办公室文书档案管理初探

严丽容

（漳州市龙文区步文街道办事处，福建 漳州 363005）

办公室文书档案保存的资料包括行政管理、党政管理等相关资料，对行政单位的整体信息进行收集和管理，实现对各项管理工作的全面清晰记录，部门内部成员积极沟通、努力协调，才能提升办公室文书档案收集与管理的工作效率，以推动行政部门的长期稳定发展。

一、办公室文书档案特点

办公室文书档案是办公室日常行政管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，无论是办公室文书档案的形态、内容以及利用价值等方面，均表现出与其他档案显著的差异和不同，有其自身的管理规律和特点。

（一）分散性

办公室文书档案分散性，指的是其原始记录的分散性，即，办公室文书档案内容包括日常行政管理过程中产生的具有保存价值的文献资料，包括通知、通告、批复、总结、合同等等，涉及行政管理类、党群类等，类型众多，内容分散复杂，增加了文书档案收集、管理的难度。

（二）成套性

与其他档案相比，办公室文书档案具有显著的成套性，所谓成套性，是指从文书档案所承载着的信息之间的关联性来看，主要表现在办公室文书档案是围绕某项工作、项目或专业建立起来的文书档案，体现了完整信息内容。

（三）价值性

办公室文书档案是办公室日常行政管理过程中留下的具有保存价值的文件资料，文书档案是行政管理的重要成果及信息源，发挥着重要的参考、凭证价值，为行政管理决策及发展规划等提供文字信息参考依据，对提升行政机关管理决策性和规划科学性发挥着重要作用。

二、办公室文书档案管理方法

（一）提升办公室文书档案管理人员的工作意识

高层领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，加强内部宣传，提升工作人员的工作意识。通过积极的宣传，使得工作人员对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质，档案管理人员的工作更加科学，非档案管理人员使用文书资料时更加规范，尽量不给相关工作者添麻烦。适当的宣传让其他工作人员了解档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理人员的工作积极性。

（二）建立档案管理网络体系

档案管理工作需要对相关文件及时记录、整理，将文书资料纳入需要归档的范围内，之后还需要定期对文书资料进行核对，保证档案内容的完整性，将立卷的初始工作与文书处理的结束工作结合在一起，为日后开展档案管理工作打下坚实基础。在档案管理人员中建立树形结构网络体系，有层级的科学管理，对每一项档案管理工作分配到人，精准分工。同时加强档案管理工作者之间的沟通，当遇到问题时可以及时联系，人员之间清楚了解互相的工作内容，当需要协调合作时，可以准确找到相关工作负责人，事半功倍。

（三）加强档案管理工作队伍的人才建设

当前办公室文书档案管理人员的综合素质普遍偏低，应加强档案管理人员的技术培训。首先，在人才引进上，应加大投入力度，适当提升相关人员的招聘条件，同时增加档案管理工作者的资薪待遇，以吸引更多优质的专业性人才。其次，应加强在职人员的技术培训。单位可以派出部分工作人员，到档案管理优秀的单位进行学习，选择适合本单位档案管理工作的方法进行学习。随着社会的发展，对档案管理工作者也有了更高的要求，请相关培训人员对在职员工定期培训，保证办公室文书档案管理人员的技术水平满足单位发展的需要。最后，单位领导者应该构建办公室文书档案管理的考核指标，指标包含的方面尽可能全面，对相关档案管理工作者进行定期和不定期的考核，使得工作人员不易产生懈怠心理，保持较为良好的工作效率。同时，将工作人员的工作用绩点进行统计，将工作效果与工作人员的薪水相挂钩，提升工作人员的工作积极性。

（四）创新办公室文书档案收集与管理的工作模式

传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分单位发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。单位管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。

（五）增强信息安全意识

为避免档案信息遭到泄漏或者破坏，办公室档案管理工作人员应当加强安全意识。办公室档案信息主要包括各个部门工作进度、会议记录、员工档案和病患信息等，都是保证单位正常运转的重要资料。单位日常运转的资料有着很大的保存价值，并且应当确保档案信息的真实性和准确性。信息时代的背景下要将各类资料进行信息化处理，应用现代计算机技术将信息以电子形式保存，并且将各项资料分类保存，建立对应的数据信息库，使得单位档案形成系统和完整的电子信息系统。将传统的纸质档案保存的信息经过技术处理加以保存，并且采用加密形式进行处理，保护档案信息。建立办公室档案信息化体系是漫长过程，也是构建信息化办公室档案管理平台的主要方法。

三、结语

综上，办公室文书档案管理作为单位行政管理的真实历史记录，也是行政办公必不可少的重要因素之一，对协助单位领导处理事务性工作提供信息参考等发挥着极其重要的作用。办公室文书档案管理水平直接体现了行政管理效率和水平，要结合新时代档案管理的实际需要和特点，不断加强办公室文书档案规范化管理，夯实文书档案管理基础，不断提升案卷质量，加强办公室文书档案立卷归档指导，不断提升文书档案规范化管理水平，对发挥文书档案利用价值具有积极的现实意义。