信息化视域下高校档案管理问题及对策研究

权诺诺

（曲靖师范学院，云南 曲靖 655011）

我国各高校开展档案管理工作的最终目的是对教学档案进行收集总结，从而为相关工作的开展提供高质量服务。21世纪是信息化时代，传统高校档案管理工作方式方法在当前背景下受到极大冲击，想要跟随时代发展脚步，高校管理者就应该将信息技术应用在档案管理工作之中，通过信息技术将档案管理具备的价值充分发挥出来。以往高校开展档案管理工作过程中，主要采用纸质管理法，随着信息技术的普及和应用，出现了U盘、光盘等多样化载体。信息技术在不断提升，时代在不断变化，高校应始终跟随时代发展脚步，开展信息化的管理模式，从而为高校的长远发展提供动力支持。

一、信息背景下高校档案管理工作开展面临的机遇和挑战

（一）高校档案管理工作开展面临的机遇

1.信息技术的普及应用为高校档案管理工作的开展奠定坚实基础

信息技术水平的提升是以高科技发展为基础，网络技术、计算机及云技术等高科技是高校开展信息化档案管理的先决条件。上述技术的应用能够使高校从以往纸质化管理方式向信息化方向发展，并且能够打破传统时间及空间上的限制，在档案管理者及使用者之间建立起有效的沟通［1］。日后，档案管理工作势必会向数字化、信息化方向发展。

2.信息技术的普及应用提升了高校档案管理工作人员专业素养

对信息档案进行永久保存，是档案管理工作人员的目标及愿望，信息技术水平的飞速提升为此提供了物质基础。数字化工作的开展是由人来操控主持的，档案工作人员能否适应信息化发展，提出自身专业素养，这与档案管理工作开展情况存在紧密关联［2］。近年来，我国高度重视各高校信息化建设发展情况，并且制定了相关政策，投入了充足的经济支持。在此情况下，高校档案管理工作人员应该认清发展趋势，抓住机遇，增长自身专业技能及知识，积极与其他工作人员进行沟通交流，使自身素养得到提升，为档案管理工作长远发展夯实基础。

（二）高校档案管理工作开展面临的挑战

1.信息化发展为传统高校档案管理工作的开展带来了极大的冲击

思想作为实践的依据和指南，观念作为行动的引导。墨守成规、因循守旧是高校创新档案管理工作的障碍。档案管理工作的开展应跟随时代发展脚步，做到与时俱进。管理工作人员应对自身功能进行适当调整，满足社会发展需求。只有这样，才能够确保档案管理工作在信息时代背景下保持充足生命力。档案管理工作内容是对不同种类的档案进行整理、编目、保管、利用，以往高校开展档案管理过程中将纸质文件作为主体，在此基础上，开展多项工作［3］。信息化技术使档案载体向网络化、电子化、智能化方向发展。同一档案信息能够同时在磁带、u盘、多媒体等多种载体上储存。在此情况下，信息档案所具备的完整性和真实性成了相关研究者及工作人员的关注重点，以往纸质文件管理方法应逐渐向信息管理方法转变。

2.档案管理工作的安全性

在信息化背景下，高校档案管理工作面临着许多问题。近几年来，高校档案管理工作逐渐向信息化方向发展，且我国大部分高校已经实现网上归档，并创建了属于自己的数据库及网站，为相关工作的开展带来了极大的便利性，但同时，网络具有开放性使管理工作开展的安全性面临极大的风险。过度依赖国外电子产品、管理工作安全体系缺乏完善性、工作人员未树立正确的安全认识等问题不容小觑。

二、信息化背景下高校开展档案管理工作的不足之处

（一）未树立正确的档案管理工作认知

时代在发展，社会在进步，高校是为社会输送人才的主要场所，档案管理工作开展质量对高校的发展有直接的影响。我国大部分高校已经意识到档案管理工作开展的重要性，但是部分工作人员仍然未树立正确的档案管理工作认知，不能够以长远的眼光及正确的态度看待信息化档案管理工作开展，导致相关工作发展步伐缓慢，过于落后。

（二）信息基础薄弱

大部分高校缺少信息化档案管理工作建设资金，不能够为档案管理工作的创新提供资金支持［4］。因此，只能采用传统方法开展相关工作。随着信息技术的普及与应用，传统管理方式无法满足日常工作需求。想要使档案管理工作效率得到提升，就应该做到信息共享，因此，高校应提升对信息化档案管理工作发展的重视程度，并加大资金投入力度。

（三）缺乏高精尖人才

部分高校信息化建设落实不到位，导致管理工作人员及专业素养低下，不具备互联网技术应用及学习能力。这一状况对信息化档案管理工作开展有十分消极的影响。当前，大部分高校缺少高精尖档案管理人才，管理工作人员队伍专业性有待提升。

（四）无法保障档案信息安全性

信息化背景下，信息沟通交流十分便捷，人们在享受信息化发展带来便捷的同时，承担着文件丢失、信息失窃等风险。部分高校信息技术水平低下，不能够为信息化档案工作开展全面提供保障，这一情况限制了相关工作的开展。

（五）管理制度缺乏完善性

当前，部分高校在开展档案管理工作过程中不具备完善的制度，此外，各高校制度落实力度不到位。部分高校档案管理工作开展得不规范，这将会对档案完整性产生消极影响。尽管近年来我国各高校已经落实了严格的档案管理制度，使相关工作质量及水平得到了显著的提升，但是仍然无法完全满足当前时代发展需求［5］。高校仍然不具备档案管理工作监督管理机制。

（六）信息功能受限

当前，我国大部分高校档案使用效率及开发效率低下，导致这一现象的主要因素是部分高校在开展档案管理工作时过于封闭，无法实现沟通交流。这样一来，信息档案无法进行充分利用。除此之外，部分高校采用传统档案管理方式，信息化发展不到位，自然无法开发教学档案。受上述因素影响，高校档案管理具备的作用无法得到充分地发挥。

三、高校开展信息化档案管理对策分析

（一）加快信息化档案管理建设

想要满足日常工作需求，高校应加快信息化的管理建设，对互联网技术进行充分利用，创新传统管理方式，向信息化管理发展，从而实现教学档案的应用功能。在开展信息化档案管理过程中，高校将以自身信息水平为依据，分阶段进行，及时解决存在的问题，并对最新建设情况进行全面地了解掌握。除此之外，高校应该提升对信息化的管理工作重视程度，加强相关工作推广及宣传力度。信息化管理工作的开展需要多个部门共同努力协作［6］。同时，高校应该不断对内部管理机制进行完善补充，不论是档案整理还是档案开发，应具备严格的标准，这样才能为档案管理工作质量的提升提供保障。

（二）加大资金投入力度

高校想要落实信息化档案管理工作，应该加大资金投入力度，只有使基础设施得以完善，才能够有效开展相关工作内容。高校应以自身实际情况为依据，量力而行，对基本硬件设施进行完善，为工作人员配好技术设备。除此之外，高校应明确信息化的管理执行标准，相关工作的开展内容均应细化，并以相关标准为依据进行操作。相关工作人员在对档案基础资料进行整理之后，需要开展技术处理，对网络技术进行充分应用，对档案进行技术化处理，这样才能够落实信息的交流与共享。高校开展信息化档案管理工作的最终目的是对教学档案进行充分利用开发，这将会对院校之后长远发展产生促进作用。

（三）确保档案信息安全性

近年来，互联网技术在不断发展与应用，人们对信息安全性有了更高的要求。高校在开展信息化档案管理过程中，应提升自身网络技术水平，避免信息泄露导致不良后果发生［7］。此外，相关工作人员在确保档案完整性的基础上，应该确保其安全性，为信息化管理工作的顺利开展奠定基础。

（四）培养高素养人才

想要使高校档案管理工作人员专业素养得到提升，在日常工作过程中，高校在开展信息化工作的同时，应该提升人才培养重视程度，通过外出学习、定期培训、考核等多样化方式使档案管理工作人员专业素养及信息化水平得到提升。除此之外，高校可采取岗位竞争制度来选拔高质量的档案管理人员。上述方式能够加强信息化档案管理工作质量，确保制度的落实。

（五）提升档案管理综合效益

高校应通过以下两方面提升教学档案管理综合效益，首先，应该使档案获取信息水平得到提升。除此之外，应该对信息设施进行强化应用，加强档案管理网络功能，从而为档案的安全性及完整性提供保障。除此之外，对教学方案进行充分利用，使科研及教育教学需求得以满足［8］。

（六）提升教学档案应用效率

在信息化背景下，高校应该对传统档案管理方式进行创新，对信息技术进行充分应用，使教学档案使用效率及服务水平得到提升。高校应该对用户需求进行充分的分析，明确档案管理工作方向。除此之外，对网络技术进行充分应用，创建检索系统。这样一来，能够通过多元化渠道向需求者提供教学档案，从而将其具备的价值充分发挥出来。

四、结束语

高校档案管理工作人员应明确工作发展趋势，跟随时代发展潮流，对信息化管理理念及管理模式进行学习并应用，对档案管理资源进行充分开发，只有对最新理念进行积极的学习，才能够促进档案管理工作的长远发展。