基于内部控制的印章管理

解长红

（天津市滨海新区大港油田车务管理中心，天津 300380）

个人和单位都可以拥有属于自己的印章,印章往往代表了其所属者的身份。企业和单位来讲,印章是代表企业公信力的一个重要凭证,也代表着企业经营和管理者的意志和意愿,其具有相当的合法性和权威性。如果某份文件材料加盖了个人或单位的印章,那么也就代表着这份文件的内容取得了印章所属单位的认可。这也意味着这份文件在后续行使相关权利的同时，也要代表它的企业单位，承担一定的责任和义务。本文我们就基于内部控制的印章管理展开一些讨论和研究。

一、企业印章的类型

企业印章的类型一般包括公司公章、财务章、合同章等。其中公司公章代表了公司最大的效力的一篇文章，同时也是公司法人的代表，一旦要以公司的名义发布一些文件材料时都要采用公司公章。企业单位的财务章一般由企业当中的财务人员专门管理，通常是财务主管或者出纳掌管财务章。在企业与银行或其他财务往来的对象交往时，都会用到公司的财务章。如果企业单位要签订合同，就必须加盖公司的合同章，这样就表明本公司单位会承担这次合同签约范围内的权利和义务。企业印章对于公司各方面的工作都起到了一定程度上的控制作用，明细企业的各类印章及其用途也是十分必要的。

二、基于内部控制的印章管理可能存在的风险

对于企业来说，其拥有的印章种类和数量颇多，因为有的企业规模庞大，其总部和各层级单位以及部门都有不同的职责和业务需求和，所以其拥有的印章种类多和数量大成为那很多企业面临的现象。面对这么多的印章，在基于内部控制的印章管理上可能就会存在各种各样的风险。

（一）印章被窃取

目前国内大部分企业的印章都是由人工保管，在保管过程中很可能存在各种不安全的因素导致印章被不法分子窃取，从而极大地危害公司的利益。比如说，在印章被保管期间，如果管理人员工作疏忽或者保管地方被别有用心之人侵入，印章就极有可能被窃取。

（二）印章被损坏

印章在使用过程中，还有可能因为各种各样的因素被损坏从而影响基于内部控制的印章管理。比如说，印章的印有使用错误或者使用印章时的姿势不当都会使印章产生变形或者磨损等损害。这些损害一旦造成就会对公司的业务办理和其他事务性操作产生一些阻碍，这样一来也不利于内部控制的印章管理工作。

（三）印章管理不当

如果印章保管人的风险意识欠缺，或者其对工作职责的责任感偏低都会导致印章在保管和管理的过程中降低其安全性。另外，印章保管人很可能存在休假或者调动等不确定性因素，这些因素同样会给印章的保管和管理带来风险。

三、基于内部控制的印章管理办法

（一）考量内部控制的内部环境

印章管理内部控制的内部环境因素主要包括印章的管理制度,印章的使用审批流程以及印章的专门管理机构等。如果想要改善基于内部控制的印章管理办法，就要着重考虑内部环境这一个关键要素，因为其在一定程度上直接影响了印章管理工作的规范性和有效性。为此企业相关部门一定要确保建立一个权责统一的完善印章管理制度，同时也要建立专门的印章管理机构，去规范印章的使用审批流程，这样多管齐下，从内部控制的内部环境入手，就可以为印章管理工作打下一个较好的基础。

（二）规范内部控制的具体活动

在基于内部控制的印章管理工作中，控制具体的活动要素是实际工作中要采用的有效手段，也是其中最有实践性的一个要素。只有通过控制具体的活动，才能够将内部控制这个理念落到实处，才能将内部控制的作用和价值得到最大程度上的实现。

从考虑内部控制的具体活动这一角度来看，改善印章管理的质量一定要仔细把控企业在各种使用印章时的流程规范性。比如说，企业单位的印章管理一定要如实登记，这样企业单位才能对印章的使用情况心里有底。为此其可以制作一张适用于本企业的印章使用登记表，这个登记表应当尽可能详细地记录印章使用的相关情况和相关人员信息，包含的内容应该有申请使用印章的单位、理由以及印章使用审批承办人和审批人的姓名等。通过对印章使用的具体活动进行有效管理，可以在一定程度上减少使用印章的风险，也可以将此登记表作为追究相关责任的证据。推动印章管理水平的提升，规范基于内部控制的印章管理的具体活动。可以有效促进企业管理风险的发生。

（三）加强内部环境的信息沟通

当一个企业的各项信息可以在内部实行透明且高效的流通时，那么其管理水平与效率也会大大提高。同理，如果企业单位可以进一步提升本单位的信息流通度，那么基于内部控制的印章管理工作也会更加顺利地进行。企业单位可以积极听取广大员工的意见、集思广益，从而建立更加高效的信息沟通机制，在提升企业内部信息沟通效率的基础上，可以进一步加强对印章管理的规范。

（四）构建内部控制的监督系统

如果企业能够建立一个完善的内部控制监督系统，就可以更加有效的追踪并监督以上三方面的内部控制要素，从而进一步提升企业印章管理水平。从构建企业内部控制的监督系统这个角度来看，企业首先要从顶层设计出发，制定一个印章管理的监督制度，然后再设置一个专门的印章监督机构，这样就为提高基于内部控制的印章管理水平提供了一个机制保证。另外，企业还要仔细分析监督系统搜集的信息和数据，然后根据反映出来的问题制定针对性的解决方案，最后将基于内部控制的印章管理工作落实到每一个细节。

印章管理工作对于每一个企事业单位来讲都是内部控制中的重要工作，因此相关单位一定要重视起来，并且努力思考如何提高企业的印章管理工作水平。加深印章管理在企事业单位中的重要作用的认识，并且积极探索如何高效开展基于内部控制的殡葬管理工作，对于提高企业的效益和管理效率来讲都大有裨益。