关于事业单位档案管理工作效率的提高方法研究

刘子光

（天津市南开区水上公园街社区卫生服务中心 天津市 300191）

事业单位的档案管理工作提供了基础人员调动信息，通过档案管理可以清晰地了解工作人员的一系列变动，可以综合评估人员价值，档案记录着人事关系、内部变化以及单位发展轨迹的相关信息。因此，事业单位需要不断提高档案管理工作的信息化水平，从而提高工作效率。

事业单位提高档案管理工作效率的重要性

机关事业单位的人员调动、任用的信息全部在档案中体现，通过在档案中查询相关人事资料，可以很清晰地了解人员的重要信息以及岗位轮换过程中的表现，从而分析事业单位人员的应用价值，科学合理的安排岗位，是机关单位人才任用、选拔的重要依据。在人员的选拔过程中，是从面试的基本沟通大概了解人员信息，对求职者只是初步的了解，无法很准确的评估求职者的能力，这就需要相关档案的记录并跟踪岗位工作中的绩效考核，从而提高机关事业单位的人才管理水平。对于追求长期发展的机关事业单位来说，一个人员的晋升标准，需参考的指标不仅是短时的业绩，而是通过人员从入职到工作过程中的整体岗位职责、绩效考核中系统分析得来的，选择最出色的人员任用，这是事业单位档案管理工作最基础的价值，为事业单位基础运作提供重要保障。

事业单位中的档案，不仅记载着人员的基础变动，同时也具有保存国家重大事件的现实意义，是机关事业单位开展社会活动的真实记录，事业单位档案管理的信息化水平能够得到提高是很重要的。过去事业单位的档案一般都是由纸质来保存管理，很容易损坏或丢失，给单位评估事件的准确性带来了阻力。而现如今，随着信息技术不断革新，电子网络信息平台不断普及，给保存和管理工作带来了许多便利。因此，现阶段的档案管理工作，应基于信息化网络的背景下，利用更高端的技术手段提高档案管理的安全性，将档案信息化从采集、储存、管理等方面进一步升级。档案管理工作记载了整个单位发展的历史轨迹，以及处在这个轨迹中人员的成长，是单位发展与人员成长的历史见证，保证档案的完整性与真实性是档案管理工作的意义所在，做好机关事业单位档案管理的保密工作是当前所面临且应着重提高解决的问题。

事业单位提高档案管理工作效率的具体办法

提高档案管理的重视度。想要提高事业单位中档案管理的工作效率，首要的任务是提高档案管理工作的认知水平，尤其需提高相关领导与管理层对档案管理工作的认识程度。基本上档案管理工作出现漏洞和缺乏规范性，都是源于领导层认识不到档案管理工作的重要性，只是简单认为资料记载而已，将工作的重心放在业务的拓展上面。还有另外一层原因，部分事业单位档案管理工作的质量与效率低下，导致领导者无法认知到档案管理对整个单位未来发展的重要性。但本着以人为本的原则，事业单位领导应从单位长远发展的角度看待档案管理所产生的间接利益，档案管理的质量与水平在某些方面决定了人才留用的正确性，并在工作过程中为更好地解决人才发掘、任用、选拔等方面提供了借鉴信息，因此各部门相关领导应重视主体业务与档案工作相结合，以软硬结合的方式更高效地解决人员的问题。

健全档案管理制度。机关事业单位的管理制度，一定是系统性的、规范性的。档案管理工作是否能够高效运行依赖于相应的管理制度，健全档案管理制度是提高机关单位档案管理工作效率的前提保障，也是提高档案管理水平的主要途径。档案管理工作应运用科学的管理制度，尤其是绩效考核制度与责任制度。在机关事业单位的档案管理中，其工作性质复杂且琐碎，在采集、查阅、分类保管等方面，如果没有明确的相关制定来定义和要求，档案管理将会相当的无序与混乱。为了有效提高工作效率，应在制度中以条文的形式将档案管理要求与标准更细致化的体现，使得档案人员能够严格按照标准执行，只有这样档案管理制度才能发挥其优势，使得档案管理更加的有序和规范，再配合人事考核机制，久而久之使得档案管理人员养成良好的行为习惯，从而促进档案管理系统化、规范化运行，是提高事业单位档案管理工作的重要手段[1]。

加强档案人员的培训工作。任何一项工作都是以人为基础而得到进展的，档案管理工作也是一样，在这个工作岗位中人员的素质直接影响档案管理工作的质量水平。因此，应加强对档案管理人员的培训工作，从而提高其人员的综合素质水平，确保每一档案管理人员都能够发挥作用与价值。而且现代的事业单位档案管理工作，其信息化水平强，数字化趋势明显，对档案管理人员的业务素质要求越来越高，需要档案管理人员具备网络技术与管理技术的知识与能力。

加快档案管理信息化建设。现阶段，档案管理工作不再是以纸类文件为主要的记载主体，信息网络技术已渗透在档案管理工作的方方面面，同时也给繁杂的工作量带来了诸多便利，任何单位、任何组织与人员都无法脱离信息技术而独立工作，事业单位档案管理的信息化水平应满足现代发展的需要，不断完善档案管理的信息化建设是做好档案管理工作的重要任务。因此，事业单位的相关领导负责人应重视档案管理的基础设施建设，加大投入引入现代化技术先进的管理设施设备，使得档案信息的管理工作速度更快、准确度更高。同时，需对档案辅助输入输出设备进行升级优化，如计算机、扫描仪等基本设施的基础性能应满足单位要求的传递速度，通过对基础设备的更新换代，加强视频、文字处理的速度和技术，在提高事业单位档案管理工作效率中发挥重要作用。

提高档案管理的保密性。档案对于事业单位和人员都具有非常重要的历史意义，是单位和人员成长发展轨迹的最原始凭证，其伴随在单位发展的方方面面，跟随一个人的一生，不仅是一个人晋升职称的重要依据，也是关乎单位发展的前提保障，如果有档案泄露或流失是单位无法弥补的损失，因此加强档案保密工作具有重要意义。要想切实地保障档案管理的安全性，首先应加强对档案人员的保密教育工作，在提高档案人员业务素质的同时也不应疏忽职业素养的提升。通过专项授课、宣传片、考试等方式，使档案人员了解相关法律法规、需承担的责任与义务，并从上到下营造一个保密的氛围，该说的说，不该说的绝对不说。档案管理的领导层，应起到带头作用来影响其他员工，从而提高全体员工的保密意识[2]。

创新档案管理手段。档案管理工作的时效性强，是事业单位对档案管理的最基本要求，在实际工作中，需严格的把控并解决档案管理利用率低的情况发生。采取不断创新档案管理手段的方式，对提高档案管理效率是具有促进作用的。但在实践中，由于人员的规范性操作，不但没有提高效率，反而起到反作用，这对档案管理工作是急需解决的问题。因此，事业单位应加强对档案人员创新方面的培训，使之能够灵活运用档案管理的基础设备，积极学习先进管理手段，结合单位实际情况，使网络与技术相结合，不断优化并创新管理手段。比如，为了提高档案的服务能力，事业单位可建立内部局域网，结合自身的优势并运用网站检索能力，制作数字图书馆网站，并建立内部在线服务系统，员工通过在数字图书馆可以很便捷的搜索到想要的资料，如果遇到问题还可通过服务系统在线交流，从另一方面还加强了档案服务的业务素质，从而实现事业单位档案管理工作效率全方位的提升[3]。

综上所述，现代的档案管理不再是脱离信息技术的一项工作，要想提高其管理工作效率，应从单位长期发展的角度不断创新优化档案管理手段，将数字化真正地运用在档案管理工作中。对于档案管理人员，应定期组织培训，不仅提高其业务素质还应注重职业素质的培养，并提高保密认知水平，从而实现在保证档案安全的前提下提升工作效率的目标。