乡政府档案管理中存在的问题和对策

文/杨建光（偏关县水泉镇人民政府）

乡政府档案管理工作是其自身发展的重要依据和条件，它对于记载政府的发展历史、领导重要决策、人员考核等各项工作的开展有着较为重要的参考价值。加上社会和国家的不断发展和进步，传统固有的档案管理工作还存在着一系列的问题和不足，已经不能满足乡政府自身的发展和需要，因此乡政府需要结合自身实际情况，制定与之发展趋势相符合的档案管理方案和计划，以此从根源上提升自身档案管理水平和能力，及时地解决存在的问题和不足，为后续工作的开展创造良好的条件。

一、乡政府档案管理存在的问题

（一）忽视档案管理工作

在乡政府中，很多领导人员对于档案管理工作的认识存在一定的误区，他们不仅对于档案工作不够了解，还常忽略档案管理工作，这样一来导致档案管理工作逐渐无法适应当前的工作需求。部分档案管理人员认为其自身的工作就是对照着相应的经济活动进行抄写、针对一些较为重要的资料和信息进行重点保护等等。在日常的工作中收集和整理一些档案，将其进行归档即可，等待着其他人员来到档案室浏览和查阅相关资料和信息。上述工作并没有最大限度地发挥出档案管理工作自身的优势和长处，也同样没有意识到档案开发的重要意义和积极作用。

（二）管理水平不高

乡政府中的档案管理部门的大部分人员并没有经过专业的训练和培训，他们只是掌握了一些基础的专业知识和技能，很多人员不能明确自身的工作范围和内容，对于档案资料的收集、整理、归档、订装等业务不够了解。而且很多的档案管理人员都是身兼数职，没有将自己的全部精力和注意力都集中在档案管理工作中，在日常工作中只是将相应的档案资料放置在档案袋中，没有及时地针对相应的信息和数据进行整理，同样也没有将其摆放在正确的位置，这样一来不仅会严重阻碍档案管理工作的顺利开展和实施，也会严重地影响档案管理水平[1]。

（三）尚未建立档案管理体系

就目前而言，我国乡政府还尚未意识到档案管理在单位经济发展中的重要作用，因此并没有利用档案管理自身的优势和长处完善和构建自身档案管理体系或机制，这样不仅会导致档案记载不完整、档案丢失、档案数据出现误差等问题。另外，档案管理工作相对复杂和繁琐，相关工作人员会对此产生疲惫感和厌倦感，逐渐地丧失工作的积极性和主动性，使得现阶段自身的档案管理水平相对于其他企业较低[2]。

（四）尚未开展档案管理开发工作

很多的乡政府还没有派设专门的部门或者机构针对一些较为重要的信息和数据进行保护，这样一来就会使其受到部分不法分子的网络攻击，使得档案信息泄露或丢失。加上现阶段的乡政府自身的档案管理水平较低，很容易造成大量消耗人力和物力资源的问题产生。除此之外，部分政府部门尚未引入先进的设备和器械支持档案管理工作，这样就会影响档案自身的美观和整洁程度，不能保证信息和数据的真实性[3]。

二、加强乡政府档案管理工作的对策

（一）提高档案管理意识

首先，乡政府的内部领导者和管理层需要正确地意识到档案管理自身的重要意义和积极作用，切实增强做好档案管理工作的使命感和责任感，进一步让档案管理人员认识到自身的工作范围和内容；其次，需要转变全体员工自身的档案管理思想，让每一位员工都可以积极主动地参与到档案管理工作中，借助信息技术，让档案管理工作变得更加快捷和高效，从根源上提升自身的工作质量和效率；最后，还需要借助媒体、网络、杂志、电视等传播媒介向全体员工宣传档案管理工作；除此之外，还可以为管理人员定期地提供培训和学习的机会，让档案管理人员在不断学习中加深自己对于档案管理知识的理解，还可以通过更新自己的理念和思想对于档案管理工作有着全新的体验和感受，从而提升自身的专业文化素养和综合能力。在此基础上应该强化其自身的法律法规意识，让他们对于档案管理知识有着更近一步的了解和认知，从根源上减少违法事件的发生，使得档案管理水平得到有效提升。

（二）建立档案管理机制

乡政府需要结合自身的档案管理情况构建相应的档案管理机制，同时还需要在此基础上加大对于档案管理工作的监管力度，设置专门的机构或者部门针对日常的档案管理工作进行实时审查和跟进。这样不仅可以从根源上提升其自身的管理水平和能力，同样也可以强化档案管理人员自身的服务意识，约束其自身的行为和举止，从根源上提升其自身的职业道德和职业素养，为后续开展的管理工作创造良好的条件。

（三）完善综合管理体系

由于乡政府涉及到的档案较为繁多，并且类型杂乱，因此在开展档案管理工作时，可以让相关人员借助一些信息化的管理平台进行记录，在录入的过程中不仅可以保证数据的真实性和精准性，同样还可以自动将档案的类型进行筛选和分类，一方面可以帮助档案人员节省自身的工作时间，另一方面可以提升档案管理工作的效率和质量。除此之外，还可以让档案管理人员将一些碎片式的档案信息和数据进行整理和归纳，整合信息资源，从而实现信息化管理，促进档案管理工作的顺利开展和实施。

（四）保障档案的安全性

档案人员需要针对一些较为重要的档案信息和数据进行备份，在此基础上将相关文件设置权限，只有经过上级领导和内部管理者的许可才能进入档案室查阅相关资料。这样一来不仅可以保障档案信息的安全性，还可以防止一些不法分子盗取信息的情况产生。

三、结束语

通过上述针对乡政府档案管理工作进行深入地探究和分析，可以让相关人员及时地发现其自身存在的问题和不足，及时地找出问题发生的原因，最大限度地发挥自身存在的意义和作用，通过结合自身的档案管理情况构建完善的管理体系或机制，提升管理人员的专业素养和综合能力，从而为后续开展的档案管理工作奠定良好的基础。