文化馆档案数字化与信息化建设路径探讨

文/付兆雪（东营市文化馆）

近年来，随着互联网技术的持续发展，各个行业对自身数字化与信息化建设的投入不断增多，期望能够改变传统的工作方法，增强自身的综合实力。而文化馆对如何应用信息技术手段的重视性也不断提升，需要对文化馆档案数字化与信息化建设进行深入研究，创新文化馆档案管理的方式方法，对传统的纸质档案进行数字化处理，使用现代信息技术手段对其进行利用，提高文化馆档案资源的使用效率。通过深入分析文化馆档案数字化与信息化建设的必要性，探究文化馆档案数字化与信息化建设的有效路径，提出一些可靠的参考依据，推动文化馆档案管理的数字化及信息化发展。

一、文化馆档案数字化与信息化建设的必要性分析

（一）优化档案管理服务

文化馆作为一个专业的文化服务机构，必须充分认识到自身具有的职能，突出文化馆档案管理的服务价值，使其能够为广大群众提供优质的服务。在文化馆档案管理中，档案数字化与信息化建设能够对原本的档案服务进行优化，做到及时传递档案信息，提高档案资源的利用率及共享率，增强文化馆在档案服务方面的能力。同时，在文化馆档案管理中，数字化的档案资源具有重复利用的价值，且数字化档案资源的传递比较方便，可以突破空间和时间方面的限制，进一步提高文化馆档案管理的服务质量[1]。

（二）满足用户档案需求

在传统的文化馆档案管理中，其档案管理服务的内容比较单一，无法满足不同用户的需求，也就难以发挥文化馆档案管理的价值。而档案数字化与信息化建设能够解决这一问题，使得用户在档案方面的需求得到充分满足。随着用户对档案资源的需求越来越多元化，应用数字化及信息化手段开展档案管理工作，已经成为文化馆档案管理的必然趋势。应利用先进的数据分析技术对用户的档案需求进行分析，将服务于用户作为档案管理的目标，对档案资源进行有效整合，从而提供更具有针对性的档案信息服务，提升用户的满意度。

（三）提高档案管理实效

在传统的文化馆档案管理模式下，整个过程需要消耗大量的人工完成工作，且档案管理工作的时间成本较大，无法保证档案管理的时效性。目前文化馆档案管理的内容越来越复杂，必须改变以人工手段整理档案的方式，借助数字化及信息化手段进行档案处理，既能够提高文化馆档案管理的工作效率，也可以进一步提高档案工作质量，减少人为因素造成的档案缺失等问题，使文化馆档案管理更具有实效性。

二、文化馆档案数字化与信息化建设存在的问题概述

首先，在文化馆档案数字化与信息化建设中，需要配备大量的数字化处理设备，但是部分文化馆在这一方面存在较大不足，仅具备基本的扫描仪和计算机，难以满足档案数字化管理的需要。由于档案数字化管理的储存设备不够先进，依旧保留着本机处理档案、本机保存档案的模式，未能建立独立的数据库服务器，且配套的安全设备及存储设备不够专业，进而造成了档案利用率不高、档案安全风险较大等问题[2]。其次，在文化馆档案数字化与信息化建设中，部分档案管理人员存在档案数字化与信息化建设意识较弱的情况，对数字化及信息化手段的掌握程度不高，很容易出现各种各样的问题，使得文化馆档案数字化与信息化建设的进程受到影响，也无法保证文化馆档案管理工作的整体质量。

三、文化馆档案数字化与信息化建设的有效路径分析

（一）加强管理制度建设

为促进文化馆档案数字化与信息化建设的有效开展，需要对档案管理制度进行规范，对档案管理流程进行优化，制定档案数字化与信息化建设的标准，使档案资源的安全性及可靠性得到保障。应充分了解文化馆档案管理的工作情况，做好统一筹划，尽可能提高文化馆档案数字化与信息化建设的效率及质量。通过建立统一的档案管理标准，能够形成信息顺畅的档案信息网络，实现高度的资源共享。必须将数字化作为文化馆档案信息化建设的导向，保证档案信息服务的精准性，使档案数字化建设工作得以有序进行。通过制定档案使用及档案查阅等各方面的规范，建立档案保密制度、档案数字化规范和档案工作标准，有利于保证档案数字化建设的规范有序，简化工作流程，确定管理思路，明确整个档案管理的框架。作为文化馆档案数字化与信息化建设的参与者，要求各个人员做好相互配合，依据格式要求将部门的信息资料传递给档案工作人员，方便对档案质量进行整理，完成档案数字化与信息化建设[3]。

（二）合理应用信息化技术

在信息化时代的发展背景下，将信息化技术合理应用到文化馆档案管理活动中，已经成为文化馆档案管理的必然趋势，也是文化馆档案数字化与信息化建设的重要基础。具体来讲，应充分了解文化馆的发展情况，做到合理制定文化馆档案的数字化总体规划设计，合理选择数字化设备，保证软件开发的合理性，并做好相应的安全保护和查询管理等工作。根据文化馆档案管理的具体要求，对文化馆档案管理信息系统进行不断完善，使其能够适应文化馆档案数字化建设的步伐。必须保证档案管理信息系统具有良好的可扩展性，保证整个系统的运行可靠性，不能出现软硬件故障问题[4]。为降低单点故障发生的概率，应重视磁盘陈列产品在结构上的冗余设计；为保证档案管理软件系统得到定期在线升级优化，可以选择光线磁盘阵列产品。为起到良好的人机交互体验，可以采用以Web Browser为基础的图形管理界面。

应充分掌握文化馆档案管理的业务特点、相关条款及要求，安排专业的人员进行数据库管理系统的开发，以便能够进行各类资料的加工处理，且需要保证数据存储服务器的专业性，熟悉掌握系统操作方法，之后利用信息管理系统进行档案管理，及时处理小型的故障，提高文化馆档案管理的效率。由于信息管理系统的安全性受到各种因素的影响，需要做好文化馆档案的安全保护工作，对档案查询权限进行合理设置，对价值高的档案进行重点保护，做好重要档案的备份，从而提高档案信息的安全性[5]。

（三）加强档案管理队伍建设

建立一支专业的档案管理队伍直接影响着文化馆档案管理的工作水平，对档案管理队伍建设进行强化，可以推动文化馆档案数字化与信息化建设的有效进行，确保各个档案管理人员能够熟练运用信息化技术手段，切实提高文化馆档案管理的信息化水平。作为文化馆档案管理的主体，档案管理人员应具备良好的档案数字化及信息化建设意识，主动参与到这一工作中，加快文化馆档案数字化与信息化建设进程。其次，除了要培养档案管理人员的思想意识，也要重视培养内部其他工作人员的意识，促进各个人员在档案数字化与信息化建设方面达成共识，主动配合做好各项工作，从而发挥数字化与信息化在文化馆档案管理中的作用。对于档案管理人员的培训教育，既要做到充分掌握相关的理论知识，也要掌握数字化档案管理相关的操作技能，具备良好的信息化素养。同时，应重视培养档案管理人员的职业道德，使其能够保持良好的责任感，以专业的态度完成工作，不断改进文化馆档案管理，实现提高档案管理工作水平的目的。

在做好档案管理人员培训教育工作的同时，也要重视对档案管理设备的选择及创新，借助先进的设备设施来提高文化馆处理信息数据的效率。

在采用智能录入仪、单反相机、文本转化器、PC机、高速扫描仪等设备的情况下，应做好设备实操的演示和指导，确保档案管理人员能够对设备进行灵活操作，促进档案工作的顺利进行，使文化馆档案数字化与信息化建设更具有实效性。

四、结语

综上所述，为促进文化馆档案数字化与信息化建设的有效开展，充分发挥数字化及信息化在文化馆档案管理中的作用，需要提高对文化馆档案数字化与信息化建设的重视性，结合发展现状进行不断改进，重视管理制度建设、信息化技术应用、档案管理队伍建设，从而提高文化馆档案数字化与信息化建设的水平，进一步促进文化馆建设管理工作的稳步、可持续发展。