大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景

侯旭

（沈阳市城市建设档案馆，辽宁 沈阳 110000）

在我国当前社会经济发展进程中，随着城市化进程的不断加快，城建档案已经成为城市发展和变迁的证据，对未来城市建设有着参考作用。要求管理部门加强对城建档案管理工作的重视，从实际管理工作出发，提升档案在收集归纳、存储、利用方面的标准化、规范化水平，发挥信息技术与大数据技术的优势，提高城建档案管理效率。

一、城市建设档案管理现状分析

（一）档案管理任务重，人员安排不足

城市建设档案内容繁杂，涉及面广，档案管理任务重，但从事城建档案管理的人员较少。工程项目从施工到竣工的全过程需要城建档案管理部门参与其中，但城市建设工程的工期不长，所需档案数量大且种类杂，参与单位比较多，档案管理信息化水平不足，不同人员的档案管理能力差异明显，导致工程项目验收迟缓，费时费力。各方人员没有正确意识到城建档案管理工作的重要性，只重视城市建设的进度，忽视档案管理工作，导致档案资料体系建设受到阻碍。

（二）城建档案信息安全意识弱

随着互联网的发展，不管是在线接收还是离线接收，电子档案已经在各个城建档案系统上“跑”起来了，但不管是对传统纸质档案的管理，还是对现在的电子档案或城建档案 BIM 模型的管理，“重收集、轻管理”这一陈旧观念一直是城建档案信息安全管理的桎梏。这导致了部分城建馆对城建档案信息安全的认识不足、保密意识较弱、不够重视甚至心存侥幸，进而导致各项安全保障不到位，比如缺乏档案信息安全管理规划、未制定档案信息安全管理制度和应急预案、档案操作系统存在安全漏洞、信息安全管理人员保密意识不强等，最终导致档案信息损坏、丢失或造成机密信息泄露

（三）相关法律法规不够完善

与城建档案管理有关的法律法规不够完善。随着社会的发展和进步，近年来，我国城市建设的步伐逐渐加快，城市建设规模也在扩大，这就导致城市建设产生的信息资源在短期时间内增加，城建档案管理工作量和工作难度也在加大。现存的城建档案管理法律法规已无法满足需求，法律法规建设不完善，管理人员在工作中缺乏参考依据，使档案无法达到规范化管理程度。优化馆藏结构，丰富数字资源[1].

二、大数据时代背景下城建档案的管理和利用措施

（一）规范档案资源收集与处理

首先，实现城建档案收集的规范化。明确资源收集对象和结构层次，科学制定工作目标，按照一定阶段去达成目标。根据城建档案的分类情况，对缺少的内容及时补充。分析档案分布情况，保证档案收集的完整性。其次，采取多样化城建档案收集方法。依靠信息化平台展开档案收集工作，重视特种载体的城建档案资源的分类，提高管理效率，为今后档案资源的使用提供保障。再次，实现城建档案处理的规范化。对城建档案内容科学分类，保证档案数量和质量，对档案收集和处理流程加以规范，采用多种方法提升档案管理效率。加大城建档案管理的监督力度，采用平推检查和互检相结合的方法，提升城建档案监督和交流效果。加强对档案管理人员的个人素质和工作能力培养，提升其道德修养，让档案管理人员深刻意识到这项工作的重要性，创建新的服务形式，增加城建档案查询方式，在今后的工作中为社会大众提供优质化服务。

（二）多措并举提高电子档案的法律效力

首先，建立健全档案法律法规体系，让电子档案利用有法可依。目前我国相应的档案法律法规体系还不健全，电子档案的法律效力还不被认可，导致电子档案的利用还存在一些困难。提高电子档案的法律效力，更好地为城市发展服务，就需要建立健全相应的档案法律体系，为电子档案的使用找到依据，促进城建档案事业的发展。其次，提高电子档案制作和管理水平，确保电子档案的原始性和真实性。由于电子档案在制作、传输过程中很容易被篡改，这是造成电子档案的法律效力不被认可的主要因素。因此可以通过元数据采集、电子档案加密技术、身份验证技术以及仿写措施等来维护电子档案的真实可靠性，保证电子档案制作、传输过程中的安全性，从而提高电子档案的法律效力。最后，转变档案利用理念。在大数据环境下，开发利用档案信息资源与传统的档案利用已完全不同，档案管理部门应创新电子档案利用方式，扩大电子档案利用范围。

（三）完善资源建设，创建信息平台

推进城建档案数字化建设，将纸质档案转化为数字档案，创建城建档案管理系统，让纸质档案以数字化的形式存储在系统中，对城市建设中重大项目档案进行专项验收，保证该项目档案及时收集归档和规范整理。重视对城建档案资源的开发利用，明确档案内容的价值不仅存在于历史记录中，这些珍贵的资源也会为城市未来发展提供数据参考，也能为人民群众提供信息服务。所以，档案管理部门应重视对档案资源的利用，树立服务意识，向大众开展优质化档案服务，在提升城市建设档案开发水平的同时，深入挖掘出更多有价值和意义的资源信息[3]。

结束语：总而言之，随着社会经济的快速发展和城市建设步伐的加快，城建档案数量大幅度增加，我们要了解影响城建档案规范化管理的原因，积极面对问题，强化思想上的认识，以乐观向上的工作态度正视困难，从而完善城建档案管理工作，为城建发展提供优质化服务。本文通过探讨档案资源收集与处理、城建档案管理工作的信息化建设、完善制度建设和制定流程规范等希望使当前存在的一些问题能得到解决。