档案管理信息化的科学发展路径与创新研究

纪然

（中国铁路文工团有限公司，北京 100045）

在科技迅速发展的大环境下，我国各个行业得以革新发展，档案管理工作也在其中获得了进步与启发。信息技术在档案管理工作中的应用，极大地提升了工作效率，推动了管理工作的进一步发展。传统的档案管理工作，是以手工工作模式完成相关归档程序，档案管理工作严重滞后，发生重大纰漏及损毁等现象严重，浪费人力、物力及资源，还降低了工作效率，为单位平添了许多的安全隐患。对于传统的档案管理工作，根本没有实效性可言，档案资料收集走个过场，完成档案管理流程，其结果往往导致单位办公档案资料采集及收集功能不完善，遗漏及丢失信息风险难以控制，致使单位档案管理工作发展滞后，难以实现单位管理精准化的发展趋势及经济领域建设发展目标。

一、分析档案信息化管理意义

（一）提高单位的管理效率

对于传统人工档案管理方式下，档案信息使用者需要浏览档案信息内容，只能前往档案室进行信息的查询，这也是让某一些单位人员感觉到了不方便，甚至是会存在工作延误等方面的问题，将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员是可以将档案信息直接的发送到邮箱之中，之后便可以自有的进行查阅或者是打印，极大程度上提高了自身的工作效率，因此可以看出，信息技术在档案管理中的合理应用，可以全面的提高工作的实效性，提升了档案管理服务水平。

（二）满足信息化发展的趋势

在现如今信息化技术快速发展的过程中，提高档案信息化管理是十分重要的，已经成了现如今各个领域的主要发展趋势，因此重视档案信息化管理，可以与时代要求相符，保证档案管理工作的高效进行，促进单位的整体健康发展，保证档案管理工作的实际质量。

（三）有效避免资料出现丢失

在实际进行档案室搬迁的过程中，将会对档案信息产生一定程度的影响，如果档案信息并没有根据之前的顺序在档案柜中进行妥善的存储，那么将会在后期查找的过程中带来较多的不方便，甚至是会导致档案信息出现流失等方面的问题。档案信息库的建设，一方面能够保证档案信息实际录入的精准性，另一方面也可以防止档案信息丢失。在此以外，值得重视的是，在档案信息实际传递的时候，应保障其可靠性与安全性。通过安装防火墙，保证档案信息库的稳定性、安全性，避免出现黑客的攻击，保证档案备份工作的顺利展开。除此之外系统如果出现瘫痪的情况下，那么也是可以及时进行恢复，进而保障档案信息的完整程度。

二、分析档案信息化管理存在的问题

（一）由于信息化管理建设重视性存在不足

单位领导层重视信息化建设的认知程度存在不足，信息化技术创新管理档案是单位经济效益和社会效益发展的重要组成内容，单位缺少信息技术档案管理，直接导致单位经济效益和社会效益之间产生分歧及矛盾。由于老式档案管理模式调整不足势必影响单位在竞争中的地位，因此，信息技术档案管理建设替代陈旧单一模式决定单位发展方向及战略成果的转型。在此之外单位领导轻视档案信息化建设，对于档案工作不够重视，直接导致单位档案案例发展方向和建设管理能力存在滞后，对单位的社会效益和经济效益发展有着较大的影响。

（二）由于信息化档案管理系统建设缺失

在实际进行档案信息化管理的过程中，是需要加入一些创新性人才，保障其人才可以具有先进的专业知识和道德素质水平，这样可以更好地促进单位的创新发展战略方针可以更加的完善，不断地去提高单位增长的实力，有效的改善管理质量控制系统及信息技术档案应用程序的全面顺利的实施具有重要意义。目前许多单位管理档案建设工作上存在严重滞后的现象，单位领导层轻视档案管理发展方向及缺乏自身理论意识，还有许多单位重视经营管理发展，轻视信息技术化档案管理发展，无法有效的融入创新发展模式，领导层依然是采取微观的角度去看待档案管理的工作，没有能够重视现代科学技术信息服务领域建设，直接影响单位经济发展规模受损及档案管理发展严重滞后。

三、分析档案信息化管理科学发展路径与创新

（一）提高档案管理人员的综合素质

在档案进行信息化建设管理的过程中，档案管理人员自身的综合素质是存在较为重要的作用，因此在相关单位之中，必须要提高对工作人员进行定期培训，积极的指导工作人员可以掌握更多的专业技能。首先单位应设置完善合理的部门，实现工作人员配置的全面合理优化。对于单位而言，在档案信息管理过程中，某些工作缺少专门人员，是其他部门人员兼职。与此同时，有些工作人员的年龄比较大，信息素养与总体素质有待提高，导致档案信息化管理工作难以顺利进行。因此，单位应重视管理人员的实际配置，掌握更多的发展历程，也要确定单位的实际发展前景，意识到档案管理工作的实际作用。其次档案管理工作人员需要对自身的理念进行更新，不断地去提高自身的服务认知，并且还需要要求工作人员做到支撑上岗，对其综合教育素质进行全面的提升，也需要不断提高工作人员自身的职业素质和道德认知。在此之外单位应该实现对现有人员架构的全面优化，确定工作人员的实际工作职能与内容。

（二）优化档案管理流程

在现如今档案信息实际传递的过程中，主要是从上而下进行开展的这样能够有效地减少资料内容出现丢失等方面的问题，有效的防治归档的过程中出现遗漏方面的问题，保证其档案信息可以更加适应单位对信息资源的实际利用情况，保证档案信息的可靠性与精准性。在档案管理过程中，应将信息化技术运用其中，实现随机与定期等收集方式之间的良好结合，避免出现档案资料流失的现象。由于档案资料的范围比较大，并且其来源比较广泛，需要将重要资料有效收集起来，防止在实际归档的时候出现遗漏现象。在此之外对档案信息之前的部分进行保留，使其可以让档案信息的利用情况和实际需要相互满足，保证其档案管理可以为单位持续稳定发展提供出相应的保障。

（三）提高档案信息化认识

在档案管理信息化建设的时候，提高相关人员对档案信息化管理的认知，是作为档案管理工作落实的基础条件，档案信息化管理所存在的问题，主要是由于相关人员的认知存在不全面，导致其思路方面存在误区，因此档案管理人员需要意识到，提高自身工作信息化建设定要性，逐步提高该工作的信息化水平，保障档案信息化管理工作的顺利进行，逐步提升其可靠性与高效性。一方面，有关人员应严格遵守我国有关规定，实现档案信息化管理系统的全面升级以及优化，保证信息资源开发作业的顺利进行，保证档案信息共享的合理性。另外一方面相关工作人员要重视基础工作的开展，严格根据不一样的档案，明确实际需要，结合相关标准做好研究工作，重视对档案信息化管理质量的控制，对存在不合理的标准进行相应的修改，保证档案信息化管理的高效性。除此之外，也要树立标准化认知，落实具体的培训机制，逐步提高工作人员的职业素养与道德认知，指引他们掌握更多的信息技术操作技能，并将该机制的价值体现出来，结合信息化技术逐渐地去提高工作人员实际工作质量，更好的保障各项工作得到顺利地开展，促进档案管理信息化建设水平的不断提高，这样才能促进单位自身快速稳定的发展。

（四）对健全当前管理制度以及标准进行积极完善

现阶段档案信息化在管理时，单位应该积极健全与不断完善档案管理制度，对具体的信息化建设标准进行明确，对档案信息管理工作过程中的范围给予明确。一是单位应该制定出切实可行的档案管理执行准则，对该准则的落实给予保证，促进档案信息管理流程的完善性。在健全制度的过程中，单位应该结合自身工作经验，对一些优秀的单位经验充分借鉴，高度重视档案信息化管理。另外单位也要保证档案信息管理的标准化程度。在信息化的大环境下，实际健全档案信息管理标准的时候，单位应该成立专门的数据信息库，利于日后查询。与此同时，机关单位应该结合当前的档案信息，对档案信息共享平台进行有效的完善，保证各个部门之间能够在平台中查阅档案信息，在一定程度上将档案信息价值以及优势等进行充分体现。

结语：总而言之，当今时代，信息技术被运用在我国各个领域中，尤其是单位的档案管理工作过程中，并且其使用效率逐步提高。信息化管理在档案管理中十分重要，经过信息化管理，会对单位的发展产生重要影响，在单位档案信息管理工作中，如若没有采取合理方法，就难以保证档案管理的可靠性，实行信息化技术档案管理模式是标准化的管理模式，具备实时监控功能及更新信息服务，使单位全面掌控办公信息技术档案管理系统及操纵软件服务功能，能够推进档案管理发展方向的重要组成标志。所以要提升管理人员对档案信息化建设的认知水平，保证档案管理顺利进行。在此情况下，档案管理人员要逐步调节自身的管理方法与举措，把先进的信息化技术充分应用在档案信息管理过程中，加强档案管理的信息化建设，逐步提高单位的管理质量。