浅谈企业人事档案的精细化管理

杨 虹，陈忠伟，赵尔梅

（金川集团股份有限公司，甘肃 金昌 737100）

1 企业在人事档案专项审核工作预审环节中出现的主要问题及成因分析

1.1 存在的问题

一是资料短缺。预审过程中发现档案中部分材料短缺，几乎每本档案或多或少都存在有材料短缺现象，如表彰和考核材料散失较多，有些员工的相关学历学位或专业技术职称没有存档。

二是档案材料完整性不足。在档案专项审核过程中，大量存在档案归档材料不全的情况，尤其是员工工资、职称、职位、履历等的变动情况材料的完整性不足，主要集中在职培训材料、论文发表等科研水平材料等。许多档案存在内容不完整、准确性不足、要素不全的现象，已归档的材料也出现材料不规范的情况，

三是档案材料的内容不准确。预审中发现，现有的档案材料中，存在许多档案记载内容前后不符及内容失真的现象。如：职工档案中记载的出生时间、参加工作时间前后不一致，工作经历、教育经历记录不完整等“三龄两历”记载多样；出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；甚至更有个别档案的出生年月前后相差较大；参加工作时间、入党入团时间前后不一致、基础学历前后填写不同的情况。

1.2 原因分析

一是对档案管理的认识不足。相关业务机构对档案管理认识不足，部分业务机构认为档案工作是组织人事档案管理部门的工作，不能主动配合档案部门做好员工个人信息更新、归档材料提交等工作。部分档案管理人员对岗位重视程度不够，没有真正认识到自己所做工作的特殊性及重要性，认为档案岗位是一个工作繁杂、没有直接经济效益、吃力不讨好的“角落”，以消极心态对待工作。部分员工对人事档案的作用认识不够，在填写档案材料内容时不认真，敷衍了事，履历表中学习简历、家庭成员及社会主要关系等不填写或者填写不全，能省则省。有的把再教育后的学历、进修后的资料、职称评定材料，自己保管，不及时上交档案管理部门进行归档，造成档案材料不完整。

二是员工人事档案制度不完善，导致在档案管理工作各环节不严谨。如归档范围界定不清，相关业务机构及员工个人不了解应归档材料的范围，造成应归档的材料未能及时归档，无需归档的材料进行了归档。

三是档案管理条件不完备。根据相关规定，档案保管室应配置有通风、防潮、防火的设备,做好防虫、防霉、防盗，充分保障档案室的安全。但部分档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，人事档案随处堆放的现象时有发生,档案材料保管存在着巨大的安全隐患。在管理手段方面手段较陈旧，与现代化管理水平不同步。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档的简单方法，计算机技术没有得到广泛普及和应用。多数企业目前的人事档案未形成档案管理系统，仍旧依赖于人工检索和查阅，在调阅档案时依然采用原始的手工操作方式反复调用原件，导致出现纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

2 对加强企业人事档案精细化管理的对策和建议

2.1 加强档案管理，提高重视程度

要通过加强管理，提高各级人员对档案管理的重视程度，使各级管理人员深知人事档案与科技、文书、会计等其他档案的管理同等重要，同样需要严格要求、严格管理。组织人事部要抓住档案管理工作的核心环节，对人事档案管理工作予以充分重视,充分认识到人事档案管理工作在公司挖掘人力资源潜力中的作用，将档案管理工作列入组织人事部的管理计划，在系统例会听取档案管理人员的工作汇报,将档案管理和薪酬、调配、培训等工作一样纳入绩效考核，要有计划的定期对档案管理工作进行检查、督促、指导，并制定岗位责任制，明确责任，发现问题及时解决。促使各单位档案管理人员、相关业务机构，乃至相关领导增强档案管理意识。

2.2 加强制度建设，强化工作流程

要进一步实现规范化、科学化、标准化管理，提高档案管理精细化水平，就必须要建立和完善档案管理制度，严格执行管理工作流程，寻找适应企业精细化管理的方法和途径，使企业的人事档案管理基础工作的各个节都要按照统一的程序和方法来进行。在严格执行《干部档案工作条例》、《档案法》等国家级各项规章制度的同时，要建立、健全适用于企业档案管理、查阅、借阅、保管、保护等环节的制度，对归档范围、责任主体、装订标准、借阅程序、保管要求、奖惩考核等各环节做以严格规范，让人事档案管理工作逐步制度化、标准化，持续提高人事档案精细化管理水平。

2.3 规范工作标准，提高人事档案质量

有了人事档案各项管理制度，还应对档案工作标准加以规范，才能切实提升档案管理水平，档案管理人员要遵循工作标准，认真履行职责，提高档案质量。

2.3.1 规范材料收集、归档、鉴别标准

认真做好人事档案材料的鉴别、归档工作，对收集的人事档案材料，必须经过认真有效的鉴别，做到取舍得当，手续完备，归档及时，字迹清楚，项目完整，要素齐全，真实准确，确保档案的绝对安全和无误。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，手续不全的材料要及时补办，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.3.2 规范档案装订、立卷标准

要对档案的装订、立卷有统一规范，要详细、具体、可操作性强。归档的材的料纸张规格要统一，装订线要有具体数据，对于客观原因确实无法统一的纸张应左对齐还是下对齐，复印件的装订应遵循横版还是竖版，什么情况下复印件需要粘贴、用什么拓纸粘贴，材料编号应该在什么位置、编号规则如何，破损材料应当如何修补、应用什么材质修补，档案分类标准如何，目录应该如何录入， 档案盒子怎么统一，立卷后如何编号等。档案管理人员要认真执行规范，确保每本档案的质量。

2.3.3 规范归档、保管、借阅标准

规范档案材料收集后的装订时限，档案保管的温度、湿度，如何防虫防蛀，规范借阅手续，做到转入、转出、接收材料，查阅、借阅档案有登记，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，杜绝档案材料遗失、毁损、泄密等情况的发生。

2.4 改善人事档案管理设施，提高档案管理人员素质

现阶段的人事档案管理，不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对档案所需的设施和从业人员素质都提出了更高的要求。

2.4.1 改善人事档案管理设施

现代化的设备设施是实现人事档案精细化管理的物质基础。人事档案管理部门要积极争取领导支持，改善档案管理设施和设备。首先是要有独立的防火、防潮专用库房，专用库房不应与档案人员办公地点合并，库房内配置铁质档案柜、灭火器、除湿机、空调机等设备，要组织人员定期对库房的防火、防潮、防蛀、防光、防高温的设施和安全措施进行检查，确保人事档案的存放安全。

2.4.2 提高档案管理人员综合素质

人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。因此，档案管理人员要做到遵守制度、坚持原则、保守秘密、严守纪律、严谨认真、吃苦耐劳、甘于奉献。档案管理部门要加强政治理论学习和业务培训，组织档案管理人员系统学习党和政府、企业制定的有关人事工作的政策、法规和新知识、新技能，掌握人事档案工作的各个环节和基本要求，特别是对材料的鉴别、归档分类，更是要了如指掌，确保归档材料的准确、完整、齐全。不断提高人事档案管理人员的素质，适应公司精细化管理的要求。

2.5 加快档案信息化建设，大幅提升人事档案精细化管理水平

信息化建设是人事档案管理工作的必然要求，也是实现干部人事档案管理精细化管理的必由之路。实现人事档案数字化管理,可使保存困难的纸质档案以多媒体的方式在人事管理软件中存档,实现人事档案纸质与数字形式并存的局面,可在公司范围内根据设置权限实现人事档案联网,方便公司通过网络即时跟踪、收集人才信息。既可有效保护纸质档案，延长使用寿命，又可大幅提升公司人事档案管理精细化管理水平。

3 结论

要提高人事档案精细化管理水平，就必须立足于现状，以本次人事档案专项审核为契机，夯实基础，借鉴公司技术档案管理方法，不断适应公司精细化管理不断推进的的新形势，逐步提高人事档案管理水平，使公司人事档案管理工作走上制度化、规范化和精细化的道路。