机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究

胥丽丽

（泰安市全民健身中心，山东 泰安 271000）

引言

人事档案属于机关事业单位组织、培养、选拔和任用人员的基础参考依据，不仅记载了人员的个人经历，还包含了政治思想和品德作风等方面的内容，从而形成了完整的文件材料。为了充分发挥出机关事业单位人事档案的优势与作用，需要将信息化建设与人事档案管理工作进行有机结合，及时的解决档案管理工作问题，在新型管理策略的指导作用下，彰显出人事档案信息化管理体系在机关事业单位内部的实用价值。

一、机关事业单位人事档案信息化管理问题

（一）缺乏全面的信息化技术应用体系

现阶段通过对机关事业单位的人事档案信息化管理成果进行分析，可以看出信息化技术应用程度不够充足，在大部分情况下相关人事档案信息还需要以人工的形式进行处理。另外，部分机关事业单位内部所打造的信息化管理体系，由于缺乏先进的管理软件作为基础支撑，不仅无法保障人事档案管理工作的实施效率，还会降低人事档案信息化管理工作的运行水平，从而限制了信息化建设的优势与作用。尽管机关事业单位内部打造了信息化管理工作平台，但尚未充分发挥出此类平台的实用价值，不仅对信息化管理体系建设带来了一定程度的限制，还会导致信息化管理平台呈现出了形式化的弊端。

（二）缺乏高素质、高水平的信息化管理工作人员

由于部分机关事业单位内部的管理工作人员，其自身的能力和素质尚未满足人事档案信息化管理工作的转型要求，导致人员自身的优势与作用无法得到充分发挥，从而使机关事业单位内部的人事档案信息化管理工作无法达到预期的实施效果。对于档案法和档案管理、处分规定等方面的内容来说，其内部的规章制度对人事档案管理工作的相关内容和实施标准做出了明确规定。对于机关事业单位内部的管理工作来说，需要在充足的人力资源支撑作用下才能够得到有效开展。机关事业单位内部的人事档案信息化管理工作模式，对管理工作人员的专业技能和综合素质水平提出了较高的要求，不仅需要人员掌握先进的管理理念，还需要熟练地掌握相应的管理技术。然而，多数管理工作人员尚未针对此类规定予以深入了解和全面研读，导致其自身在实施机关事业单位人事档案信息化管理工作的过程中，无法严格地遵守相关规定要求，导致相关管理制度和标准内容难以得到有效落实，从而限制了管理人员工作职能的发挥，降低了机关事业单位人事档案信息化管理工作的整体水平。

（三）缺乏统一标准，缺少先进方式

结合现阶段机关事业单位的实际情况可以看出，在一般情况下，各单位内部所设置的人事档案信息化管理工作方式，主要是按照自身单位的发展需求，从而设置相应的管理准则和工作标准，导致各机关事业单位之间的信息化管理工作成果存在较大的差异性。为了实现机关事业单位人事档案资源信息化管理高效化转型目标，需要在基于档案管理制度的指导作用下，保障制度内容的规范性与科学性，并对相关档案管理工作予以严格的约束和明确的指导。若无法保证机关事业单位人事档案信息化管理目标的一致性，不仅会削弱不同地区机关事业单位以及各部门之间的沟通以及联通力度，还会对人事档案管理工作带来一定程度的限制，从而导致相关数据信息无法得到实时共享，削弱了人事档案信息资源的利用价值，在降低档案信息化管理工作的效率的基础上，限制了档案管理事业的长久化发展。

二、机关事业单位人事档案管理信息化转型的相关优势

（一）引进先进管理理念

在机关事业单位开展人事档案管理工作的过程中，需要结合实际情况将档案管理工作作为单位内部的核心内容。为此，机关事业单位在实施人事档案管理工作的同时，需要及时地摒弃传统档案管理理念所带来的局限性，并对落后的管理工作模式进行整改，全面提高人事档案管理工作的实施效率。在科学技术水平不断提升的过程中，为机关事业单位的人事档案管理工作带来了新机遇与新挑战，机关事业单位需要及时地引进新技术和新设备，并打破传统管理模式的局限性。另外，机关事业单位还需要定期开展培训工作，强化管理工作人员的职业能力和责任意识，切实的满足机关事业单位对人事档案管理信息化建设的整体需求。此外，人事档案管理工作人员还需要及时的学习新型技术，强化自身的专业能力，提高人员的档案管理工作技能水平，在先进的人事档案管理理念指导作用下，熟练掌握优质的管理工作方法。

（二）对人事档案信息化管理规范制度加以完善

结合机关事业单位内部的全体工作人员收集相关档案信息，保障信息内容的全面性和完整性，确保监督管理制度的有效落实和顺利执行，严格的遵循档案管理制度规定要求。其中，对于保密部门的档案管理工作来说，除了需要确保日常的档案信息收集工作能够得到有效落实之外，还需要通过对相关数据信息的汇总与整理，确保能够将各方面的信息内容全部纳入人事档案体系当中加以管理。除此之外，在完善的人事档案管理规章制度的指导作用下，不仅能够提高机关事业单位档案管理工作的实施水平，还可以结合机构的实际运行情况，使人事档案信息管理系统和相关管理制度能够逐渐朝着规范性和先进性的方向转型，并及时的处理档案管理工作阶段所遇到的问题和不足，还需要通过对相关档案管理规章制度的完善与更新，为机关事业单位人事档案信息化管理体系的建设提供助力支持。

（三）强化档案信息化管理安全意识

在机关事业单位开展人事档案管理工作的过程中，需要确保安全管理工作的有效落实，为档案信息的安全性和真实性奠定有了基础。在电子信息技术融入机关事业单位人事档案管理工作当中之后，不仅提高了管理工作的实施效率和运行水平，还能够保障人事档案信息内容的全面性、准确性和及时性，从而加强了机关事业单位档案信息更新能力，充分的发挥出了人事档案信息的开发价值和利用潜力。除此之外，还需要利用文件管理系统，并设置相应的加密功能，对相关文件信息加以区分，从而设置不同类型的保密等级，根据特定的数据库运行要求，加大对信息安全保护力度，及时地找出系统在运行过程中所存在的漏洞和问题，并确保修复和病毒防护作业的逐步开展，进一步保障人员文件信息的安全性。

三、解决机关事业单位人事档案信息化管理问题的有效策略

（一）提高档案管理人员综合素养，加大对资金和技术的投入力度

一方面，为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要定期组织档案管理工作人员开展培训工作，提高管理人员的综合素质以及专业技能水平，并强化档案管理人员的安全意识和责任意识，切实的保障档案管理工作的机密性，确保数据安全防护工作的有效落实。另一方面，对于部分机关事业单位来说，需要为管理人员提供相应的技术支持，确保人事档案管理工作人员能够熟练掌握相关技术的操作方法，为人事档案信息的录入、调阅以及审查等方面的功能奠定有力基础，并采用先进技术针对相关故障问题加以维修，确保硬件设备能够充分发挥出自身价值。不仅如此，还需要在开展人事档案信息化管理建设的工序的过程中，为其提供一定程度的资金或者物质支持，确保信息化建设能够在物质方面得到相应的满足，避免由于出现硬件或者软件等设施出现欠缺情况，从而阻碍信息化建设的整体进程。

（二）对机关事业单位人事档案信息化管理建设予以高度的重视

对于机关事业单位内部的工作人员来说，需要充分意识到人事档案信息化管理建设的重要作用，并加快信息化管理建设的整体进程，充分的彰显出信息化管理的辅助性作用，针对现阶段信息系统当中有软件和硬件设施所带来的差异化问题进行解决。不仅如此，还需要针对机关事业单位人事档案信息化管理工作的具体特点，从而打造完善的管理工作制度，从收集、归纳、整理以及查阅等方面的工作入手，对相关信息内容加以管理，使机关事业单位的档案信息管理体系逐渐呈现出高效化和便捷性的特点。与此同时，还需要针对机关事业单位的人事档案信息化管理建设予以高度的支持，并为其提供专项资金和资源，积极引进先进的软件技术以及硬件设备，并在此基础上确保不同区域内部的机关事业单位人事档案管理体系能够呈现出高度的一致。除此之外，还需要对档案管理工作人员提出较高的要求，使其能够针对相关入库信息加以核对，保障和对工作的严谨性与严格性，针对其中所存在的问题和不足进行修复，保证档案内容的正确性与准确性，并将档案信息进行收集和归档，确保信息化管理体系的系统性，保障电子档案和纸质档案核对工作的有效落实，并确保两方面的工作内容能够得到同步更新，切实的保障档案信息的完整性、实时性以及真实性。在打造数据库的过程中，通过对档案入库成本的合理化管控，再根据人事档案管理部门所提出的相关规定，确保数据库建设的有序进行，避免对机关事业单位人事档案信息化管理建设带来较大的影响。

结束语

对于机关事业单位来说，为了实现可持续发展目标，需要加大对人事档案信息的管理力度。为了进一步提高信息管理工作效率，切实发挥出人事档案信息的优势与作用，需要加快人事档案信息化管理建设的整体进程，并结合实际情况解决管理阶段所遇到的问题，采取积极、有效的问题处理办法，保障各项管理制度的有效落实和顺利执行。机关事业单位的档案管理工作人员还需要积极、主动投入到信息化管理体系建设中，在新技术与新理念的支撑作用下，为机关事业单位人事档案管理信息化建设奠定有利基础。