后保管时代文件生命周期理论不可替代性研究——基于盐城工学院人事档案管理实践

钱德凤/盐城工学院人事处

众所周知，文件生命周期理论形成于传统的纸质文件保管时代。电子技术的发展和电子文件的普及促使文件管理实践从保管时代进入后保管时代，并形成诸如文件连续体理论等一系列后保管理论[1]。在此背景下，许多学者认为，形成于保管时代的文件生命周期理论，已经不能适应后保管时代电子文件管理需求，将被文件连续体理论所取代。对此，笔者持不同观点。笔者结合所在学校盐城工学院人事档案管理实践，梳理了电子文件时代文件生命周期理论面临的挑战，从纸质档案管理和电子档案管理两个角度，对后保管时代文件生命周期理论的不可替代性进行了分析。

1 人事档案管理实践和文件生命周期理论

人事档案是一种特殊的档案，是组织人事部门在组织建设、人事管理、人才服务过程中有意识保留下来的、反映个人情况的历史记录，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案管理实践是指针对人事档案开展的收集、整理、审核、保管、统计和利用等活动。

理论来源于实践。文件生命周期理论形成于20世纪40年代的纸质文档管理实践，是档案学基础理论之一。其核心思想是根据价值鉴定情况保存有价值的文件，清理废弃文件。具体可描述为：文件从其形成到最终销毁或永久保存，是一个完整的生命过程；这个完整的生命过程依据文件的价值形态和作用方式可以划分为不同的阶段；每一阶段的文件由于其功用和价值的特点而与特定的保管场所和管理方式之间存在一种内在的联系[2]。文件生命周期理论认为，从文件到档案是单一的、线性的运动过程，文件与档案有明显的界限，文件价值与保管场所、管理方式存在内在联系，归档是文件转化为档案的必要条件。

实践的发展离不开理论的指导。以人事档案管理实践为例，组织人事部门因业务活动需要而形成文件，此时文件直接服务于本部门（第一价值占据主导地位），文件被保存在本部门。随着业务活动结束，第一价值逐渐减弱甚至消失，文件被暂时保存在部门内的文件中心。当面向其他主体的第二价值开始占据主导地位时，文件被移交到档案部门进行保存。由此可见，人事档案管理实践和文件生命周期理论所描述的情形基本相符，文件生命周期理论对以纸质文件管理为主的人事档案管理实践具有重要指导意义。

2 后保管时代文件生命周期理论面临的挑战

特里·库克说：纸质文件对应的是保管时代，电子文件对应的是后保管时代[3]。换言之，后保管时代就是电子文件管理时代。

随着电子文件的普及，人们发现文件运动不再是简单的线性过程，运动过程可能出现反复，电子文件可能同时处于不同的运动阶段，从而提出了“连续体”概念，并在此基础上形成了文件连续体理论。文件连续体理论主张“文件是往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，即文件从形成到处置的过程是连续的，没有明显的阶段性，文件（档案）转化可以发生在文件运动过程的任一节点[4]。可见，文件生命周期理论在管理对象、关注焦点和归档模式等方面，都受到文件连续体理论的冲击。

首先，管理对象。管理对象的不同是保管时代和后保管时代的本质区别。保管时代以历史的或现行的纸质文件为管理主体，而形成于后保管时代的文件连续体理论，研究对象则主要为电子文件。未来，虽然纸质文件仍会长期存在，但电子文件取代纸质文件将成为必然趋势。因此，管理对象发生变化，是文件生命周期理论受到冲击的最根本原因。

其次，关注焦点。文件生命周期理论的关注焦点是文件自身，考察的是文件实体与文件保管场所以及保管方式的关系。电子文件的特点决定了人们拥有的是海量的、看不见的信息，因此后保管时代的管理对象不再是文件实体，而是一些逻辑关系和虚拟方式[5]。形成于后保管时代的文件连续体理论的关注焦点也从文件实体转向了文件形成过程，并且重视文件和文件形成者之间的有机联系，强调文件形成机构和管理机构之间的合作。

最后，归档模式。传统的纸质文件管理采用文件归档模式，即将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理后移交档案部门保存，直接受文件生命周期理论的影响，本质是强调将文件实体移交档案部门。而文件连续体理论指导下的电子文件归档则采用“档案化”模式[6]，主张实施文档一体化，本质是强调档案部门介入电子文件形成的全过程，从源头上对电子文件进行管控。

3 后保管时代文件生命周期理论的不可替代性

以弗兰克·阿普沃德为代表的后现代主义认为，文件生命周期理论所描述的实践情形不再是实践的主流模式，终将让位于文件连续体理论[7]。笔者认为，虽然在后保管时代文件生命周期理论受到了来自文件连续体理论的诸多挑战，但是文件生命周期理论是对文件运动规律的第一次概括，相较于文件连续体理论，更具有普适性。另外，文件连续体理论在形成时间上晚于文件生命周期理论，它是建立在文件生命周期理论基础之上的，是对文件生命周期理论的继承与发展[8]。因此，在后保管时代，文件生命周期理论仍具有旺盛的生命力，具有不可替代性。

这里，笔者结合我校人事档案管理实践，从纸质人事档案管理和电子人事档案管理两个角度来讨论文件生命周期理论的不可替代性。

3.1 纸质人事档案管理

以工资变动材料归档为例。工资变动材料是指反映职工历年历次工资变动情况的材料，与年度考核、职称晋升、职务提拔、岗位变动等紧密相关，是人事档案的重要组成部分。一部完整的工资变动史就是一部完整的职工成长史。

我校的工资变动材料主要来源于劳资部门的工资管理系统（ZWH系统），该系统是一个集信息采集、数据核算、工资发放及报表生成等功能于一体的单机系统。首先，劳资部门在收到教职工年度考核结果、职称晋升、职务提拔或岗位变动的文件后，利用ZWH系统生成新的工资数据并形成反映工资变动情况的报表文件，此时报表文件处于现行使用阶段，直接服务于劳资部门兑现教职工的工资待遇（第一价值），并且由劳资部门直接保管。当待遇兑现完成，为了便于年终核算或统计，报表文件对劳资部门仍然存在使用价值，被暂时保存在文件柜中，以便于随时查阅。次年，随着报表文件第一价值的消失，劳资部门将其移交档案部门，档案部门通过价值鉴定，将有保存价值（第二价值）的报表文件进行整理归档，形成工资档案，以供将来查询利用。

联系文件生命周期理论，纸质形态的工资变动文件从其形成到最终销毁或永久保存到人事档案中，是一个完整的生命过程；在这个过程中，价值形态的变化是工资变动材料从文件转化为档案的根本原因，并伴随着保管方式及保管场所的变化而发生变化。因此，我们说纸质人事档案管理过程完全符合文件生命周期理论所描述的文件运动过程，文件生命周期理论对现行的纸质人事档案管理实践具有重要指导意义。

3.2 电子人事档案管理

以干部人事档案专项审核为例。干部人事档案专项审核，是指针对现有人事档案中的“三龄两历一身份”所开展的审核工作。我校现有在职教职工1600多人，涉及管理人员、专业技术人员和工勤人员，审核工作量大且复杂。为提高审核工作的效率和质量，我们在审核传统纸质人事档案的基础上，借助干部人事档案管理信息系统，实施人事档案电子化审核。在文件生命周期理论和文件连续体理论的双重指导下，档案工作者既是文件的形成者，又是文件的保管者，利用管理信息系统实现文件与档案一体化，形成了《干部人事档案专项审核情况登记表》《干部人事档案专项审核认定表》《干部（职工）基本信息审核表》等一系列电子人事档案。

3.2.1 一脉相承的两大理论

文件生命周期理论的理论基础是“生命周期”，最早由美国学者布鲁克斯于1940年提出。结合干部人事档案专项审核实际，审核工作要求形成的一系列归档材料，若采用传统的纸质文件归档模式，文件由组织人事部门形成后移交档案部门进行归档保存，从文件形成到归档是一个完整的周期。

电子文件也具有生命周期，只不过从划分方式上区别于纸质文件：借鉴了计算机技术中“软件生命周期”的分法，划分的着眼点不再是文件本身，而是电子文件管理信息系统；划分的依据也不再是文件内在价值形态的变化，而是电子文件管理活动的先后顺序。1997年国际档案理事会电子文件委员会在《电子文件管理指南》中，把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段[9]。结合干部人事档案专项审核实际，我们借助干部人事档案管理信息系统，设计《干部人事档案专项审核认定表》《干部（职工）基本信息审核表》等报表模块，自动获取电子信息库中的基本信息，同时增加专项审核内容，从而生成电子审核报表并对其进行后期维护。对照电子文件的生命周期概念，报表的形成过程由设计、形成和维护三个阶段组成，也是一个完整的生命周期。另外，文件连续体理论的理论核心是“连续体”，指一种从文件形成（包括形成前文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式[10]，定义本身也表明电子文件是一个完整的生命周期。

因此，我们说两大理论在“生命周期”概念上是一脉相承的[11]，适用于传统的纸质人事档案管理的文件生命周期理论，同样适用于电子人事档案管理。

3.2.2 被夸大的文件连续体理论

首先，文件生命周期理论受到文件连续体理论挑战的直接原因是：文件生命周期理论难以解释电子文件的回流或跳跃现象，而文件连续体理论弥补了这一缺陷。然而事实上，纸质文件同样存在回流或跳跃现象。以人事档案中党员材料归档为例，个人加入中国共产党，需要经过积极分子选拔、接收为预备党员、预备党员考察通过后转为正式党员等一系列过程，而因为这个过程的时间周期较长（至少两年），甚至涉及人员的部门调动，归档材料的形成并不是一蹴而就的，存在回流或跳跃现象。另外，即使电子文件在运动过程中存在回流或跳跃现象，也不能否认从宏观上看，文件的运动过程仍为一个完整的生命周期。因此，仅仅因为不能很好地解释电子文件的回流或跳跃现象就全面否定文件生命周期理论，显然是片面的。

其次，文件生命周期理论是建立在广义文件（一切信息记录）基础之上的，与记载方式无关，与记录载体也无关，是对一切文件运动规律的总概括，具有一定横向的涵盖面和纵向的理论深度[12]。从横向角度看，它不仅适用于传统的纸质文件和电子文件管理，还前瞻性地适用于将来可能出现的任何文件形式，不会因为研究对象形式的变化而发生变化；从纵向角度看，它剔除了形成机构、业务行为等实践因素，理论站位更高，是更通用的指导理论的理论。而文件连续体理论的主要研究对象是电子文件，研究对象范围单一，依赖特定的电子文件管理系统，揭示的是电子文件运动过程规律，反映的是电子文件各阶段相互联系、相互影响和相互转化的可能性，具有一定的局限性。所以相对于文件连续体理论，文件生命周期理论更具“普适性”。主张文件连续体理论取代文件生命周期理论，实际上是夸大了文件连续体理论的作用。

综上所述，无论是对我国传统的纸质人事档案管理，还是对未来数据化后的电子人事档案管理，文件生命周期理论都发挥着重要的指导作用。也许，未来还会出现新的文件类型，但是不论文件以何种形式存在，文件运动规律应该是客观的，揭示文件运动规律的理论也应该是客观的。