纸质档案管理与电子档案管理的融合

段秀影

（吉林省梨树县社会救助事业中心，吉林 梨树 136500）

引言

自从进入21 世纪以后，我国的信息化技术发展速度非常迅猛，应用在各行各业当中，使其获得了飞速的发展。其中，在我国档案管理事业中，为了更好地跟上时代发展速度，档案管理工作也需要与信息化技术相融合，形成电子档案的管理模式，能够更好地提高档案管理质量和档案管理效率。特别是与传统纸质档案管理模式相比，电子档案管理模式能够有较多的应用优势，可以弥补传统档案管理模式中存在的不足，可以更好地促进我国档案管理事业的发展，使其管理模式更加科学合理，能够有效地保障档案的安全性，延长档案的保存时间。因此，当前电子档案作为一种新的档案管理模式已经广泛地应用在档案管理事业当中，但是这并不代表着传统纸质档案管理模式就此消失，二者目前仍然处于共存的状态，所以如何保证纸质档案管理与电子档案管理有效融合是我们当前应当重点考虑的问题，也是要进行深入研究的问题。

一、纸质档案管理与电子档案管理中存在的区别

一直以来，我国在进行档案管理工作方面所应用的都是传统纸质管理模式，有着相对成熟的工作机制和管理模式。而进入新时期以后，信息技术的飞速发展使得档案管理工作也获得了相应的改变，与信息技术互相融合后，形成电子档案管理模式取得了明显的进步，能够提高档案管理工作的质量和效率，但是电子档案管理模式的应用时间比较短，受到技术水平和实际工作经验等相关因素的限制，会使电子档案的保护技术存在一定的缺陷和问题，尤其是和纸质档案管理模式相比仍然存在一定的不足之处。所以纸质档案管理模式与电子档案管理模式，各有各的优势和不足，我们要对其进行讨论和区分。

（一）纸质档案与电子档案归档时间的区别

在传统纸制档案管理的过程当中，对于归档的时间有着一般规定。在纸质文件形成之后，需要在第二年的上半年向相关单位的档案管理部门进行移交，从而对档案进行再次利用和查考。纸质档案管理的归档时间持续时间较长，所以会存在档案丢失或破损等风险。而进入新时期后，档案管理以电子档案的形式进行管理时，其归档时间没有明确要求，在文件办理完成之后，就可以立即进行归档操作。档案文件所形成的各个科室，可以利用互联网技术将电子档案进行及时的传输，可以立即移交给相关单位的档案管理部门，并办理交接手续，将形成的交接数据合理管理。档案管理部门的档案管理人员当接收到档案后，要对其进行登记，按照管理原则对档案的分类号进行设置，并对访问权限和级别的进行安排，这样可以方便我们在日后对相关档案进行查找和利用。这种可以随时进行归档的方式有着明显的应用优势，可以避免文件丢失的问题，使归档率和完整率都明显提升。而且随时归档也正是电子档案管理模式的主要特点，可以使档案管理的工作变得更加方便和快捷，及时归档能够降低档案文件在流转过程中出现丢失或受到病毒破坏的风险。

（二）纸质档案与电子档案的归档方式不同

最开始在进行纸质档案管理的过程当中所采取的归档方式主要是以厚卷的方式进行管理，而随着纸质档案管理方式的不断进步，当前主要是以“一事一卷软卷皮、用盒装”的方法，尽管与传统的方式相比已经有了相应的进步，但是却不可避免的仍然存在较多的问题，比如在对文件进行分类管理时有着一定难度，文件的管理程序比较多，要求严格，工作任务量非常庞大等。所以在当前时代之下，档案数量不断增多，如果仍然采用传统纸质档案的方式进行归档处理，将会有较大的难度。而自从应用信息技术建立电子档案以后，我们可以利用电子编码技术，对电子档案进行任意的编辑和修改，而且还不会留下任何痕迹。对于电子文件的储存载体也没有过多要求，能够修改很多文件的原始凭证中的关键信息。这给我们的归档工作提供了巨大的便利，但是也正因为电子档案可以随意更改，导致电子档案管理的安全性受到影响，会使电子文件的原始性、凭证性无法保证。因此，利用电子文件进行档案管理的形式，一定要随时进行数字签名和身份验证等有效的加密保护措施，确保文件能够安全地进行传输和处理。而且有关档案管理部门也要对电子文件的真实性和准确性加强重视，当接收到电子文件时，一定要仔细地检查，确定电子文件的原始性和真实性，使得电子文件的储存更加具有法律凭证效率。

（三）纸质档案与电子档案在保管方式上存在着差异

在对纸质档案进行储存保管的方式有着较强的针对性。我们需要重点考虑材料的耐久性，并且对于纸质档案的储存环境要进行优化，需要考虑到很多内容，包括温、湿度调节控制的技术、防尘、防光、防有害生物和防有害气体等技术。除此以外，纸质档案的最大缺点在于很容易被破坏，所以一定要对档案修复技术进行深入的研究，所需要研究的内容包括去污、去酸、字迹恢复、纸张糊裱等方面，这些技术会针对档案材料被破损的自然原因和结果进行处理，能够起到预防和治理的作用。而且纸质档案所需要占用的储存面积较大，因此档案管理部门应当准备专门的档案管理室对这些档案进行管理和储存，符合档案管理室的要求才能满足档案的储存时间等相关要求。电子档案的主要管理特点在于有较长的管理寿命，电子文件有长期可读性。当档案管理部门获得电子文件之后，可以打印出一份纸质档案作为备份储存，这样可以避免电子档案文件丢失后，档案信息将全部丢失的问题，可以起到双重保险的作用。但是这种方式比较麻烦，要想对电子档案的安全性加以提升，还是要依靠计算机技术的优化和发展。当前，我们所能做到的只是将电子文件接收后进行格式转换，用统一的格式进行电子文件档案的储存，可以使其有更长的使用寿命，在计算机技术不断发展的过程中，也能够实现良好的可读性，确保电子档案信息资源能够得到有效利用。

（四）纸质档案与电子档案查询、利用方式的不同

档案管理工作之所以被受到重视，是因为档案工作的开展能够为之后的工作提供更多的服务和数据支持。纸质档案在进行查询和利用时的方式与电子档案有着很大的区别，只是档案的主要服务对象是利用者给他们提供档案获取的资格和手段。但是，纸质档案的查询与利用方式却受到很多因素的限制，包括场地因素、人工服务因素等。而电子档案的查询与利用方式却更加的便捷，只要满足一个条件就能够实现。档案的利用者提前进行个人信息的注册和登记，成为电子档案的会员就能够利用互联网技术进行远程的互动，对电子文件进行及时的查阅和利用，只有满足自己的身份权限，符合要求就能进行应用。并且电子档案的相关信息，除了能及时查询以外，也可以实现借阅、登记和缴纳查询费用等功能，十分的方便，会给利用者提供更优质的服务体验。

二、电子档案管理与纸质档案管理的融合

（一）电子档案管理与纸质档案管理的共存

在当前时期之下，尽管电子档案已经成为主流的发展趋势，但是传统的纸质档案管理模式仍然无法被完全取代，二者需要在一定的时间里共存，共同为档案管理工作服务，而使得二者需要共存的原因有以下两方面。

第一个方面是因为最先形成的档案是以纸质模式为主的，电子档案是在此基础之上所形成的新的档案模式。它是纸质档案的数据化体现，电子档案能够按照不同的需求，将纸质档案的内容呈现出来。在这样的条件之下，形成的电子档案分为两种情况，一种情况是档案管理部门在接收到纸质档案时，就要求将其改成电子档案，因此此时有两种形式的档案共存，另一种情况是对以前累积的纸质档案进行电子档案的建设，将其数字化处理，所以两种档案模式共存。

另一方面，是先形成的档案是电子档案，随后需要将其转变成纸质档案。这种情况在当前时代之下比较普遍，因为社会发展速度不断加快，人们的生活节奏和工作节奏也不断加快，如果用传统的纸质模式进行记录会非常的慢，消耗很多的时间，因此当前主要以电子档案的方式进行活动和工作等相关内容的记录。在对其进行长久保存时，有可能会受到破坏，因此很多重要的电子档案需要将其转变成纸质档案的形式，作为备份储存。以这种情况所形成的两种档案共存的方式，包括两种情况，一种情况是电子档案建成之后，需要对其进行传输，而储存的部分需要以纸质化的形式保存备份。另一种情况是已经归档的电子档案需要根据使用需求转化成纸质的，所以此时两种档案共存。

（二）电子档案管理与纸质档案管理的互动

当纸质档案与电子档案共存之后所产生的就是二者的互动，因为电子档案与纸质档案将会形成两种不同的管理模式和管理系统。不同的档案管理系统，其内部要求不同，应当形成独立的管理方式，从而更好地促进自身的更好发展。但是，两种管理系统之间却又有着紧密的联系，所以需要相互融合、相互协调。两种管理模式不仅仅要完成自身的管理系统内部工作，还应当充分发挥自身的管理特点，相互配合、共同承担有关责任，共同完成档案管理任务。电子档案管理模式与纸质档案管理模式之间的联系属于相互影响的关系，这种影响可以是积极的，能够更好地促进自身发展，将其自身的功能进行完善，提高档案管理系统的工作效率，这对于档案管理事业的更好发展有着重要的意义。

（三）电子档案管理与纸质档案管相互影响的表现主要包括以下方面

电子档案管理模式，对于促进纸质档案管理的改进和优化，有着明显的作用，可以加快纸质档案的改进速度。由于电子档案的管理模式非常的现代化，档案管理速度明显提升，这对纸质的管理工作造成了巨大的冲击，也鞭策纸质档案管理进行改革，使档案管理流程可以优化，对档案管理工作一体化的发展有着重要的促进作用。利用电子档案管理模式，可以加快档案的检索速度，配合互联网技术能够使利用者更加方便地获取相关档案信息。因此，利用这一优势可以使纸质档案的查询速度加快，利用电子档案的检索功能能够快速地寻找到纸质档案。

三、结束语

综上所述，随着时代的不断发展，电子档案管理模式已经成为主流的发展趋势。当前纸质档案管理的规模不断变小，电子档案管理规模日益增大。但是电子档案管理工作仍然存在不成熟的地方，会出现一些问题，无法将纸质档案管理模式完全取代，所以二者必须要学会融合，互相补充、共同发展、共同进步。