中职学校财务管理档案信息化建设探析

马英

（新疆塔城地区师范学校，新疆 塔城 834700）

随着中职院校的不断发展，财务工作中的档案信息也就越发繁杂，数量也剧增，信息的变化更新也越来越快，其中对档案索引功能的需求也更加明显，加上学校需要应对不断变化的各种财务管理制。所以，信息化管理就显得尤为重要。因为它能很好地节约学校的各种资源成本，让账务管理更加清晰明了，能随机应变各种财务信息的需求，从而降低管理的难度，提高学校账务工作的效率，促使财务档案管理趋向现代化。

一、中职学校的财务档案管理中的现实状况

（一）学校不够重视

很多中职院校更多的是注重对学生的培养，没有对自己的财务档案进行完善地管理，这就导致很多财务文件四处分散，档案形式多样且没有明确的归类和标识，责任主体也不明确。一旦管理人员离岗，档案信息就会出现断层或是丢失，给后面档案信息的管理带来极大的不便。甚至有一些学校根本设立档案室来存放文件。而很多学校就算有，也只是一个摆设，里面潮湿阴暗，长久没有使用，文件存放在里面很容易发霉腐烂。加上许多学校并没有配置专门的财务人员，没有使用现代化的先进信息管理机制，采取的是老式的记账方法和全部纸质的保存模式，甚至很多档案管理部门都是会计兼职，这样难免会因为精力不足，而无暇顾及档案文件的管理，从而导致文件的丢失和档案信息的紊乱。

（二）信息化程度不深

很多学校由于习惯了老式的管理模式，加上原本档案信息杂乱无章，如果要清理出来，就会是一个大工程，因此很多学校不愿意尝试新的模式，产生了畏难的心理。甚至，有一些学校为了应付检查，买几台电脑建一个网站，贴几个标签就草草了事了。这样的档案信息化建设是没有成效的，因为它需要专业的人员在日常中对大量的基础数据进行分类整理，然后汇编成一个系统，绝不是一两天就可以随便完成的。加上很多院校目前的财务人员年纪都偏大，很多并不能熟练地应用计算机，不能通过各种软件和网站对档案信息进行管理。因此信息化还只是空有口号，实施的程度还不足。

（三）标准不够明确

财务档案包括纸质文件和电子资料。纸质的文档需要专门的档案室进行分类保存，而电子资料则需要运用到网络技术。然而目前很多的中职学校的档案管理人员，都是根据自己的喜好和习惯作为标准，并没有可依照的统一的行业准则。这就导致学校间的管理方式会有很大的差异，甚至是花样百出，参差不齐。所以，需要建立明确的信息管理标准，才能保证财务档案逐渐系统化。

二、档案信息化在中职财务管理中的体现方式

近年来，中职教育受到前所未有的重视，中职学校招生规模越来越大，财务工作量加大，因此，财务管理档案信息化建设越来越重要。接下来我们从以下几

方面剖析中职学校财务管理档案信息化建设策略。

（一）加强建设财管档案的基础设施

要想档案管理实现信息化，就少不了必需的基础设备，这就包括计算机的配置能不能达到要求，存储设备的质量好坏和内存是否足够，档案管理的各种软件是否满足要求和数据库的管理是否科学等方面。因为只有强大的基础设施，才能给后续的信息化管理提供保障。比如档案管理软件就可以帮助工作人员系统科学地处理各种信息。财务分析软件就可以对各种档案中的状况和现象进行检测和分析。而系统的软件包括对财务档案的监督、调控和操作等方面。不论是建设硬件还是软件设施，都是为了实现信息化管理，为了提高管理的质量。

（二）着力建设财管档案的网站

建设专门的网站主要是为了方便大众对档案信息进行查询，这样可以让学校的财务管理更加的公开透明，更加面向社会。所以，可以着重突出网站的文件查询功能，这样就能方便学校的教师和学生对各种账务进行查询。还可以提供在线咨询服务，为咨询人员提供搜寻索引。当然网站也少不了对自身的宣传，这样就可以进一步提高学校的影响力和学校财务档案管理的知名度。最后，网站要设置讨论交流区，让用户可以及时反馈网站的不足，然后网站建设者针对用户建议不断地去完善，从而促使财务管理工作水平的提升。

（三）着力培养从业人员的专业素养

作为学校应该配置专门的档案管理人员，因为财务工作不是每个人都可以胜任的，它的专业性很强。其次要不定期地对已从业人员进行培训，比如文件管理知识，表格的应用管理等，确保他们的专业能力是与时俱进的，能够跟上时代的步伐。当然，也少不了职业操守方面的培训，只有具备了良好的职业素养，才能确保遵纪守法，按照行业规范来完成工作，从而确保档案管理工作的质量。最后，从业人员还需要掌握最新的网络技术和最新的财务管理知识，这样才能满足档案信息化的要求。

三、结束语

总之，在中职学校实施信息化档案管理，是为了给学校的运行提供强有力的后盾。因为，只有学校账务清晰明了，公开民主，才能为学校的管理带来方便，才能进一步提升学校的知名度和影响力，从而得到更多的关注和重视。因此，实施信息化的档案管理模式，是很多中职学校的一种财务管理趋势，是为了学校更好地发展。