基于新媒体视野下高校档案管理工作探究

辛 维

（西安培华学院，陕西 西安 710125）

目前，社会经济和社会生活已经入大数据时代，在大数据时代背景下，大众传媒的重要表现形式是通过互联网新媒体平台里展现出来的，通过利用新媒体平台来整理和分析数据信息，从而对信息数据背后真实的价值进行探究，而且通过互联网来处理数字化信息，在当前已经有效地突破了传统的档案信息来源和单一化服务模式。在高校教育事业中，其档案管理是非常重要的一部分，因此，在新媒体视野下，高校要想进一步提高档案管理工作的效率和智联，还要适应时代的发展，突破传统的管理模式，在新媒体视角下，运用新的科学技术来提高档案管理工作的效率和质量。

一、新媒体视角下，档案管理工作和面临的挑战

（一）新媒体档案管理工作

档案管理是一项复杂且繁琐的工作，而且随着其工作内容越来越丰富，档案管理的载体形式和管理模式也在不断发生着变化。但是档案管理在很多的领域中都有着极其重要的作用[1]。当前新媒体已经在各个领域被广泛应用，新媒体的含义就是：把大数据数字技术和网络技术应用在电视或者网络以及报刊等广播媒体中而形成新的媒体方式。在目前比较广泛应用的微博、社交网站以及微信等，都是新媒体的一种表现形式，使人们利用电视或者计算机等终端给人们来提供信息化的服务。在高校的档案管理工作中，其信息资源量是非常大的，利用传统工作模式是很难提高工作效率的，所以，要把新媒体来作为一个契机，创新高校档案管理工作。

（二）新媒体视野下，档案高校档案管理临的挑战

目前，随着社会和科学技术的发展，在我国的各个行业中都应用了现代化的新媒体技术，而当前时代已经进入了一个大数据时代，在新媒体背景下，很多行业都应用现代化信息技术对档案管理和服务进行了创新。但同时新媒体也是一把双刃剑，而高校中的档案在管理过程中也将面临更多未知的挑战。在新媒体视野下，高校中的档案在管理过程中所产生的种类和数量也会越来越多，而且当前的高校档案材料很多都与之前传统的档案归档要求不符合，其经常在传统档案管理范围之外来回游离，而且还有一些高校，由于高校内的档案办公设备以及档案管理系统，还处在由传统办公的方式向现代化自动办公方式的过渡中，一些管理系统还不具备对信息进行处理携带功能材料的能力，因此，就导致高校中的很多档案没有办法进行及时的存储和归档。和之前传统的纸质档案相比较而言，在目前新媒体环境下，档案中的资料整理和更新的速度要比传统的更新速度快很多，因此，这也使得很多的档案资料比较容易出现删除、修改以及损坏等现象，而这种情况就会在一定程度上加大高校档案管理的难度。另外，随着新媒体技术的广泛应用，在这种背景下，高校档案在进行管理的过程中也将面临新的挑战，因为学生档案资料具有一定的私密性，而新媒体环境下的档案管理则具有一定的公开性和交互性，因此这就导致两者之间存在着一定的矛盾，而在这种情况下，高校在如何既可以档案甄选的效率，同时还能保障档案资料的安全性，是目前高校档案进行管理亟须注意的问题。在新媒体环境下，对档案管理工作人员的专业能力要求也越来越高，而在高校档案管理工作中，档案管理队伍的知识和年龄老龄化都非常严重，而且高校档案在进行信息化管理的同时也缺乏一定的人力资源证支持。

二、新媒体对高校档案管理的影响

（一）对现有的档案宣传工作的影响

目前在高校的档案管理工作中，使用的还是传统的方式来管理档案，而这种传统的管理方式已经没有办法顺应现在的时代潮流，引起不了人们的重视，而运用新媒体平台对档案信息资源的途径进行宣传，具有较强的普及型，能更好地引起人们的关注，促进档案管理概念的传播。

（二）对传统思路档案管理的影响

在我国目前的档案管理工作中，一般都是采用的传统的管理理念，观念比较落后，没有跟上时代的发展，缺乏创新[2]。在传统的档案管理工作中，信息查询等都比较被动，而利用新媒体平台如：微博、微信、手机媒体等新媒体平台，则能促进档案管理工作的自主性。

（三）对现有的档案法律、法规、制度等的影响

在我国的高校档案管理工作中，有很多的高校都对档案管理的重要性不够重视，因此，就导致高校档案管理体制不完善，而档案管理工作也无法得到有效的保障。另外，在通过新媒体平台来宣传档案信息的过程中，由于参与的人数比较多，涉及个人隐私泄露等问题，因此，高校针对这种现象要构建一个保密审查制度，一些公开的档案信息要实行保密审查制度，从而保证对外公开的信息内容不包含国家机密和个人的隐私。

（四）对现有档案工作方式的影响

在时代的快速发展下，虽然档案信息管理的形式也在不断创新和改变，但是，在档案管理这方面还是在运用以前传统的手工字纸档案管理形式，而字纸档案则需要大量人力物力以及财力来支撑。在新媒体视角下，如果运用快捷高效的新媒体平台，则可以有效地减轻人力物力及财力的浪费，提高了资源利用率。

三、新媒体视角下如何创新高校档案管理工作

（一）高校应用新媒体的策略

在高校的档案管理工作中，可以利用手机或者计算机等终端给学生和老师们提供一个档案信息资源的共享平台，通过手机或者计算机终端，来提高档案信息资源的利用率，促进老师和同学们之间的交流，同时，通过新媒体在档案管理中的应用，还能为老师和同学们提供一个比较全面的娱乐及信息化服务。从而还激发了老师和同学们对新媒体技术的兴趣，鼓励学生和老师们都可以参与档案管理新媒体化建设中，更好地促进档案管理与新媒体技术的结合。

（二）强化密级档案与档案管理制度

在管理时，通过深入分析其工作中可能出现的问题，然后构建一个健全的制度体系，保障档案管理工作的制度化和规范化[3]。同时，还要对密级的档案进行强化管理，对于不同密级度的档案要进行保密分级，并且设置密级指令和权限，对入网用户加强管理，保障个体用户档案信息的安全性，防止发生非法使用档案行为。

（三）突破观念

在新媒体视角下，新媒体要融入高校档案管理中来，高校的管理工作人员必须要创新思想，并科学的提高自己的管理理念，对于学校也要在优惠政策上或者资金等方面来支持档案管理工作。在对普及档案信息时，有针对性的来传播；在对档案进行资源整合分类时，要改变档案利用的被动地位，让档案利用专项话题制造方向，在进行宣传时，要摆脱传统媒体约束，利用新媒体宣传路径进行宣传。

（四）挖掘新媒体优势

相比较与传统媒体的不同，新媒体方式具有主动性，新媒体视角下，可以把社会中的热点、档案工作和工作要点有效结合，来提升档案的关注度，利用新媒体形式融合到档案管理中来，不仅能获取较多的档案资源信息，同时还顺应了时代潮流，满足了社会的需求。

（五）与现有网络技术结合

高校要有效地利用各种软件和硬件设备，同时，在档案管理工作中，档案部门要和数据库的技术人员进行合作开发建立多媒体数据库，从而来保障和实现数据的采集和储存工作[4]。把传统纸质的档案资料先进行鉴定，然后在电子格式转换，把资料输进电脑中，并且进行压缩和数字化的处理，最后按名目进行分类储存。在对档案信息进行对外公开和发布的时候，要结合受众人的需求和特点，来设置多样化的客户端接口，并且，同时还要对档案信息外部对接做好一定的安全防护工作，对档案文件内外网实行隔离，并安装内网防火墙和审计等。利用网络技术的同时，还要保障档案信息安全与高效的存储于采集以及发布。

四、利用新媒体进行档案管理的改进措施

（一）对设备进行统一

在高校的档案管理工作中，有很多的设备都不统一，就容易出现数据不兼容问题，因此，在对档案管理进行工作时，一定要配备专业化、统一以及数字化的设备系统，这样，就可以利用新媒体设备对档案信息进行一系列的转化、自动检索等一体化过程，同时设备管理系统的统一化保障了新媒体化中档案管理的可靠性。

（二）规范管理体制

在档案管理系统中，有些数据字段及信息资源存在逻辑关系，而且运行程序也有一定的关系，因此，将档案管理系统进行网络化的组成，使其数据库更加安全和完整，然后通过建立规范体制，为档案管理提供更加便捷的信息，因此，如果不进行管理体制的规范，则无法保障网络新的通畅，进而无法实现资源共享。

（三）加强管理人员的能力和素质

档案管理人员要具备较强的心理素质和能力，要有较强的责任感和敬业精神，以及细致的服务意识，要注重工作效率，提高自身的综合素质。同时，对管理系统电子文件特征和计算机网络安全知识等进行充分的掌握和了解，这样可以使档案信息资源的安全性和稳定向得到良好保障。同时要不断强化管理人员学习意识[5]，让档案管理人员积极参与到新媒体学习和培训中来，对专业知识要做到全面的了解，在平常的管理档案信息的时候，要对档案的整理、分类等一些工作重视起来，在一些不懂或者不了解的方面，要积极地进行询问或者和其他档案管理员一起讨论，从而进一步提高档案管理工作的效率。

五、结语

在新时代背景下，人们的一些重要信息资源都很多都是通过新媒体平台来进行获取的，所以，在新媒体视野下，运用新媒体技术可以让信息资源得到更充分的利用。文章首先简单阐述了新媒体视角下的档案管理工作，对新媒体在高校档案管理中的影响进行了分析探讨，并对新媒体视角下高校档案管理的创新以及如何利用新媒体进行档案管理的改进措施做了深入的探讨。通过分析得出，新媒体视角下，在高校档案管理工作中利用新媒体方式来进行档案管理工作，不仅提高了高校档案管理的工作效率和工作质量，还充分发挥了高校档案信息资源的价值，为信息资源共享做出了重要贡献。