大数据时代档案管理的优化策略

孟妍妍

（黑龙江省大学生就业创业指导中心，黑龙江 哈尔滨 150090）

大数据时代背景下，对档案工作带来了较大的冲击，特别是档案信息量越来越庞大。这就要求档案工作要更具高效性和全面性，为人们利用档案提供更为便捷的途径，更好地发挥出档案信息资源的实际价值。而且借助于大数据技术构建档案信息数据库，能够为档案信息查询提供更多的便利，并可以随时对档案信息的增补，确保档案信息的及时性、有效性和准确性，实现档案内容和空间的进一步优化。

一、大数据在档案管理工作中的有效性分析

大数据时代背景下，档案数据量急剧增加，这就需要大量的优秀人才和先进的管理理念和方法对档案信息进行管理。并借助于大数据技术来深入挖掘档案信息价值，实现档案信息的充分利用，将档案信息的价值更好地体现出来。而且借助于大数据技术的优势及所带来的良好的契机，档案信息数据实现了优化管理，这也促使档案信息更易于存储，进一步促进档案工作效率和质量的提升。特别是大数据技术的应用，能够深入挖掘数据信息所隐藏的价值，积极整合档案信息资源，加快推进档案管理的优化升级，实现档案信息的高效利用。

二、大数据时代档案管理的优化策略

（一）针对档案信息进行云储存

针对档案进行云储存，在保证档案信息完整性的同时，还能够有效的规避档案管理工作中的一些问题。但云储存工作需要建立在完善的信息化基础上，实现对档案信息的有效处理，满足用户档案服务需求。在实际工作中，宜通过建立系统的云系统，而且各级系统之间还需要进行有效衔接，实现档案信息的高效存储和安全备份，进一步确保档案数据的安全性。

（二）创新档案服务模式

通过借助于大数据技术的优势，针对档案服务模式进行创新，并应用云计算技术，提高档案的云服务水平，为档案利用提供更为便捷的途径。在具体实施过程中，构建档案云平台，并深入分析档案用户的实际需求，针对具体需求采取相适应的服务方式，全面提升档案服务的有效性，更好地满足档案用户查询需求。各单位还需要建立档案网站，用户通过登录网站即能够进行相应档案信息的查询。而且档案部门还能够针对档案信息进行实时补充和修改，确保档案信息的及时更新，不断丰富档案信息，以此来助推档案服务工作整体质量的提升。

（三）建设相应的数字档案馆

将大数据技术与数字化技术相结合，加快打造数字化的档案馆，全面提高档案信息的利用率，促进档案信息共享的步伐。而且通过打造数字档案馆，还能够进一步完善档案服务体系，实现对电子档案的合理划分，针对复杂的数字档案信息进行整理，为档案利用者提供更优质、高效的档案服务。通过提升档案数字化建设水平，还要基于档案管理整体情况作为出发点，严格按照具体的规则和要求来提升档案电子化水平和利用率。另外，还需要针对一些重要档案信息进行保护，确保数字档案信息的安全性和可靠性。

（四）加强用户需求数据分析

针对于档案进行有效管理，其主要服务于档案信息的利用，为用户提供更优质、便捷的档案信息服务。这就需要在档案管理工作中，宜运用大数据技术来对用户查询行为数据实施分析，并根据具体的分析结果来制定与其需求相符的档案管理服务，及时为档案用户进行档案信息推送，有效的满足用户对档案信息的需求。特别是在当前网络快速发展的新形势下，网络信息更为丰富，人们获取信息的方式发生了较大的变化，更愿意借助于互联网的便利来获取各种信息，这对于档案服务工作带来了较大的影响。因此做好档案用户需求分析工作，并积极推进档案数字化建设的步伐，实现档案信息的有效共享，有利于实现档案查询和档案服务效率的提升，促进档案信息的高效利用。

（五）提升大数据档案智能检索能力

大数据时代背景下，为了能够提高档案整体服务水平，则需要重视档案智能检索能力的提升。在实际档案管理工作中，宜针对档案信息类型进行分类管理，以此来促进用户检索效率的提升，全面提升档案部门的检索服务水平。同时档案管理人员还可以运用可视化分析，将档案信息更直观地呈现在用户面前，使其更易于检索和查询到自己需要的档案信息。如在实际工作中可以借助于相应模型，在模型中置入具体的数据，针对数据信息检索情况进行预测，进行算法的深入挖掘，这不仅能够提升档案检索工作的精确性，而且还能够与智能化检索要求相符。

三、结束语

大数据时代背景下，其对档案管理工作提出了更高的要求。但大数据技术也为档案工作带来了良好的发展机遇。因此需要重视在档案管理工作中发挥大数据技术的优势，针对档案管理模式进行优化和创新，全面提高档案管理工作的科学化和现代化水平，将档案自身的价值更好地发挥出来，使其为社会发展和建设提供更为优质、高效的信息服务。