科技档案信息化建设的优化策略

梁威

（黑龙江省农业机械工程科学研究院齐齐哈尔农业机械化研究所，黑龙江 齐齐哈尔 161006）

在当前市场经济环境下，科研院所科研活动增多，而且加快了与市场的融合。在这种新形势下，科研院所需要加快推动科技档案信息化建设的进程，努力提高档案信息化水平。针对科研活动中形成的科技成果，借助于信息技术实现对其完整的保存和高效的利用，。但一直以来科研单位档案信息化基础相对薄弱，因此需要积极构建完善的档案信息化建设体系，明确具体的目标，并选择适宜的软件，制定完善的制度为档案信息化建设提供指导和约束，加快拓展科技档案服务领域，实现科技档案信息的高效利用。

一、科技档案信息化建设的重要性

在当前信息化时代背景下，计算机网络技术取得快速的发展，借助于网络即能够搜索到所需要的信息资源，而且信息的利用不受时间和空间的限制。在这种新形势下，科技档案信息化建设成为管理工作中重要的发展趋势。特别是信息技术引入，其为档案信息化建设提供了更多的便利，通过构建档案信息数据库，实现档案信息高效存储，加快推动档案资源共享的步伐。再加之档案管理软件和系统的不断完善，这也为科技档案信息化建设打下了良好的基础。而且科技档案信息化管理的实现，借助于档案信息系统来对档案进行管理、分类和查询，不仅实现了资源的节约，而且实现了档案管理流程的规范，通过开发档案信息检索系统，还可以进一步提高档案信息检索的效率。特别是档案信息的开发利用水平有了大幅度的提升，档案利用者在利用科技档案信息时，不再受时间和空间制约，有效地提升了科技档案的服务水平，档案信息提取和利用更具便捷性，能够更好地满足社会各界对科技档案信息的需求。

二、科技档案信息化建设的优化策略

（一）加强对档案信息化建设的重视

科研单位领导和人员需要强化档案管理意识，对科技档案信息化建设有一个深入的认识。单位领导在日常工作中需要加大投入力度，为档案信息化建设配备完善的基础设施。档案管理人员需要积极转变档案管理理念，在日常档案管理工作中重视先进技术手段的应用，全面提升档案管理的信息化水平，为科技档案信息的开发利用打下良好的基础。

（二）加强档案管理制度的建设

科技档案信息化建设步伐的加快，这也使电子档案成为当前科技档案的主要形式，大量电子档案的出现，这也使传统的档案管理制度已无法满足实际档案工作开展的需求。因此需要加快建立健全科技档案管理制度，进一步规范档案信息化管理流程，并对具体操作进行统一，使科技档案信息化建设具有完善的制度支持，并以此来对电子档案的收集、归档、保存、管理和利用等进行指导和约束，为档案信息化建设工作的有序开展提供重要的指导。

（三）拓展科技档案服务领域

随着科技档案信息化建设进程的加快，科技档案服务工作发生了较大的变化，特别是数字化的档案信息为科技档案的利用提供了更为便捷的途径，为科技档案服务质量的提升打下了良好的基础。在实际科技档案管理工作中，档案管理人员充分的利用先进的档案管理软件实现以档案信息的统一和集中管理，全面提升档案编研水平，为档案信息化建设的深度和广度起到积极的促进作用。而且借助于网络化平台，还能够为档案利用者提供更多元化的档案服务，进一步拓展档案服务领域。特别是作为科研档案管理人员，需要强化自身综合素质的提升，掌握各种先进的技术手段，从而更好地适应档案信息化建设工作中的要求，为科技档案信息化管理水平的提升打下坚实的基础。

（四）加强科技档案信息的安全管理

科技档案信息化建设过程中，科技档案信息的安全性越发受到重视。科技档案是针对科研活动中重要信息和资料的真实记录，一旦出现泄露必然会带来无法估量的后果。在科技档案信息化建设不断深入的新形势下，在软硬件设施配备齐全的情况下，还需要重视软件的更新升级，保证档案信息的安全。对于科技档案信息管理系统中的电子文件，宜设置只读模式，避免用户随意篡改文件信息，确保数字档案信息的原始性。对于借阅科技档案的用户，宜采取身份鉴别和权限控制等措施，在提高档案信息高效利用的同时，要避免出现信息泄密的情况。另外，科技档案在转化为数字化过程中，还需要制定有效的安全防范措施，确保科技档案数字化过程中中的安全性。另外，科研院所还需要重视对档案信息管理系统的优化，重视安全技术手段的应用，进一步保障档案数据库的安全。并针对科技档案信息实施异地备份，进一步提高档案信息安全。

三、结束语

在当前科研单位信息化建设过程中，科技档案信息化建设是其中较为关键的一项内容，同时也是档案工作的必然选择。因此在实际工作中需要积极采取切实可行的措施加快促进科技档案信息化水平的提升，实现科技档案的高效开发利用，更好地实现科技档案的价值。