合同档案信息化建设研究

董盼弟

（青岛公共住房建设投资有限公司，山东 青岛 266000 ）

一、合同档案信息化建设意义

合同档案是合同签订、履行、变更、转让、终止等过程中的数据和文字，是当事方之间设立、变更、终止民事关系协议的真实反映。合同档案作为单位运营过程中的重要依据，不仅可以为单位业务管理提供重要保障，还能为企业决策提供数据参考。同时作为合同过程中的档案材料，是解决合同纠纷，进行法律判决和合同仲裁的重要依据，是对合同当事方的行为具有引导和规范作用，减少合同履行的随意性和盲目性，避免出现不必要的失误和差错，避免经济损失。

除了具有一般的档案属性，又具有法律性、规范性、繁杂性等特点，作为合同管理部门，合同档案信息化和合同档案信息化建设是个重要的课题，是企事业单位应对快速发展的信息社会不可逾越、无法避免的现实。特别是新修订版《档案法》的颁布、施行，合同档案信息化的构建，已经成为发展新时期中国特色社会主义事业的新特点之一。

2020年6月20日，《中华人民共和国档案法》（新修订版，以下简称为《档案法》）以《中华人民共和国主席令》的形式公式颁布，并以于2021年1月1日起开始实施。与1987年版、1996年版和2016年版相比，新修订版的《档案法》更为重视档案材料的信息化构建。

该部分内容主要体现在《档案法》的第一章总则、第五章档案信息化建设等条款中。在第一章总则中，明确提出：“提高档案信息化建设，……, 为中国特色社会主义事业服务，制定本法”。从该叙述中可以得知，推动档案信息化乃是新时代下构架中国特色社会主义事业的重要内容之一。而在第五章档案信息化建设中，共涉及第三十五条至第四十一条，共7条相关条款。特别是第三十五条，就档案信息化建设主体进行了责任主体的明确。即，各级人民政府。可见，已将档案信息化建设纳入到各级人民政府的主要职责中。

自新修订版《档案法》颁布、施行以来，国家档案局也积极进行相关工作部署，并将档案信息化建设提升至战略层面。2020年5月21日，由中央档案馆国家档案局等主要负责同志参加的工作会议上，提出：以新修订的《档案法》为契机，响应国家档案局“加快推荐档案信息化战略转型”，“加强顶层设计……积极拓展档案工作数字化网络化智能化的应用场景”的要求。在此大背景之下，合同档案信息化建设势在必行。

二、合同档案信息化建设的实践作用

（一）合同档案管理不再费时费力

合同档案信息化建设能够降低合同档案管理工作难度，合同档案信息化将纸质版的合同档案资料转化为电子档案进行数据化的保管，很大程度降低了保存管理工作的难度，也减少了环境对档案管理工作带来的影响，确保合同档案的完整性。

（二）合同检索查阅借调简便易行

合同档案信息化建设提高了查阅的便捷性，大量累积的合同档案资料如果采取传统的合同档案管理方式，在后续查询与借阅中，不但有漫长、复杂的程序，而且原材料带走又有遗失、污损的风险。而合同档案信息化建设能够为合同档案查阅提供极大便利，系统里检索即可得出原版合同电子档案，促进合同档案管理途径发生本质改变，从而提高合同档案资料的开发利用效率。合同档案信息化建设，合同档案资料会以电子数据的方式保存并给予呈现，所以对这一载体的信息进行存储与管理则主要依托网络平台去完成，意味着合同档案管理途径发生了本质改变。

（三）为履约保驾护航

合同档案管理信息化建设，为履约保驾护航，可以充分发挥电子档案高效、便捷的优势，快速跟进合同履约进展，实行合同履约全程跟进。一旦后续有履约偏差或者纠纷，也可以快速调阅原始的电子合同档案，力促合同继续履约。

（四）着眼整体布局，实现统筹发展 针对企事业单位内部纸质档案管理存在的查找不便、数据不全等问题，实现合同档案数据统一规划、统一标准、统一流程；根据合同电子档案的特点和管理要求，建立严密、完整的管控体系，对合同电子文件的收集与采集、归档与整理、保存与利用、移交与接收等，实行全程管理；同时发挥电子档案高效、便捷的优势，实现企事业单位合同电子档案分层次、分类别、按需求、按权限共享利用。

三、合同档案信息化建设的主要内容

合同档案信息化建设有着重要的现实意义，而推进合同档案信息化建设的过程中需要重视主要内容的推进。具体来讲有以下四个方面：

（一）基本软硬件建设

基本的软硬件建设，说到底，是应用系统的建设，保证所建设的软件系统能够与OA办公系统、ERP管理系统、合同与印章一体化管理系统、档案系统互联互通。与此同时，需要加大对合同档案资源管理软件的开发，推出兼容性，适用性更好的系统，从而满足不同领域的合同档案管理工作要求。

合同档案信息网络系统和合同档案数字化设备是基础设施建设的核心，承担着合同档案信息传输、交换与共享的职能，只有建设先进的合同档案信息网络，才能充分发挥合同档案信息化建设的整体效益。

（二）合同档案信息资源建设

一方面需要构建综合型的档案目录数据库；另一方面，还应建设合同档案全文及多媒体数据库，同时，对合同档案信息资源进行规范化的管理，实现传统纸质版资料的数据化转变，提高合同档案信息资源利用率，将合同电子档案分层次、分类别、按需求、根据权限不同共享利用。

正如新修订版《档案法》第二章档案机构及其职责中所指出，“国家档案主管部门主管全国的档案工作，负责全国档案事业的统筹规划和组织协调，建立统一制度，施行监督和指导”。因此，在合同档案信息资源的建设中，应以国家档案主管部门为建设主体，而其各地方分支机构则为重要组成单位。故而在合同档案信息资源建设中，应采取“中央+分支”的双重性组织结构。

鉴于各分支机构在合同档案信息资源构建中所承担的搜集、整理、录入及共享中所承担责任的重要性，进一步明确各分支机构在合同档案信息资源构建中的职责更显重要。

（三）人才梯队建设

人才是合同档案管理工作的实际执行者，所以在合同档案信息化建设中要正视人才的作用，强化《合同法》、《档案法》的学习和宣传，确保依法办事，保证合同的合理、合法，合同档案管理人日常要严格按照法律法规规范工作，保证合同档案齐全收集、规范管理；做好人才队伍建设工作且提供技术、理论等方面的培训，利用现代化工具做好合同档案的编号、分类工作，能及时、高效、便捷地处理合同档案管理工作，同时，确保在信息化建设中保持工作先进性。

（四）安全保障建设

由于绝大多数合同档案信息涉及机密，一旦泄露可能回带来难以预估的后果，所以安全保障体系建设也是档案信息化建设中不可缺失的环节，具体来讲包含安全管理机制、档案信息安全保障框架等方面的建设。

特别在合同档案信息相关涉及机密等级上，应建立严格的等级制度。明确各等级合同可公布对象、共享条件，并对相关申请公布、共享单位及个人的相关信息进行严格审核。

对计算机的软件和硬件进行提升，并定期维护和检查，使得合同档案管理工作在安全性和保密性的前提下安全运行。加强管理人员的责任意识，建立健全相应的制度，对于提升合同档案安全性和保密性具有重要作用。

四、合同档案信息化建设的措施

（一）决策层重视

需要转变合同档案管理人员不重要的思想观念，提高认识，认识到档案工作的重要性，要激励管理人员做好相关工作，确保人尽其才，充分调动工作人员的积极性。在此基础上，应从决策层层面强化合同档案信息化过程中的法律职责，并对违反相关法律法规、违法工作纪律等现象进行严格惩处。

（二）持续投入

根据合同档案服务企事业单位发展的需要，定期升级合同档案管理系统，与OA办公系统、ERP管理系统、合同与印章一体化管理系统、档案系统做到互联互通，相互支持。加大对合同档案资源管理软件的开发，推出兼容性，适用性更好的系统，从而满足不同领域的合同档案管理工作要求，更好的服务企事业单位。

（三）培养信息化建设人才

提高综合素质技术的高速发展也需要合同档案管理人员不断进行知识更新，所以需要通过定期开展培训教育去保证管理人员业务素质的提高。此外，积极录用具有信息化专业技能的人才，也是扩大信息化建设人才、提升专业素养的重要手段之一。

五、结语

综上所述，合同档案信息化建设也是合同档案管理工作发展的必然趋势，所以在合同档案管理部门一定要提高对档案信息化建设的重视度，尤其对合同档案工作方式及业务处理步骤进行改革，做好对档案信息资源的开发利用工作，创新档案信息服务手段，促进档案管理向信息化、数字化、高效化方向发展。由于合同档案信息化建设与档案管理设计众多方面，所以需要科学规划、有序推进、严格监督，才能以更高的信息化建设效果去体现档案资源价值，为推动社会发展提供支持。