论事业单位人事档案规范化管理

文/周金芬（海东市乐都区人力资源和社会保障局）

一、事业单位的人事档案规范化管理重要性

（一）促进工作效率的提升

在社会经济的发展中，更多单位在积极改革用人制度，这提高了岗位中的人员流动性，因此伴随人员的具体人事档案，便成为单位迅速掌握人员状况的关键资料，它能为用人单位的选人提供主要视角，由此可见档案管理的规范化意义。在规范管理的支持下，人事材料实际使用率可以明显提升，管理人员能够以此对干部职工的资料迅速、全面掌握。此外，规范管理也能保障人事档案的及时性、准确性和真实性，管理人员在有人事资料的查阅需求时，按照工作流程便能快速查询资料，缩短查阅时间，降低了工作量，保障了单位工作的效率提升。

（二）促进工作质量的提高

在各单位中，为提高人事管理的质量，便需要对人事档案进行规范化管理。原因在于，这项工作属于建设人才队伍的基础，属于其他管理活动的重要起点，属于推动管理质量提升的关键资料。首先，在规范管理的支持下，单位中各项管理活动可以得到重要的参考资料。在人事管理中，管理人员需要充分掌握员工的工作状况，以此安排他们的培训、考核等工作。而规范管理有利于上述管理活动得到有效、及时的基础信息，促使管理人员进行高质量的决策，促进管理活动质量的提高。此外，在人事管理中，工作目标是高效优质，而要完成这些目标，需要在人员的培训、教育等环节，评估人才质量，以此培养高质量队伍，促使单位工作可以有效提升质量。优质的单位人事档案，属于组建员工队伍的主要参考，有利于协助单位组建优秀队伍，推动单位工作质量的提升。

（三）帮助单位做管理决策

首先，在人事档案的支持下，单位能对已有干部职工实际分类状况准确了解，掌握其技术等级、知识水平等方面的不足，明确其技术知识的更新需求，然后结合实际，针对性地组织进修、集中培训，以此提高单位中各人员的综合能力，促进各人员工作水平和效率的提升。其次，在人事档案内，会对各员工的工作质量、入职等状况详细分类及记录，这对指导单位完成人才筛选会有积极意义。各单位能在档案支持下，明确判断单位对人才类型的需求，便于后续针对性地招聘人才，保障人才招聘的科学性、趋向性。

二、事业单位的人事档案管理问题

在一些单位中，会利用引进高层次的人才、公开招考等活动实现对档案的正常流转。但在聘期中，个人单方面对劳动合同的解除等问题，会带来各单位以“扣案”方式避免人才流失的状况，最后使得人才流动受到影响，带来人事档案上的纠纷[1]；在现阶段，一些人员对人事档案没有正确认识，不重视收集个人档案资料，进而引发流动性的档案遗留“死档”等问题，而档案部门未曾有效防控此类档案，最后使得档案“工作经历”涉及的工龄认定，会出现档案核查上的困难；一些人员为追求个人利益，出现个人经历捏造等状况，使得档案的逻辑性、真实性无法考证。人事档案的材料伪造，会影响个人诚信，并需要承担对应刑事责任，也让用人单位在管理工作中面临隐患；在事业单位，其人事档案往往分多类材料内容，一些材料的缺失问题也常见。以专业技术性的岗位为例，在申报职称时会形成对应档案材料，但单位本身或当事人不够重视对档案资料的收集，最后带来档案丢失的问题，影响员工的退休、岗位晋升等。

在各单位的档案管理中，人员的信息化能力不高，属于困扰单位的关键问题，而此问题的原因有：首先，在人员招聘和管理时，单位没有关注他们的信息化能力，没有对其做好信息化培训，难以实现对档案工作的信息化建设，难以借助现代设备提高工作的效率。其次，在一些单位中，对档案管理的意义认识不足，没有认识到信息化管理对规范化管理的意义，没有在工作中借助硬件软件的建设，提高档案管理的效率，即使单位使用一些先进的管理系统，也因不够重视不能对系统做好更新，影响了人事档案管理的效率，影响了相关信息的便利查阅；一些单位已经认识到档案管理的问题，也推动了管理改革，但实际上，其改革策略还被传统思维和认识所约束，维持原本的管理惯性，没有进行制度性的安排，实际的管理方式不够规范，效率也不高，安全水平较低，种种问题都影响管理质量的提升，使得档案管理有备份不全、使用难等阻碍。

三、事业单位的人事档案管理对策

（一）确保专人专职并培养人员素质

在事业单位，管理人事档案的活动，本质还属于对人的科学管理。而要保障档案管理的效果，便需要各单位将提高管理人员能力水平的工作重视起来[2]。首先，事业单位应该确保专人专职。事业单位应该根据规定，确保1名专职的人员能对1000卷的档案进行管理，不能使其管理工作量增加。其次，事业单位需要将培训及时做好，使得人员对工作流程熟悉，对新技术、新设备使用的方法进行学习，利用对成功经验的学习，促使管理人员提高档案管理的水平。最后，应该通过职称评聘的方式，促使各人员保障业务的专业性，针对专业技术员的职称资格聘用和申报，使得管理人员提高工作的主动性，给予其价值认同感。

（二）确保知情权及隐私权的对立统一性

在事业单位，在管理人事档案时，一般需要理性地协调知情权、隐私权。在档案管理中，需要利用组织考察等形式，转递及查阅个人的档案。而其中会有着知情权实现、隐私权保护上的利弊权衡。为此，国内需要在管理人事档案的法律条文中，对相关事项进行明确：对查阅的登记备案有效制度进行建立，确保任何个人及组织在对他人档案的调阅中，都要得到档案部门、档案当事人的书面同意；而档案的当事人也应该有知情权，可以在自身档案在被查阅，或转递发生错误时，让相关工作得到本人同意，进而给予修改、补充等权利；将管理人事档案的封闭性充分打破，利用自主查询、政务公开等信息化建设，通过立法方式，让档案的当事人能对档案管理进行参与，使得档案管理实现法治化发展，保障问计和问政于民。

（三）保障原始档案和电子档案都有同样法律效力

由《档案法》的规定可知，电子档案需要确保可靠的来源、合规的要素，还有规范的程序。和纸质的传统档案一样，电子档案的效力同等，能够通过电子形式成为凭证以供使用。由此可见，在考证档案的原始性之后，便可以保障档案法律效力的同等性。其次，人事档案拥有的原始性无法被替代，从法律这一层面，明确电子类的档案具有凭证作用，保障有法可依，属于让事业单位有效解决人事档案在法律效力类型问题中的重要依据。

（四）确保管理的前瞻性和精细化

由国家规定可知，在档案管理中，应该对审核措施进行强化，确保在任用干部时，能将“四凡四必”当成必经的程序及基本的要求，在制度导向上，也要求应该逐步精细化。而在工作内容上，需要从档案的利用、收集及保管安全等方面出发，对档案工作的实施方案和细则进行细化，在管理上从环节、范围及监督等方面做好全面规定。

而在事业单位，建设人事管理上的法制工作应该保障充分前瞻性。应该对关键少数重要的主体责任进行紧抓，强化管理人事档案的重要性，将责任压实，确保工作的执行力更强；在管理人事档案时，事业单位借鉴了管理公务员干部档案的方法，也和此类方法有所区别，事业单位需要以前瞻性的眼光，将档案管理的应急预案做好，将风险防控的内部意识加强，对人事档案的审批、借阅等工作内风险点积极梳理，确保风险防控的系统机制得以构建；事业单位应该针对人事档案构建县、市、省进行联动的协同信息化系统平台，避免档案在流转中因信息的不够透明，带来档案遗失的问题；事业单位需要将监管强化起来，在人力资源相关服务机构审批上，坚决取缔不合法的机构，做好严格监管，让档案人的合法权益得以维护。

（五）加强档案管理的信息化建设

档案管理的信息化建设，有利于档案管理提升规范化水平，同时它也有利于档案材料提高自身使用的效率，所以，加强档案工作的信息化建设非常关键。

信息化的明显优势便是便捷化、规范化，在信息化的支持下，单位能在更短时间内，利用搜索引擎找到档案资料。还可以实现网络化管理，数字化处理传统的各种纸质档案，在大数据等技术的支持下，保障档案信息的高效处理和传递，构建档案管理的网络化体系。而网络化管理，便属于档案工作规范化的一种具体体现，在档案被数字化处理的过程中，单位需要进行统一的操作和处理，最终对档案统一化地进行管理。为加强信息化建设，单位需要首先加强在基础设备方面的投入，购入必备的硬件软件、计算机设备等，同时可以构建信息化档案管理的体系，将体系建设完善起来，提升信息化体系应用的效率，建立信息化的规章制度，保障信息化建设的科学、规范。此外，把文件转化成为档案，属于一项程序复杂、专业性高的工作，对各卷档案进行的收集整理活动，其中都有严格的要求。因为档案材料有着特殊属性，为避免自然性、人为性的损毁，管理人员需要对整理案卷的流程熟悉，掌握相关的保护及管理技术，同时需要完善所用的数字化管理系统。在现阶段，更多单位开发了档案管理的信息化系统，完善、优化了网络化的档案利用和管理，实现了网络化档案管理的在线借阅等目标。但档案的载体在不断发展，也不断地出现了很多新型的存储介质，不断应用着新的信息技术，信息在储存和记录上的要求在发生变化。因此，一些基础手段难以保障档案管理的先进性，这要求管理人员需要学习、适应并掌握数字化管理的新型技术。

（六）建设档案管理的规范化机制

在社会发展中，档案方面的法制建设会更为规范，各单位也需要在档案工作中建立规范的规章制度。首先，应该在档案管理中，明确、细化制度，保障制度能够切实落实，保障领导、组织、人员的到位，实现领导、组织和责任的落实。其次，需要将管理职责充分落实到领导、部门以及具体的人，将追责和奖励的制度落实，保障档案工作的高效、安全和规范。再次，做好档案工作的法制化教育宣传，将领导意识提升，保障各部门明确档案管理的职责和意义，提高他们的责任意识、配合程度，确保档案能准确、及时地收集，便于档案的安全便捷使用。最后，应该定期进行管理经验的分享交流，提高管理人员实际等级，提升其专业水平，对管理制度进行修订，利用种种措施，建立规范化档案管理的高效机制，促进档案工作的规范化建设目标达成。

四、结束语

在事业单位，在管理人事档案时，合理的制度建设属于对管理长效机制逐步探索的有效方式。在新时期，各单位在管理人事档案时，应该坚守工作正确宗旨，在与管理实际进行结合后，针对管理的各个问题和状况，尽快找到解决的有效措施和方法，对档案管理的权威性、公信力进行全力维护，便于更好地为干部选拔、政治生态的健康建设而服务，促进事业单位的健康发展。