基于数字化环境下的档案编研工作研究

陈晓慧

（中国石油工程建设有限公司 诚通企业管理（北京）有限公司，北京 100120）

信息技术的发展为档案编研数字化、网络化创造了前所未有的契机。一方面，信息技术的发展使档案编研呈现社会化的趋势。既拓展了档案编研为社会服务的空间，也对档案编研提出了更高的要求，是档案编研走向数字化、网络化的动力。另一方面，日益发展的信息技术为档案编研的数字化、网络化提供了技术上的保障。档案编研数字化包含两方面的内容：一是指档案编研工作采用数字化的技术来制作档案信息产品，即档案编研信息制作的电子数字化；二是指档案编研所创造的档案信息产品的利用、传播和反馈的电子数字化，即档案信息产品利用的数字化。档案编研的数字化首先是档案信息的数字化，利用日益发展的信息

技术可将纸质、声像、实物档案等通过扫描、数码处理等实现数字化。同时，采用信息技术将文字、图像、音频、视频等多种信息进行综合处理，制作出多种形式的档案编研成果。数字化的档案编研成果在表现形式上更加符合现代社会人们对档案信息利用的需求。档案的数字化也是编研网络化的前提条件，档案编研的网络化是在档案编研数字化基础上进一步发展的结果。数字化的档案信息只有实现网络化，才能高效、广泛地发挥其应有的价值。档案编研的网络化就是通过网络来实现对档案信息从开发、传播、利用到反馈的全过程。网络编研具有传统档案编研无法比拟的优势，在编研的手段、方法、成果的展现形式上，更加符合网络时代人们对信息准确、便捷、时效的要求。利用互联网或建立跨地区跨行业的档案信息服务协作网以及全国统一标准的档案信息网实现档案信息共享，将有利档案编研的网络化。

一、数字化环境下档案编研工作开展新形式

第一，数字化背景下所开展的实体档案编研工作，与传统档案编研工作存在一定的差异，数字化信息技术作为一种辅助性的技术工具，可大大提升档案编研工作开展的效率及档案编研质量。在档案编研过程中利用扫描技术、拍摄技术以及文字识别等数字化技术时，可将原有的实体形态档案转化为全新的数字形态，逐步转变我国档案编研工作开展的编研方式以及编研成果。第二，在数字化时代背景下，档案编研工作者可开展电子档案的编研工作。数字档案又被称之为电子档案，开展电子档案管理工作同时也是推动我国数字化时代发展的主要路径。数字档案源于网络环境之中，因此数字档案并没有实体形式，但其具备实体档案所具备的凭证性、历史性以及记录性的档案特征，为此在数字档案编研工作开展期间，电子档案编研者需要充分考虑档案属性特征以及数字化属性特征，提升档案编研工作开展质量。

二、档案编研工作的问题

（一）档案编研工作者的数字技术水平整体亟待提高

由于档案编研工作的形式相对比较单一和枯燥，我们许多的档案编研工作者一直

是处于一种相对封闭的工作环境，档案的现代化管理水平掌握得参差不齐，也导致普遍对数字化的技术使用率不高，平时多是以传统的查阅书本形式进行资料搜集。在当今大数据时代，各个行业对数字化的普及应用范围越来越广，我们档案编研工作者也应该尽快适应新形势，加强计算机以及相关技术的学习，多使用新技术新方法编辑档案素材，努力把编研工作向数字化方向转型，更好地适应新时代下的档案编研新模式。

（二）档案编研工作的思路较为单一

我们的档案编研工作者常常还是按照传统模式方式工作，缺乏突破与创新。由于我们整体的档案工作性质，很多工作思路都是比较保守的，循规蹈矩较多，创新力不足，再加上对数字化的技术掌握不够全面，利用在编研工作中的更是少之又少。而创新是我们档案事业发展的重中之重，所以档案编研工作者要时刻树立创新意识。当新技术来临的时候，我们更应该敢于打破常规、传统，跳出原有的思维模式，广泛收集大量可用的档案信息资源，充分融入数据时代的大背景里，与时俱进地来完成编研工作。

（三）档案编研工作成果与数字时代的需求脱节

很多时候，我们许多档案编研工作者为了编而编，忽略了研的环节，导致编研的工作成果质量不高。看似数量很多，但编研的成果有时候价值不高，与时代脱节。这就需要我们档案工作者能在“编”的基础上，加强“研”的部分，不断加强自身的编研水平，深入挖掘数字时代下各种可利用的信息资源，充分了解利用者的需求，着重加强编研成果的实用性，紧跟时代的变化，多出优秀精品，为利用者提供种类丰富、贴近实际、品质较高的档案编研成果。

三、数字化环境下的档案编研工作优化策略

（一）依托互联网拓展档案编研形式

1.以互联网为媒介检索资料。依靠互联网与计算机信息系统检索图书馆、博物馆与其他档案部门所保存的原始信息。互联网所蕴含的数据资源体量庞大，种

类丰富，内容宽泛，且检索速度较快，改进了档案编研工作效率，节省了人力成本与时间成本。同时，也减轻了档案编研工作者的心理负担。2.依托互联网思维确定选题思路。档案编研工作者的网络选题需从如下两方面着手：其一，突破时间与空间的限制，随时随地地浏览时时要闻与民生百态；其二，积极主动地与档案用户保持沟通交流，了解用户诉求，确保选题实用性与新颖性，加强应用效果。

3.以互联网为沟通平台。当前，互联网对我国社会各行业均产生了深远地影响，档案编研工作也不例外。互联网的快速发展使档案编研工作的工作效率、理念以及服务方式等都发生了较大变化。所以，在未来的工作中，我们应以互联网为沟通平台，积极结合档案编研工作的实际需求，更好地推动档案编研工作的开展。为此，档案编研工作者可以在选题策划阶段，即档案信息传递前，与档案资料需求单位保持良好的沟通交流，了解反馈意见，增强档案编研的目的性。

（二）加大档案编研工作者数字化技术培训力度

其一，提高档案编研人员的数字技术掌控能力与运用能力，充分发挥数字化技术的优势价值，优化档案编研工作水平。将数字化技术拓展应用到档案编研工作中，这也是顺应时代发展的必然选择。如果无法高效地应用数字化技术，自然也无法顺利创建数字档案馆。其二，培养档案编研人员的数字化思维。传统档案编研工作在一种半封闭或全封闭环境中进行，按部就班的工作模式也成为编研工作者的固有思维。在数字化时代背景下，要突破传统思维模式的禁锢和束缚。从某种角度来说，只有真正地转变思维模式，才能实现档案编研成果的数字化过渡转型。

（三）实现档案编研形式的创新

我国传统档案编研形式极为单一，档案传播渠道较为狭窄，因此档案部门中的纸质资料，主要是以赠阅的方法向事业单位以及各大院校进行传递，仅有少量的图书资料会向公众进行发售。由于档案资料受众群体的制约，导致文献资料传播效果不够理想，也无法满足数字化环境需求。为此档案编研工作者需要创新档案编研形式，不断拓展档案编研资料的传播渠道，通过建设官方共享网站、设置微信公众号及微博号等扩展档案传播渠道以及编研形式。

总结：如何更好地发挥数字时代技术优势，使其为档案编研这项传统工作提供更多助力，应是我们未来思考和探索的方向。数字时代的档案编研工作，对档案工作者提出了更高要求，不仅需要档案学、历史学等方面的专业知识，对数字信息、网络传播等前沿数字科学领域的认知和了解也将越来越重要。勇于解放思想，跟上时代发展的脚步，不断将数字信息技术引入编研工作的各个环节中去，才能开创档案编研工作发展的新局面。