事业单位“双轨制”文书档案的安全保密管理分析

张悦

（大庆油田有线电视中心，黑龙江 大庆 163453）

前言：如今，信息技术与网络技术被广泛应用于档案管理工作中，使得文书档案管理工作模式发生了极大变化。在此情况之下，电子档案成为了事业单位文书档案的主要留存形式，为提高档案保存管理的安全性、便捷性和时效性提供了极大辅助。不过，基于“双轨制”的文书档案管理方式所面临的安全保密风险远超于传统作业模式，管理人员必须对此方面加以重视。

一、增强管理人员保密意识

信息技术与计算机普及后，事业单位逐步建立了信息化档案管理模式，并且开始实行“双轨制”文书管理机制，为兼顾纸质档案和电子档案管理奠定了基础。“双轨制”文书档案管理工作的开展，大大提升了文书档案的管理质效，丰富了文书档案的类型也提升了档案的使用和保存便捷性。但是，相比于纸质档案，电子档案的安全风险更高，且“双轨制”文书档案管理模式的应用也使得保密范围进一步扩大，保密难度进一步提升。

现阶段，许多事业单位的文书档案管理人员缺乏安全保密意识，在“双轨制”文书档案管理安全风险识别过程中缺乏敏感度；更有许多员工认为文书保密工作责任只在于文书管理人员，在报送档案时未重视保密，进而引发信息泄露。从事业单位“双轨制”文书档案管理模式应用现状来看，员工保密意识不强、保密能力不高是导致该模式实用价值难以发挥的关键[1]。为了解决这一问题，切实提高“双轨制”文书档案管理成效，事业单位应该着力提升企业全体员工的安全保密意识，增强档案管理人员的安全保密能力。

在此环节，事业单位领导需要对单位内的档案管理人员和其他部门职工进行分别培训，从而提升单位整体的安全保密意识，为提高档案收集、整理、传递和保存等环节的安全性做好充足准备。比如，以安全保密为主题召开全体职工大会，加强档案安全保密意识和思维的培养，帮助全体职工养成安全保密工作习惯，在企业内部构建良好的安全保密氛围；强化档案管理人员安全意识和安全能力培养，建立档案管理安全保密问责机制、意识能力考核机制以及完善的奖惩机制，将档案安全与保密效果与档案管理人员利益直接挂钩，从而提升他们的安全保密意识。

二、强化安全保密监管

通常来说，纸质档案的安全保密级别较高，而电子档案的安全性则会受到互联网开放性的干扰。即是说，电子档案管理承担的安全风险更高，风险种类也十分多样。在这种情况之下，“双轨制”文书档案管理人员将会面临巨大压力和挑战。大部分事业单位都未建立完善的安全保密监管机制，无论是内部管理还是外部监督都不完善，这也导致“双轨制”文书档案管理质效难以提升。为此，事业单位应该以提高档案保密性和安全性为目标，以解决档案管理现有问题为基础，建立健全安全保密内外监管模式，让事业单位在面对文书档案安全保密风险时拥有更加灵敏的反应和应对能力。

事业单位不仅应该加强档案管理部门内部管理质效，更应该设立单独的监督机构，让文书档案管理监督部门独立于单位领导层，为保证部门工作的独立性和权威性奠定基础。比如，选定单位领导层成员为档案文书管理监督机构负责人，并根据实际工作需求组建监督机构，使其独立于档案管理部门，并让其发挥监管职能。在工作中，应定期或不定期抽查档案，确保纸质与电子档案的完整性、真实性、安全性与保密性。同时，监管机构还需建立长效工作机制，对文书档案的收集、整理、存档、借阅进行全过程监督与全方位记录，让档案管理的安全保密成效得以提升[2]。

三、优化管理资源配置

文书档案管理人员能力不足和基础设施不完善等问题同样是大部分事业单位“双轨制”文书档案管理工作人员面临的问题。为此，事业单位需要积极开展职工培训、优化人力资源配置，更需要不断加强基础设施建设，为提升“双轨制”文书档案管理成效，增强文书安全保密性奠定基础。比如，组织档案管理人员参与档案管理理论知识学习，开展计算机操纵实践练习；优化档案管理部门以及监管部门的组织结构，明确各岗位组织结构与人员配置；深化信息化建设和基础设施配置，打造内部网络系统与外网防御系统，提高电子档案储存安全性。

结论：综上所述，采用“双轨制”方式开展事业单位文书档案管理，能够有效提升档案管理质量，为及时归档、落实责任、安全保管、灵活使用奠定基础。为充分发挥事业单位“双轨制”文书档案管理价值，提高安全保密管理成效，相关工作人员应该加强保密意识培养、强化安全保密管理监管、深化人力资源与基础设施管理。