事业单位档案管理规范化的措施

杜焱磊

（河北省平山县廉政教育管理中心，河北 石家庄 050400）

引言

档案管理信息化建设是新时代背景下事业单位档案管理创新的必然，在信息时代背景下，人们的工作节奏加快，事业单位传统的档案管理已经不能满足时代发展的需要，在这样的背景下，如何实现事业单位档案的信息化管理成为相关人员需要思考和解决的问题。事业单位本身涉及的档案资料比较复杂，所有信息的收集、分类、管理环节比较复杂，将信息技术应用其中能够提升事业单位档案管理效率，从而为事业单位的长远发展创设更加有利的条件。

一、档案管理规范化的意义

对于事业单位来说，档案管理是基础工作之一。其主要内容是对以往的信息及文件进行记录和存档；并将档案资料进行归类和整理；在工作需要时及时调取相关的信息。档案管理虽然日常看不出重要性，但对于单位的长远发展却至关重要，是单位最基础的工作之一。单位档案中记录了诸多信息，包括单位从创建之初到现在所有的重要资料。因此，档案管理的科学性、准确性和有效性至关重要，关系到单位的长远发展，也是单位的文化传承和历史记载。档案工作较为繁复，工作量较大。其主要特点是：一是档案的种类较多。随着事业单位的发展及创新，档案的种类也随之增多；二是数量多。只要是单位正常的开展服务，档案就会产生，随着日积月累，档案的数量也较多；三是要求高。档案记录并不只是资料的收集，还需要进行归档和管理。因此，档案管理工作要加强规范性。

二、事业单位档案管理规范化的措施

（一）优化事业单位档案管理机制

在事业单位经济快速发展下，人事档案管理工作在实践应用中的比重不断加大。为了更好地满足事业单位的发展需要，事业单位人事档案管理工作要进一步优化创新。其中，针对国内人事档案管理工作普遍存在的管理体制问题，需要相关部门和事业单位管理人员积极商讨具体的对策，针对当前人事档案管理工作实际情况制定出科学合理的人事档案管理体制，在这个体制的作用下，更好地发挥出人事档案工作在事业单位中的作用。在事业单位档案管理的过程中，还需要强化事业单位内部人性化管理模式的运作，在人事档案管理的过程中，制定出一系列人性化服务条款，为事业单位档案管理工作人员提供必要的工作环境和福利支持。根据档案管理工作发展需要，档案管理人员在利用档案信息的时候要制定严格的规划标准，在标准的规范和约束下，提升事业单位管理人员的综合素质，不断提升档案人员的职业道德精神和技术水平，使得整个事业单位的档案管理工作始终处于一个不断上升的发展状态。在档案管理的过程中，管理人员还需要努力打造出一个完善的档案管理网络，在网络资源的作用下，拓展档案管理模式和管理路径，使得档案管理人员在档案管理的过程中充分发挥出自身的职能作用，不断为事业单位的发展创造更多的经济价值和社会价值。

（二）完善档案管理制度体系

制度化建设是新时代档案管理工作的基本保障，只有根据档案信息化服务的环境完善档案管理工作制度，才能提高档案服务的质量，优化档案供给的方式，着力满足新时代的档案利用需求。首先，落实目标责任制，强化各级领导对档案工作的重视，明确档案管理人员的具体责任分工，督促各部门人员积极配合履行档案管理义务。其次，实施档案管理任务的分解，把档案管理作为日常管理的重要工作任务，确定档案管理的考核标准，设置档案管理督促机构，全面强化档案管理工作。第三，完善档案管理工作的制度规范，根据档案管理的运转流程，档案管理的相关法规，确定本单位的档案管理工作制度，由专职部门监督检查档案管理制度的落实情况，优化档案管理的工作流程，达到进一步细化职责和提高档案管理质量的目标。

（三）专人专职，提升人事档案管理人员的素质

事业单位的人事档案管理的本质还是人的管理，提高人事档案管理人员的专业水平迫在眉睫。一是专人专职。根据《干部人事档案工作条例》规定，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，不增加档案管理人员负荷的工作量。二是及时培训，熟悉工作流程，学习新设备新技术的使用方法，借用他山之石学习成功经验，整体提升人事档案管理业务能力。三是以职称评聘提升业务专业性，通过专业技术人员职务职级资格申报和聘用，激励档案管理人员的工作积极性和价值认同感。

（四）增强档案管理责任心

事业单位中的档案管理受到的重视不高，相关档案管理人员由于缺乏责任感，工作态度不好。这影响了档案管理的规范化。新时期，事业单位要从领导开始，落实好每位人员的工作，从而提高档案管理人员的工作热情，保证档案资料的安全性，并且保证档案管理的安全性，避免出现资料的丢失。

（五）重新构造档案管理业务流程

第一，优化业务流程。在事业单位档案管理的过程中，为了能够确保档案信息化管理顺利进行，在档案管理的过程中，需要相关人员采取必要的措施优化业务流程。首先，优化档案管理部门内部的业务流程，使各个部门在工作的时候都能够熟悉自己的岗位职责。其次，优化档案管理部门和其他部门的业务流程，强化档案管理部门和其他部门之间的沟通，从档案信息需求者角度出发优化档案信息检索、利用、处理和反馈。第二，实现档案业务标准制度化发展。事业单位档案管理标准化对档案管理意义重大，为此，在档案管理的时候要将档案流程标准以制度的方式固定下来，明确档案管理分工。第三，完善事业单位流动人员的档案管理。对事业单位的流动人员进行统计分析，根据统计分析结果对人员管理进行适应性的创新，一方面要加大对流动人才的档案保留管理，另一个方面要简化单位流动人员管理模式，制定出和整个单位相适应的流动人员档案管理方案，不断提升事业单位人员档案管理质量和管理效率。

三、结束语

总之，随着时代的发展，传统的档案管理缺乏创新，因此，事业单位要结合大数据和信息技术等进行档案管理创新。一是档案管理人员需要转变传统的思想，从而推动档案管理创新，提高档案管理的效率。二是事业单位要深化改革档案服务模式，建立档案数字化管理服务体系。事业单位需要重视档案人员的培养，使事业单位运行效率提高。