基于新医改背景的医院档案管理改进方法研究

冯桂景

（山东省郓城县妇幼保健计划生育服务中心，山东 郓城 274700）

前言

在国家医改不断深化的背景下,医院档案管理也必须做出相应改进和调整,从而适应医院的发展需要。与传统单位相比,医院档案资源对于医院的运营具有特殊的重要性和价值。各种医院档案中包含着大量的数据和信息,其中不仅包括患者的健康状况,还包括患者大量的私人保密信息。这些档案不仅对医生的临床诊治、后续查阅、疾病资料研究等具有重要意义,而且在发生医疗纠纷时,这些资料档案也将成为重要的证据。因此,对于医院档案管理科室而言,档案管理具有重要的现实意义,笔者将在下文详细讨论。

一、医院档案管理基本概述

医院档案有多种形式,如书面材料、图像和电子记录。它们不仅记录了医院的发展、科研成果,还包含了大量关于患者的信息。如果按医院档案管理内容分类,通常包含四类,即病案档案、公档案案、人事档案、会计档案。例如,个人档案主要用于记录和记录每个医院员工的数据，能够确保广大医务人员受到保护。随着医院的发展和建设，必然会产生大量的历史资料和医学文献。医院文档管理主要是对上述信息进行专业化管理。随着高效医院文档管理的发展，医院档案为医院的学术研究和管理提供大量可供参考的资料，作为重要证据，医院档案让解决医疗纠纷变得非常方便。

二、医院档案管理的意义

随着新医改的快速发展,对医疗技术水平和医院管理提出了更高的要求。医院档案的重要性体现在以下几个方面。

第一,医院档案管理是医院管理的重要组成部分。它涵盖了医院发展过程的方方面面,是医院发展的最佳证据。可以了解医院的方向和多方面的变化规律。院内信息可作为今后发布医院发展战略及实施的参考。医院档案管理工作自始至终履行着记录医院日常工作的功能,也是医院建设发展的历史记录。

第二,医院档案在医院管理中的作用很大。医院在管理过程中容易出现严重的责任问题以及员工的任免。在专业技术资质方面,档案管理能够真实反映医院的实际情况。

第三,医院病历是医学研究的重要基础。在医学领域的发展和实践中,档案管理在药物研发、推广应用、医学教育、检测、临床、科研等各个环节都具有极其重要的意义。医院管理对推动医学科学技术的发展和进步具有极其重要的作用,对未来医学事业的完善和发展具有积极的推动作用。同时,医院档案记录了各个发展阶段的情况、医疗技术发展的资料等,对医院的整体发展起到了必要的指导作用。

第四,医院档案可以充分保护医患双方的合法权益,明确法律义务。医院档案中一个非常重要的部分是患者的病历、病历档案等,其中包含很多图形和图像。它包含的范围比较广,可以充分保护人们的生命健康,也可以反映医学、历史的发展。分析随着医院发展的实际情况,可以看到医疗纠纷的数量在逐渐增加。医院档案是重要的法律文书,是保护医患双方合法权益的依据,可以合理解决医疗纠纷,保障医院日常运作有序开展。在医院的日常运作中，档案是医院日常工作和发展的基础，也是医院可持续发展所必需的背景资料。目前，我国的医院档案管理存在许多弊端，直接影响到医院的健康发展。医院在这一形势下，尤其是在医疗改革的新的社会环境下，改进和完善医院档案管理势在必行。医院档案管理必须加强，才能促进医院的进一步发展

三、医院档案管理存在的问题

（一）档案管理和使用意识不足

目前,大多数医院主要以治疗临床疾病、更新治疗技术和更换相关治疗设备为主。他们对档案管理的使用认识不够,不了解档案管理的重要性。另一方面,虽然医院的一些档案中也包含一些非常重要的医学研究成果,但医院无法有效利用此类档案资源，在一定程度上,已经形成了医疗资源不合理利用的局面。

（二）档案管理人员整体素质偏低

目前,我国大部分医院在人才培养方面更偏偏向于注重提高医务人员的专业职业素养,严重忽视档案管理人员专业综合素养的培养,这必然会导致档案管理不专业,档案的收集分类管理不够细致。档案信息量每时每刻都会产生,涉及档案管理的人员。缺乏专业性会导致数据采集和整合效率低下,难以适应高效档案管理的真实需求。因为不了解档案管理的重要性,在医院的正常建设中忽视了对档案管理的投入,也没有重视档案管理相关人员的培训，导致医院档案管理质量低下,效率低下。

（三）档案管理系统不完善

医院特定档案更为复杂,大约涉及两个方面。一方面是一般档案,如人员信息、各科室财力使用情况数据或研究成果等,另一方面是医院各科室的信息。用于管理病患的信息,例如,患者的入院治疗信息或是较为私密的个人数据,以及患者最近购买的医疗设备相关的财务信息。这种相对分散的档案管理情况,不仅给医院档案信息的整合带来了巨大的成本负担,也不利于医院各项医学研究的开展,给医学研究带来诸多不便。因此,一个不完善的档案管理制度将极大地影响医院各项工作的开展。

（四）管理理念有待创新

在新医改背景下,档案管理要求每位档案管理人员都必须精通并了解先进的管理理念。因为管理理念可以引导和限制员工自身的行为。但是,从目前医院档案管理工作来看,不难看出管理理念需要更新。管理理念的缺失会在一定程度上影响档案管理的发展。

（五）管理设备有待改进

医院档案管理工作需要使用相应的设备设施,这是档案管理工作有序推进的前提。但是,从医院档案的管理情况可以看出,医院并没有在设备设施上进行过多的投入。由于档案管理对医院发展的影响是间接的,医院可能对档案管理对医院的影响没有深入了解,导致缺乏足够的资金投入设备设施。这个问题的出现,将极大地影响医院档案管理及医院本身的发展。

四、新医改背景下医院管理提升的方法

随着国家综合医改的不断深入,为贯彻落实新医改政策和方针,各医院必须不断提高医疗服务能力,也必须为了适应当前医疗发展改革的新需求不断改善医院的档案资源。建立健全档案管理相适应的具体制度措施和实施细则,以实现档案管理效率的不断提高,为医疗改革的不断深化作出贡献。

（一）提高对档案管理的认识

毫无疑问,档案管理在医院内部管理中是极其重要的。在新医改不断推进的背景下,医院档案管理出现了诸多问题,要求医院与医疗卫生体系的发展保持同步。积极改进医院档案管理工作方式,确保医院档案管理质量,最重要的是从思想层面认识医院档案管理的重要性,提高档案管理的思想意识,认真做好档案管理工作促进医院健康长远发展。

（二）构建完善的医院档案管理系统

由于我国医院档案管理系统起步较晚,各方面都不够成熟。尤其是医院档案管理没有形成规范的标准,增加了档案管理人员的复杂性,无法提高大档案管理工作效率。因此,针对上述问题,医院必须提高对档案管理的重视,并将其纳入医院日常管理中,加强医务人员对档案管理的认识,同时建立可靠的管理制度,大力推进档案管理工作。落实医院档案管理制度,确保医院日常运作顺畅。

（三）补足档案管理理念

在当前新医改的背景下，医院的文档管理要想顺利进行，医院相关人员就要有很强的管理意识，所有县有关人员都要认识到文档管理的重要性。有必要更新每个档案管理员工的档案管理理念。在我们更新档案管理理念的同时,可以从以下几点入手:

第一,医院领导和管理人员需要加强医院的社区外展,可以定期召开会议,让员工了解档案管理，学习档案管理相关知识,不断提高档案管理意识。

第二,在档案管理中实施先进的信息技术,如档案管理中的防火墙技术和身份认证技术。这不仅可以更新档案管理的理念,也可以为档案管理的发展提供技术保障。

（四）重视医院档案管理人才的培养

档案管理人员的水平直接影响到档案管理的效率。因此,医院需要加强和提高办公室工作人员的职业素养。鼓励档案管理人员积极开展相关技能培训,医院应选拔技能较强的人才开展符合档案管理特点的工作。此外,医院还可以聘请专业人员培训档案管理人员,并为其提供技术咨询。

（五）加大投入力度

在新医改背景下,需要加大对档案管理的资金投入,确保档案管理工作充分发挥其价值和作用,促进医院更好发展。购买合适的设备和场地,这将显着提高工作质量和效率。例如,在设置档案室时,请确保档案室是干燥的,以避免出现潮湿问题。同时,在档案管理中使用复印机和智能扫描仪,可以提高档案管理的硬件质量。在处理档案时,摒弃了传统的人工方式,通过扫描录入系统将档案的信息内容如实、准确地输入计算机系统,尽可能避免出错。此外,还可以使用ERP 信息化管理对档案进行详细分析,方便医院不同科室的档案使用。通过引进先进的设备和工具,实现档案管理的自动化,从而保证了医院的可持续发展。

（六）实现档案资料的共享

医院档案管理包括丰富的信息。除了整理和收集医院数据外,还需要通过广泛的研发活动来满足不同科室的档案管理需求,充分发挥档案的价值。此外,为了满足临床对信息和资料的需求,我们必须积极组织团队合作和研究工作,并开发搜索工具。同时,要加强医院各科室与其他医院的沟通交流,实现档案信息的互通,进一步提高档案资源的使用效率,以利于医院的顺利开展。

（七）评价体系的建立与完善

医院档案管理是一项复杂、系统的工作,需要严格把控医院各科室,明确每个人的职责。因此,医院应注重建立健全打分制度,将档案办理质量与绩效考核挂钩,明确医院各科室主任办理档案的职责,提高科主任对档案管理的重视程度,保证办案工作的组织性,从而提高档案管理的标准化程度。

（八）做好档案安全工作

在档案存储方面,信息丢失和泄露是最常见的安全问题。在实际应用中,由于个人操作失误或电脑死机等各种因素,档案在传输过程中会丢失或损坏。医院应采取多项措施,提高档案处理人员的职业素养和职业道德,避免信息泄露或人为损害。此外,医院应积极使用专业的网络安全软件,并利用各种现代技术对档案信息实施各种保护,如加密、杀毒等,以确保档案安全,提高对档案系统本身的保护。同时,要积极备份档案,确保远程备份系统的顺利实施,并复制所有档案档案,避免灾难造成档案丢失破坏性。档案安全工作的开展需要人力、财力的大力支持。因此,医院必须高度重视维护档案安全的作用,投入必要资金及时更新档案安全,进一步增强档案安全。

结语

在新医改的背景下，研究了医院档案管理的改进方法，阐述了医院档案管理的意义和重要性，总结了医院档案管理面临的主要挑战，并在分析存在问题的基础上，结合医院档案管理的改进方法，提出医疗改革的新需求。