规定，明确了投标人的权利义务，这些都是适应公平竞争需要而确立的共同规则。从对这些事项的有关规定来看，招标投标需要规范化，应当在规范中体现保护竞争的宗旨。

为了加强医院经济合同的审计监督，规范经济行为，强化风险管理，维护医院的合法权益，规避不必要的潜在风险，促进单位健康发展，保证经济合同的依法签订。在今年初医院审计科制定《经济合同管理办法》，明确了医院经济合同包括合同事前审计和合同管理专项审计。合同事前审计是医院经济合同管理的重要环节，是指在经济合同订立前，医院审计科对其合法性、规范性等方面进行的审查和评价。同时管理办法明确了采购部门、项目管理部门、审计科、财务部、法务等项目部门在合同审核的具体口径上进行了要求。例如明确了5万元以上的经济合同要进行事前审计和合同会签；审计科负责对经济合同进行事前审计；采购部门会签合同标的、金额、质量、履行期限、双方权利义务等采购文件和响应文件中反映的内容；项目管理部门会签合同履行地点、期限、方式、双方权利义务等采购需求中反映的内容；财务部门会签合同标的、价款、支付方式等财务相关内容；法务部门负责涉及重大事项的合同审核；合同承办部门应在医院经济合同正式签订前，合同承办科室将以下资料报送审计科进行合同事前审计，已同对方商定的合同文本连同订立合同的依据（项目立项及有关领导的批准文件等，预算金额在“三重一大”限额以上的重大经济合同需由院长办公会讨论及党委会同意，并附有经批准的项目可行性论证报告）；双方当事人洽谈的主要情况，合作单位的资质、执照、委托书等资格证明文件；项目的招采购文件、资料及承诺书；价款和酬金计算依据。如所套用工程定额、政府定价文件等；借款、投资、合作项目的可行性研究报告等需要提供的资料。

审计部门与合同承办部门两者是相辅相成的关系，共同的目标是把医院合同管理工作做好。在具体工作上，应各有侧重。合同承办部门主要负责合同的谈判、起草，负责合同条款内容的审查，侧重于合同的全面管理；审计部门同时作为监督部门，有督促相关部门纠正合同中不合法、不合规、不合理、不经济等条款的权力。通过审计，规范合同承办部门及合同经办人的行为，增强经办人员的责任心。合同承办部门是合同的当事人，最了解合同形成的全过程以及每一个环节。在审计变更合同条教要有充工作中，审计部门应充分听取并尊重承办部门、经办人员的意见。 变更合同条款要有充分的根据，要以理服人，不可主观武断，更不得滥用职权。合同审计要坚持急事急办、特事特办的原则。医院急需的要及时审计，只要有主管领导签字可先办审计；一般合同要在规定的时间内审完，以保证医院运营活动正常有序地运行。审核合同的内容。一般包括：当事人的名称或姓名和住所；标的名称；标的数量、质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法及其他必要条款。实施合同审计时，应该特别注意上述合同必要条款是否完备以及文字表述是否严谨。

一、合同事前审计发现采购文件的问题

近期，我们对医院采购部门报送的合同进行审计，在此过程中发现了一些值得在今后的工作中进行思考和改进的问题：

（一）从所审查的合同中可以看出，部分采购文件没有对合同的主要条款做出明确的规定。特别是对合同的付款方式没有做出明确的规定，这样容易导致在合同内容中付款方式模棱两可，从而在合同的执行过程中引起纠纷。

（二）采购文件对货物的技术参数规定不明配置不明确，从而导致投标单位所报货物配置不同，报价差别很大，无法准确进行评标的状况，同时容易发生中标货物功能与需求不一致的情况出现。

（三）询价文件，特别是对通用货物或则院内的修缮项目的采购，由于不同档次、不同品牌、不同规格的产品、不同的售后服务要求价格相差巨大，因而在询价文件中没有对此进行明确的规定，会导致厂家繁多，报价相差悬殊的状况，从而给评标带来巨大的困难，无法通过询价的方式，选出符合要求的货物。

（四）采购过程中未对供应商资质和履约能力进行严格审核，有时未查验对方营业执照等资质文件，对该公司的性质、经营范围等基本信息不甚了解的情况下草草签订了合同。特别是有些专业工程项目要求特殊的施工资质，施工单位需要符合相关专业资质等级条件，如果签订的合同缺少施工单位的专业资质证明，或者资质证明已过期，可能会严重影响到工程的质量和安全。

（五）采购文件、响应文件的内容与合同不一致，如售后服务期限、项目完成期限、项目履行内容、项目的付款方式均有不一致情况。一般情况下采购文件、响应文件、和合同三者的内容应相互印证、统一。

二、制定完善的采购文件

制定完善合理的采购文件非常重要，必须从以下入手：

（一）对于货物类项目的招标，起草的采购文件应该保证所有的满足采购人要求的前提条件下，所有投标人具有同等的公平竞争机会，同时对投标人的资质等条件必须进行严格的限制。采购文件技术参数要求内容必须明确采购货物的功能，材质以及制作工艺要求，同时要结合项目管理科室的市场考察情况，对采购文件做出具体的评分情况规定，保证采购文件的完善。根据采购文件的范围和内容要求，文件中一般应包含：项目的基本情况；供应商的资格要求，采购清单及技术参数要求；项目的服务要求，包含质量要求、售后服务要求；商务要求，包含履约时间、地点、方式、验收方式和标准、付款方式、质保期；投标的样本表格；合同的一般和特殊条款；投标保证金保函，预付款保函和履约保函的标准样本。

（二）对于服务类项目招标，由于各个医院对于外包服务的需求不尽相同，所以要结合实际的服务需求以及考核方法制定规范的服务类招标文件。招标文件应明确对投标人资格要求，包含满足项目的资质证书、财务、业绩、人员等要求。采购文件须有项目概述；服务期限及地点；服务技术要求及清单；履约能力要求；付款方式及条件；验收标准；项目内容技术标准和要求，要重点关注标注实质性要求和条件的服务参数。文件中应注明评标办法和专用合同条款避免出现问题遗漏。

（三）对于建设施工招标项目，医院的建设得到飞速，医院新建、改建、扩建的建设任务越来越重，工程项目规模、投资额也不断增加，政府财政拨款比例也随之加大，如何管理好工程项目的资金，合理安全使用有限资金，提高医院的社会效益和经济效益等问题，给医院的财务管理提出了更高的要求。近年来各类医院在工程项目采购的管理方面缺点也暴露出来，尤其是在建设工程采购和合同管理方面长期被忽视，缺乏规范性和科学性。采购文件的繁简程度要视采购工程项目的性质和规模而定。建设项目复杂、规模庞大的，采购文件要力求精练、准确、清楚；建设项目简单、规模小的项目或者修缮项目，文件可以从简，但要把主要问题交代清楚。采购文件内容，应根据采购方式和范围的不同而异。招标文件按照功能作用可以分成三部分：一是采购公告或采购邀请书、投标人须知、评审办法、投标文件格式等，主要阐述采购项目需求概况和采购活动规则，对参与项目招标投标活动各方均有约束力，但一般不构成合同文件；二是工程概况、工程量清单、设计图纸、技术标准和要求、合同工期、合同条款等，全面描述采购项目需求，既是采购项目的主要依据，也是合同文件构成的重要内容，对采购人和中标人具有约束力；三是参考资料，供投标人了解分析与招标项目相关的参考信息，如项目地址、水文、地质、气象、交通等参考资料。编制招标文件是一项十分重要而又非常繁琐的工作，必要时还要聘请咨询相关专业的专家参加，使医院工程采购和合同更加科学化、规范化。

三、我们仍需注意

制定了完善的采购文件，我们仍需注意以下几点：第一，确保采购合同内容与中标人响应文件内容一致，避免采购合同与采购内容、响应文件不一致的现象发生，维护医院的合法权益。第二，防范验收风险，由项目管理科室牵头建立的履约验收联合小组，保证验收程序合规。联合验收包括资料验收、项目验收、培训验收。第三，建立合同履行管理制度。明确对合同的履行情况进行考核，作为合同的付款依据，同时作为服务合同是否续签的依据（仅针对多年期限合同一年一签的情况）。

通过对采购合同的审计，更清楚地认识到采购文件组成部分在采购活动中的重要性。采购活动中要严格把控采购文件的质量，根据项目的实际情况，制定合理的资质审查、准确的技术要求、恰当的评分标准、规范的合同条款以确保医院采购的合法合规、财产安全完整、推进行风建设、提高采购效率。