档案信息化建设研究

王晓欢

（沈阳工学院，辽宁 抚顺 113122）

当前，对于档案信息化建设工作，我国一部分档案工作人员只是片面认知，甚或更多的认为档案信息化建设其主要就是运用计算机设备，或者是其他信息技术开展相关档案工作。而这种认知存在最大的片面性，就是并没有全面准确地认识到档案信息化建设当中存在的人文因素。档案信息化建设当中包含众多因素，在这其中不仅包括计算机技术及信息技术的运用，还包括人文因素及观念因素，想要使得档案信息化建设充分发挥作用价值，那么就一定要做到全面准确认识档案信息化建设。

一、正确准确认识档案信息化建设基本含义

其一，档案信息化建设其根本因素以及主要推动力，就在于信息技术以及计算机技术在档案相关工作当中的广泛合理运用。

其二，档案信息化建设其主要阶段性的工作目标，就是促使档案工作能够趋向现代化发展，能够满足社会发展对于档案工作所提出的要求，并且确定在网络环境当中档案管理工作以及档案服务工作的基本工作框架[1]。在我国有相关学者将档案信息化建设分为两个阶段：第一个阶段，是运用信息技术以及计算机技术等等技术形式开展相关档案工作，而针对档案信息化建设的这一认知通常情况下档案工作人员已经得以认识，运用计算机设备开展档案工作的方式已经将以往传统人工档案工作方式逐渐代替。第二个阶段，是研发电子文件。建立在新档案工作理论以及新档案工作方法的基础上进而完成档案电子文件的归档工作以及电子档案的管理工作。

其三，在进行档案信息化建设的过程中，一定要注重重新认知档案管理工作的基本原则、工作方法、工作理论等等，由于在进行档案信息化建设的过程中，需要在档案管理工作过程中运用信息技术以及计算机设备，在此基础上新的档案管理工作方法、工作手段、基本原则等等不断实现创新，并且还提出了以往档案工作过程中并没有涉及以及接触到的新问题，而针对这些新问题而言，在进行档案信息化建设的过程中，一定要注重充分考虑，并作出科学合理，客观理性的回答。

其四，针对档案信息化建设而言，其最终想要达到的目标就是实现档案信息的社会服务，进行档案信息化建设最为理想的工作目标就是能够建立在信息技术以及计算机技术的基础上实现将档案信息公开化以及透明化。

综上所述，档案信息化建设是一个系统化的过程，在这一过程当中，随着信息技术以及计算机技术的发展以及水平的不断提高，在档案管理工作当中信息技术以及计算机设备的运用也会随着发生改变，这种情况下也就意味着档案信息化建设的阶段性工作目标应随着变化进行不断调整优化，因此，在进行档案信息化建设的过程中，一定要充分考虑长远，并立足于当前实际情况的基础上，进而使得档案信息化建设的中心问题能够得以充分把握。

二、现如今时代背景下档案信息化建设的主要课题

（一）电子文件管理，纸质档案信息数字化

针对现如今时代背景下档案信息化建设实际情况而言，目前有很多档案工作单位的电子文件管理系统还存在着功能不完善等相关问题，电子文件管理系统仍然还停留在模拟文件管理业务流程这一层次上，在开展档案工作的过程中一些档案工作人员仍然采用习惯性以及经验性的工作做法[2]。因此，在进行档案信息化建设过程中，一定要注重建立在电子文件管理系统特点的基础上，针对电子文件管理系统进行宣传，实现电子档案管理系统的科学合理广泛运用。纸质档案是较为传统的档案方式，针对那些运用较为频繁普遍、社会利用面以及利用率较大、非常重要、极其需要得到保护的纸质档案来说，可以将其进行数字化处理。所谓的档案信息数字化处理，就是指利用数据压缩技术、数据库技术以及高速扫描等技术形式，将以往传统的纸质档案进而转变成为存在着有序结构的档案信息库。为了能够使得将纸质档案数字化处理工作的工作质量得以保障，在开展此项工作过程中一定要建立在安全化基本原则、选择化基本原则、标准化基本原则以及科学化基本原则的基础上。而在现如今时代背景下，我国一些单位在进行纸质档案信息数字化处理的过程中倾向于全部处理，这种情况下则导致纸质档案信息数字化处理存在着模仿数字图书馆的问题，建立在理论的角度上进行分析，这种方法将档案信息以及图书馆信息之间存在的开放性以及公共性等等方面差异完全忽视，而建立在实践的角度上进行分析来说，这种做法并不具备完全的必要性。

（二）建构档案网站，明确档案网站功能定位

所谓的档案网站，就是指相关档案工作机构建立在公共信息服务网站的基础上所构建的档案网络站点，通常情况下，都是采用网络主页的方式为所需要的人员提供档案服务或者是开展相关档案宣传工作。可以说，构建档案网站是进行档案信息化建设过程中的关键工作环节，是档案工作机构构建起与社会进行联系的桥梁。而在构建档案网站的过程中，最为关键的一大重要问题就是针对档案网站的功能定位加以明确。笔者认为，档案网站功能定位体现在以下几个方面：

其一，档案网站的服务功能[3]。在进行档案信息化建设过程中构建档案网站最为主要也是最为重要的目的之一就是向社会人们其中提供档案信息的查询服务，以此能够使得社会人民群众能够通过网络快速准确并且安全的查询到自己想要获得的档案信息。其二，档案网站的宣传功能。档案网站应当成为宣传档案工作以及档案工作机构等等的有效途径，这种情况下能够使得档案工作的社会影响力以及重要性被进一步拓展以及增强。其三，档案网站的交流功能。档案网站应该做到将社会人民群众以及档案部门之间存在的关系紧密联系在一起，进而及时全面的了解以及掌握社会对于档案工作的评价以及所希望的方向，这种情况下能够促使档案部门的工作水平以及服务水平有效提升。

（三）建设数字档案馆，充分重视科学认知

在进行档案信息化建设的过程中，我国已经开展了数字化档案馆的建设，但是针对现如今时代背景下数字档案馆建设实际情况来看，很多基层的档案工作部门也开展了建设数字档案馆的工作项目，但是笔者认为数字档案馆建设还存在着一些问题。具体而言，我国数字档案馆建设存在的主要问题其产生原因很大一方面是受到了数字图书馆的影响，档案信息以及图书馆信息两者之间存在着很大的个性差别，不仅如此，社会公众对于数字图书馆以及数字档案信息两者的实际利用需求也存在很大不同。因此，在进行数字档案馆的建设过程中一定要建立在谨慎态度的基础上，笔者认为在建设数字档案馆的过程中应建立在对于数字档案馆具备充分科学认知的基础上[4]。首先，所谓的数字档案馆，实际上就是一种通过采取电子网络的方式，进而实现远程获取档案文件信息的一种形式，这种情况下可以认为数字档案馆并不是一个具备物理存在的实体，而是建立在利用信息技术以及网络技术的基础上，将存在于不同地区的电子档案信息资源通过网络的方式实现对接，以此使得档案信息资源共享得以实现。这种情况下，能够看出数字档案馆，实际上就是一种不具备形态的档案信息组织以及档案信息利用环境。

三、全面准确认知档案信息化建设相关人文问题

（一）档案信息化建设的观念

档案信息资源观念与档案信息化建设观念之间存在的关系最为密切。在以往传统的档案工作当中，通常情况下都会将档案信息资源当作成为一种文化资源，而档案信息资源的主要作用价值就是其存在的凭证价值。而在现如今时代背景下，乃至于今后会将档案信息资源当作成为经济资源对待，这种情况下档案信息资源就能够充分发挥出其存在的情报作用价值[5]。其次，文件以及档案的开放观念以及公开观念，在以往传统的档案工作当中，我国对于非现行文件档案在一定时间限制之内以及范围之间的开发利用以及开放十分重视，但是针对现行文件档案或者是半现行文件档案而言，通常情况下，都不会给予开发利用以及开放。因此，档案信息化建设的观念应将现行文件档案或者是半现行文件档案的开发利用以及开放作为重点。最后，在进行档案信息化建设的过程中，由于新技术以及新方法所带来的冲击会导致档案工作人员遇到一些前所未有的问题，因此，档案工作人员应树立终身学习理念，进而为档案信息化建设奠定良好基础。

（二）档案信息化建设的基本思路

在以往档案管理工作开展的过程中，一般情况下，都是开展纸质档案管理工作，而在进行档案信息化建设过程中，对于这一工作开展方式需要重新考虑。建立在档案信息化建设的基础上，以往传统的纸质档案管理工作可行思路其主要体系在科学简化纸质档案管理工作以及规范深化档案检索。针对档案信息化建设而言，在进行电子文件档案信息管理工作的过程中，应该将工作重点思路体现在运用计算机设计以及信息技术对于电子文件档案管理工作流程，实现重新组合这一方面上[6]。不仅如此，档案信息化建设的档案信息资源开发以及知识服务存在着非常都的不同之处，其主要体现在档案信息资源的加工处理方式不同、档案信息资源的来源范围不同。因此，在加强档案信息化建设过程中，一定要注重知识服务是进行档案信息资源开发的新思路。

四、总结

在新时期，档案信息化建设具备十分重要的作用价值，只有加强档案信息化建设力度，保证档案信息化建设有效性，促使档案信息化建设充分发挥作用价值，这种情况下才能够保证档案工作适应现代化社会发展的要求，才能够保证档案工作取得良好的工作效果，使得档案信息社会化服务得以有效实现，而这些都需要建立在全面准确认识档案信息化建设的基础上。因此，应注重针对档案信息化建设进行分析探究，进而实现档案信息化建设的全面准确认识。