事业单位人事档案的信息化管理尝试

李英 李实

（1.长春市双阳区国有资产管理中心，吉林 长春 130600；2.长春市双阳区国库集中支付中心，吉林 长春 130600）

结合当前事业单位的自身情况及人事档案的功能特性，注重与之相关的信息化管理，落实好具体的管理工作，有利于提高人事档案管理工作效率，丰富其管理目标实现技术内涵，更好地应对信息化时代的形势变化。因此，在促进事业单位发展、细化人事档案管理研究内容的过程中，需要提高对信息化管理的关注度，确保人事档案管理有效性。同时，信息化时代背景之下，只要加强对事业单位各项工作的信息化建设，才能够更好地开展各项管理工作，对于人事档案管理工作来讲也是如此，通过大数据技术、计算机技术的应用，使人事档案信息管理更加规范化、科学化，减少档案管理人员的工作量，提升人事档案管理工作的水平。

一、事业单位人事档案的信息化的意义

在事业单位发展过程中，为了实现对人事档案的高效利用，实现信息化管理目标，则需要对其重要意义有所了解。具体包括：第一，加强信息化管理，有利于增加人事档案管理中的技术优势，实现对丰富信息资源的整合利用；第二，通过对信息化管理的深入思考，能够使人身档案管理活动开展更加高效，在技术层面上为其管理效果的增强提供科学保障，满足事业单位的可持续发展要求。

二、事业单位人事档案的信息化管理的优势

传统的人事档案管理中工作人员重复劳动，工作量繁重，不仅会耗费大量的时间，也会降低人事档案管理效率，阻碍着事业单位的长效发展，与信息化时代的发展要求不相符，影响着人事档案的利用价值。同时，由于管理理念更新不及时、管理方式有待优化等因素的影响，使得人事档案管理计划实施状况不佳，间接地加大了其管理问题发生率，影响着事业单位档案资源整合利用效果。

其次，档案信息化建设可将人事档案的作用最大化发挥出来，实现档案资源的共享，这样管理人员就可通过人事档案数据的分析，科学合理地进行人员调动和委派，通过调阅相关职工的档案，了解其工作表现、个人经历、历史背景以及政绩等，真正做到知人善用。此外，传统人事档案都是纸质档案，纸质档案分布松散，不同部门的档案被封存在不同区域，不利于事业单位统一进行档案管理，也很难做到有效的利用人事档案内容。人事档案信息化建设可使事业单位的人事档案实现统一管理，也有利于对人事档案资源的保护，通过信息技术进行人事档案管理时，通过计算机网络录入纸质档案资料，并将其制作成数字副本，这样就能更好地对原件进行妥善保存，改变了以往纸质档案难以长时间保存的问题，也避免了人为因素导致的毁灭性破坏。电子档案不需要过多的空间来进行档案储存，也可以为事业单位省去一部分保管经费；电子人事档案可以实现远程传输，这样相关人员在调度和查阅的时候不再受到时间和空间的限制，调阅工作就会变得更加容易。这些方面的不同内容，客观地说明了加强人事档案管理信息化的重要性。因此，事业单位在拓宽自身发展思路、改善人事档案管理状况的过程中，需要考虑信息化管理方式的高效利用，构建好功能强大的管理系统，避免人事档案管理效果、利用价值等受到不利影响。

三、事业单位人事档案的信息化管理中存在的问题

（一）未将人事档案信息化管理的优势体现出来

互联网技术的推广和普及，使得传统人事档案管理方式不能满足事业单位发展需求，而人事档案信息化建设已成为事业单位进行档案管理的主要趋势。虽然现阶段大多数事业单位已经意识到信息化档案管理的重要性，也会借助信息技术开展档案管理工作，但因缺乏相关经验和其他因素影响，导致人事档案信息化管理系统的作用无法充分发挥出来，没有达到提升人事档案管理效率和质量的目的。

（二）硬件设备有待完善

硬件设施是实现人事档案信息化建设的基础，但现阶段很多事业单位中的人事档案管理信息化建设缺乏根基，虽然也会将信息化建设理论应用在人事档案管理中，但因缺乏相应的配套设施，或是部分配套设施管理性能不足，导致人事档案管理的各项信息无法在第一时间得到更新，而这对档案信息化建设的进程就会造成一定的影响。

（三）缺乏相关指导

人事档案管理经历了漫长的人工管理，因此传统管理方法会对管理人员造成很大的影响，再加上档案信息化管理现阶段缺乏相应的理论和业务指导，管理人员自身信息技术匮乏等原因，导致人事档案信息化建设无法获得理想的效果。此外，信息技术发展速度较快，因此档案在生成方式上也会较之前发生转变，现阶段档案管理存在着文档档案、数据档案管理一体化的现象，需要事业单位积极进行大数据服务平台的构建，只有这样才能进行档案一体化管理，满足事业单位的发展需求，但目前大多数事业单位正处于一体化管理模式的摸索阶段。

（四）档案管理者综合素质有待提升

很多事业单位的人事档案管理人员都是非专业人员，或从其他岗位调动过来的人员，这部分人员缺乏人事档案方面的专业知识，相关管理经验也较为缺乏，因此在开展人事档案管理时就会存在一定问题。事业单位在进行人事档案管理时对相关人员的信息化水平并未引起足够重视，也未进行信息化系统方面的培训工作，导致档案管理人员信息化水平参差不齐，而这就会造成档案信息化建设效率无法得到提升。

四、事业单位人事档案的信息化管理的对策

（一）正确认知人事档案信息化管理

和传统的人工人事档案管理来讲，人事档案信息化管理可将人事档案资料存放在电脑信息系统中，使得档案资料能够更好地被保存，也有利于相关人员进行查询和修改。其次，信息技术在人事档案管理中的应用，可使此项工作由以往的封闭性逐渐转变为开放型，而这一过程也有利于档案管理人员自身知识结构体系的更新，可推动事业单位人事档案管理水平的提升。因此说事业单位管理人员一定要对人事档案信息化建设的重要性有充分的认识，并要积极投入到人事档案信息化建设中。与此同时，档案管理部门要做好对人事档案信息管理重要性的宣传，积极构建良好工作氛围，使事业单位员工能够正确认识到人事档案信息化管理工作的重要意义，并能够配合与支持此项工作的开展。

（二）对人事档案管理人员信息化管理能力进行提升

档案管理人员的综合素质决定着事业单位人事档案管理的整体水平，因此一定要加强对人事档案管理人员各方面素质的培养工作，特别是要加强对其信息化管理能力的培养。首先，要严格把关人事档案管理人员，确保其具有较强的专业能力和管理素质，积极引进具有人事档案专业知识和信息化管理能力的人才，为事业单位构建一支具有较强业务能力的人事档案管理队伍。其次，对于现有的档案管理人员，一定要通过多种方式指导其进行学习，对其知识面进行拓宽，使其能够具备通过信息技术进行人事档案管理的能力，能够熟练运用信息技术收集整理以及管理人事档案。

（三）进行信息技术设备的配备

想要实现人事档案信息化建设，除了要打好人力资源这一软件基础之外，还要做好硬件设施的配备。首先，事业单位要能够将信息化技术、数字技术等应用在人事档案的资源开发利用当中，引进先进的专业管理系统，确保人事档案资源能够被实时收集，并实现各个部门之间的信息共享和统一管理。其次，事业单位要给予人事档案信息化建设更多的资金投入，进行相应信息技术设备的购入，并要根据事业单位的实际情况建立和健全档案管理体系，借助先进技术以及先进设备的应用，使事业单位能够早日实现档案管理信息化建设。

（四）健全人事档案信息化管理制度

事业单位要建立健全人事档案信息化管理制度，进一步提升人事档案信息化管理水平。首先，要进行人事档案信息化管理制度的建立和健全，并要明确人事档案管理的责任和权责，使每一位档案管理人员都能够明白自身职责，从而更好地进行人事档案管理工作。其次，要将原有的档案管理模式逐渐转变为精细化档案管理模式，将信息化管理作为基础，并根据人事档案管理工作内容制定管理流程，借助网络平台进行人事档案管理工作重要性及管理流程的宣传，为事业单位人事档案信息化建设创建良好的发展环境。

五、对未来人事档案信息化的发展展望

信息化管理可进一步提升事业单位人事档案的管理效率和质量，且花费成本较低，相信在不久的将来，各个事业单位的能够较好地完成人事档案信息化建设，进一步提升事业单位的人事档案管理效率以及质量，使得事业单位能够获得良好发展。信息网络应用中具有一定的开放性，因此在管理过程中可能会出现档案数据被恶意篡改或丢失的风险，所以在人事档案信息化建设中一定要特别强调安全性、保密性。在科技迅速发展的今天，事业单位的人事档案数据便可悉数保存，但是内存卡在为数据储存带来便利的同时，会出现被恶意木马篡改或丢失的风险，也有可能被病毒破坏，导致数据不全，因此事业单位的档案管理者一定要具备数据安全保存意识。管理人员可通过网络隔离技术对档案信息资源安全性进行保障，并根据事业单位的实际情况进行人事档案信息保密等级的设置，可以就档案查询设置相应的权限，只有取得相应权限的人，才有资格进行电子信息管理系统平台的查询以及数据修改。同时也可就浏览器的应用设置相应的权限，确保信息化管理的保密性，根据保密等级来确定档案的使用；对档案电子信息化管理平台中的每一项应用软件都进行加密处理，只有这样事业单位的各项运营数据和人事档案数据才会更具有安全性和稳定性，减少单位内出现人事信息资源被盗取的现象，避免因信息泄露给事业单位及其员工带来一定的损害。

六、结语

总之，人事档案管理对于事业单位的运营有着重要作用，它会对单位人力资源利用率造成直接影响，因此事业单位一定要对这一工作引起足够重视，并要借助信息技术实现人事档案信息化管理，通过各种方式提升单位员工信息化档案管理的意识和能力，要根据事业单位的具体情况进行档案信息化管理制度的建立和完善，并要通过各种方式加强培训，提升档案管理人员信息化管理水平，为事业单位档案管理工作的顺利开展打下良好基础。与此同时，通过对信息化管理方式高效利用的思考，也能使人事档案管理水平保持在更高的层面上，保持事业单位良好的管理及发展状况。