浅谈档案管理助推现代企业经济发展的新路径

杨亚

（国网江苏省电力有限公司阜宁县供电分公司，江苏 盐城 224499）

随着互联网的发展，网络和信息技术给人们带来了便捷的生活，这不仅改变了生活方式，也改变了工作方式。随着数字存储技术和网络通信技术的应用，许多企业和公司已经放弃了传统档案的建立，创造了数字档案馆，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成有序结构的数字档案库，可以做到及时提供人们利用，实现资源共享化和便捷化。

一、信息技术在档案管理中的重要性

（一）为数据共享提供有效的保障

随着信息时代的深入，传统的档案管理逐渐被新的信息技术手段所取代。信息技术在档案管理中的应用主要是通过网络平台来保证信息传递的便捷性、有效性和及时性，达到信息资源共享和流动有序的管理目的，在企业档案管理的过程中起到了十分重要的作用。一是在信息技术为支撑的前提下，企业可以运用电子化处理方式来整合和归纳档案信息，进而达到信息的有效查询、调用和流动共享;二是档案管理的目的是为了将复杂无章的企业信息、资料、数据进行整合、存档和调用，信息技术在这一方面提供了不可取代的技术支撑，实现企业档案管理的资源共享，节省不必要的资源和时间;三是在企业档案管理中运用信息技术符合时代发展和企业发展的需求，档案数据信息在企业中的价值随着发展日益凸显，只有将这些数据档案的价值充分发挥出来，才能实现读取共享。

（二）有效节约成本，提高管理效率

在企业档案管理中，由于企业信息、资料和数据量巨大，处理后的企业信息、资料和数据具有多样化的特点，所以档案管理工作量较大且十分复杂，对待这些企业信息、资料、数据必须要进行分类整合、归纳和储存，便于日后的调取和查询。但是传统的档案管理工作一般都是由人工进行完成，在企业信息、资料、数据的处理上效率很低且不能保证准确率，造成了很多误差，并不能很好地满足信息快速整理、储存及调用的要求，也不利于企业档案管理工作的发展，但是在企业的档案管理工作中有效运用信息技术，利用信息技术的时效性、便捷性和准确性能有效弥补传统企业档案管理工作中的不足和人工导致的误差，不仅能够提升档案管理的效率和质量，还能有效节省人力成本、资源和时间。

二、档案管理助推现代企业经济发展的新路径

（一）树立正确理念，提高对档案信息化建设认识

现阶段，对于企业领导来说，要让他们认识到档案信息化建设的重要性，必须从两个方面入手：首先要对企业的领导进行专业培训，企业领导必须充分了解企业信息化建设内容，虽然不要求具备很高的专业性，但是应该要有所了解，只有这样，才能推动企业档案信息化建设进程，才能够对员工进行更好的管理。其次要让企业领导认识到档案信息化建设缓慢对企业的危害性，让其时刻保持较高的警惕性，督促档案信息化建设工作的开展，进而提高企业的档案管理水平。

（二）在互联网+时代，加强信息化手段

基础设施建设是保证工作顺利开展的大前提。首先要将档案存放在具备安全、温湿度、防虫、防霉等八项防范条件的仓库中，确保档案的完好性。

其次，需要将各项档案进行数字化，选择功能强大的档案管理系统，数据安全有好的屏障，能有效地保管档案信息资源的备份恢复和有效利用。随着时代进步，许多设备的性能和质量不断提高，管理的不断精细化，人员的各项素质也在不断增强，继而打造出安全的档案环境。

最后，档案利用评价是反映档案价值的有效渠道，也是检查、完善档案服务工作质量的依据。信息服务水平的不断提高，会让企业不断提升信息服务的质量，档案管理工作也会不断进步，让档案信息资源更好地为企业生产运营服务，让档案利用在一定保密要求的基础上越来越方便。

（三）运用大数据技术创新档案工作

一是利用大数据技术进行档案编研。随着企业的快速发展，原有的纸质档案管理模式已经呈现出很大的滞后性，难以满足实际需求，而依托网络平台以及计算机技术开发的新型档案编研出版物将会成为企业管理者的新宠，比如数字期刊、手机报纸、电子图书等。因此企业档案工作者应当积极学习互联网技术，对档案信息进行科学整理与保存，为企业领导提供更多有用的信息。

第二，在档案推送中运用大数据技术。档案工作者要主动对大数据技术进行运用，提取企业运行中的有用信息，并将其分类保存下来，同时还可以运用大数据技术分析各位企业领导的需求，精准为他们推送档案信息，比如可以采用邮件推送的方式、专题汇编推送的方式等，更好地发挥自身的职能。

（四）制定和完善企业档案信息数字化管理制度

要快速提升企业档案信息数字化管理水平，必须做到以下几点：

一是改革企业规章制度，构建统一的制度规范和标准，确保企业各部门提供的档案规范统一，符合档案管理储存标准，也可帮助信息利用者快速搜索相关档案信息。所以企业管理工作者需要制定企业内部统一的信息管理制度和操作流程，能够保证所有部门在信息录入、存储、查询、搜索时能够按照统一的规范来完善信息管理工作。保证档案信息可随时按照需求来进行搜索与查找。

其次，加强企业档案信息的收集归档工作，企业档案信息是否科学有效，最主要的工作是档案信息收集归档是否正确。在传统企业档案管理工作中，由于对档案管理工作的忽视，导致部分档案资料没有获得及时的归档和整理，档案不全将会对档案数字化建设造成巨大的影响。所以必须要加强档案信息归档整理工作，将未及时归档的档案进行全面整理分析，随后对所有纸质档案进行数字化处理。数字化处理先后顺序，需要根据档案的重要性来进行。

最后，选择符合企业实际需求的企业档案管理软件，当前市场中企业档案管理软件多元化，但并不是所有软件都符合企业的实际需求，因此在选择管理软件时，需要档案管理工作者进行深入分析讨论，在市场中寻找出符合国家相关法律规定，功能齐全，符合企业日常办公需求的计算机软件。在选择软件时，尽可能使用正版软件，防止软件质量不良而造成企业信息泄露。

（五）提高档案信息安全

第一，企业应加强安全管理相关宣传。要定期或不定期向企业各部门人员特别是档案人员宣传安全管理知识，使他们认识到安全管理的重要性，积极参与档案信息保密工作，并做好网络安全风险防范。

第二，以动态密码的形式设置文件收发密码。如档案工作者可以将电子文件上传到企业公有文件存储平台中，而企业安排专人对平台进行管理，保存文件动态密码，如果有人要用这些档案文件，那么要向管理者申请动态密码，在得到动态密码之后才能够打开文件。如此一方面能够降低文件传输风险，另一方面还能够降低密码外泄的概率，为档案信息安全保驾护航。

第三，规定企业档案工作者要对电子档案信息进行备份，所有信息都要至少双份保存，避免因为信息丢失而对企业发展带来不利影响，最大限度地降低安全风险。

（六）加快档案信息数字化建设与企业信息技术部门相的结合

实现数字档案管理与信息技术管理相结合，提高企业内部管理的有效性。

首先，企业信息化部门需要为企业档案管理部门搭建数字化平台，档案管理工作者基本不擅长档案信息数字化建设，所以信息部门需要帮助企业其他部门完成信息化建设。

其次，信息部门需要在企业内部建设完善的信息化技术硬件基础设施，硬件基础设施主要由计算机、打印机、服务器、摄像机、防磁柜等组成。培训其他部门灵活利用硬件设备，并且定期维护好硬件设备。需要加强软件配置和开发，每一个企业都有不同的经营项目，所以每一个企业对于档案信息管理的软件需求有所不同。技术部门需要结合其他部门的实际需求，帮助调整软件应用功能，保证软件的实际作用能够符合企业的实际发展需求。

再次，调整好企业内部网络设备，建立统一的数据上传渠道，档案信息数字化建设可有效降低档案管理工作者的工作压力，其主要原因是建立统一的上传制度和上传渠道。在各部门完成相关工作后，相应的信息档案可以直接以数字形式上传至云端，这样不仅能够将企业内部信息档案统一化，还能够增强档案信息的协调性。以辽宁电力有限公司为例，在企业内部档案文件的生成传阅归档，基本已全部采用计算机管理，从而实现了文档管理一体化。

（七）完善的管理队伍，提升档案管理人员的综合素养

随着信息技术在企业档案管理中的广泛应用，对档案管理人员的业务素质提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度，加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发展走向。

想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家对档案管理人员进行工作讲解和指导并传递先进的管理理念和教育理念，增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展。

（八）利用知识管理，把握档案管理发展方向

满足企业在生产经营活动过程中对各类信息的需求是档案管理的目标。因此，档案管理必须通过大数据等现代技术对档案信息进行整合、分类和开发，使其持续地向企业提供有效服务。从知识管理方面入手，能够有效地加强档案管理工作人员的知识服务意识和价值创造意识，以及对知识信息的理解，从而加强对有效档案的再挖掘工作。在日新月异的创新时代，企业档案管理工作需要不断地进行深化改革，以企业发展和档案管理工作的深度融合作为风向标，让档案信息的管理工作延伸企业生产经营的各个方面。

所以，企业管理部门需要加大力度开展信息收集工作，并多渠道地进行充分且有效率的信息收集，同时做好归类整理和再挖掘，筛除无效零散的档案信息，确保遴选出的档案信息具有有效性和规律性。相关的档案管理部门要通过科学有效的方法，对信息进行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各类信息的有效性和有序性。同时，企业档案管理工作者也需要确保信息的安全性与完整性，以免造成档案的流失或泄露。此外，要提升自身的服务意识，熟悉档案馆藏中的各类信息，利用自身工作经验预判用户的使用行为，站在用户的角度思考，将封闭的各类信息转化为开放便捷的有序信息，为企业提供迅速而有效的服务，最大限度地满足企业生产经营活动对档案管理的需求。

三、结语

综上所述，在当前信息技术高速发展的环境下，企业信息化数字化建设是企业档案管理发展的必然趋势。企业管理工作者必须要充分认识到档案信息数字化建设对企业发展的重要性，采用更加科学合理的方案来完成企业档案信息数字化建设，全面推动企业管理模式的改革，促使企业可持续发展。