档案管理信息化建设对策研究分析

钟蕊

（四川省内江市市中区交通战备服务中心，四川 内江 641000）

档案管理一直以来都是一种非常重要的工作，其可以保证档案信息资料的价值和作用得到切实有效的发挥。不同时期档案管理方式方法也会有所不同，进入信息时代后，实现档案的信息化管理成为必然的发展趋势，也是当今时代档案管理工作的主要方式和模式，开展档案信息化建设，可以进一步提高档案信息资料的完整性、安全性以及使用效率，有助于档案信息资料价值和作用的全面发挥。因此有必要对档案管理信息化建设做出研究，推动档案管理不断向好发展。

一、档案管理信息化建设概念及其内容

对于档案管理信息化建设而言，主要指的是在对档案开展管理工作的过程中，借助现代化网络信息技术等，来对档案信息资源开展开发以及整合工作，同时开展数字化建设，以此来为其他部门应用档案信息资源提供更为高效便利的服务[1]。其属于档案管理实现现代化发展的一个重要过程，也是时代发展对于档案管理工作的一个必然要求。档案管理信息化建设的主要内容包括以下三点：一是档案信息资源建设，主要指的是对档案信息资源收集、整理以及归档的形式以及内容等做出的信息化要求。二是档案基础设施建设，主要指的是落实档案管理信息化建设时相应的软硬件设施配置，以此来提高档案信息资源开发以及利用的效率。三是档案标准化建设，主要指的是针对档案信息化建设过程中提出的一系列相应标准、要求以及规范等，以此来保证电子档案可以实现规范化管理。

二、开展档案信息化建设的重要价值

（一）能够提高档案管理效率和质量

以往较为传统的档案管理比较注重对实体档案信息资料的管理，在实际管理过程中往往需要借助大量的人力资源来开展信息数据的收集以及整合工作，同时还需要定期进行维护，避免档案出现损坏以及遗失等问题。传统的档案管理流程给相关工作人员带来了非常沉重的工作负担，同时档案部门运行效率也非常低，很多时间以及人力物力资源都得到了浪费[2]。通过开展档案管理信息化建设工作，一般仅需一次正确的档案数据信息录入，便能够有效实现档案信息的反复利用，不但呈现出自动化以及实时性等特点，同时还能够实现网络信息共享，使得档案信息检索查询变得更为方便快捷，这要比以往人工调取、运送等节省很多的时间、人力以及物力资源。

（二）能够进一步提高档案管理人员业务水平

通过开展档案管理信息化建设工作，可以将档案管理人员从以往较为机械的档案管理工作中解脱出来，从而有更多的时间以及精力去学习和掌握更多先进的前沿知识和技术，能够帮助档案管理专业领域实现开拓创新，不断提高档案管理人员的专业能力和业务水平，促使其迎合时代发展特点做出优化和提升，从而在思想和行为等方面都可以保持良好的先进性，更好地适应档案管理工作的发展变化趋势[3]。

（三）能够增强档案信息安全性

以往较为传统的档案信息资料主要以纸张作为载体进行存放和保管，但是由于档案信息资源具备着较高的使用率，所以翻阅查找的次数较多，容易导致部分纸质档案资料出现破损或者是遗失等问题，如果未能开展及时有效的修复工作，很有可能导致部分信息资料彻底遗失，难以再补全。借助档案管理信息化建设，可以构建现代化网络档案信息数据库，借助U 盘、云存储以及光盘等信息载体实现永久性保存，再加上各类防护系统以及软件的应用，可以切实保证档案信息资料的完整性以及安全性[4]。

三、档案管理信息化建设对策

（一）注重加强档案管理信息化基础设施建设力度

需要建立健全数字化档案管理中心，具体建设内容包括：一是档案数据库建设，二是档案检索工具建设，三是档案管理规章和制度建设，四是数字化档案管理部门建设等。大力推行计算机档案管理模式，加强对各种现代化信息技术以及网络技术的应用力度，以此来不断提高档案信息化建设水平[5]。

对于档案数据库建设而言，主要指的是建设存储档案数据信息的软硬件存储系统，例如：云存储以及U 盘等。在建设过程中，要合理选用存储设备类型，并对其进行有效安装、调试以及使用，在建设过程中需要做好需求分析工作、方案确定工作以及设备购买工作等，所选存储设备必须要与服务器具备良好的匹配性，一般网络存储设备需要考虑到这一点。除此之外，还应该根据档案管理工作实际情况，定期对档案数据库进行升级以及维护，以此来保证档案数据库可以长期稳定地发挥效用[6]。对于档案检索工具建设，需要根据档案管理实际情况进行选取，一般在档案信息资源不多的情况下，Excel 软件便能够提供数据库以及检索等功能，建设简单，使用方便快捷，如果档案信息资源相对较多，可以选择多媒体技术，其不但能够提供全面系统的检索功能，如：图片信息检索、视音频信息检索等，同时还可以实现档案信息资源的共享。对于档案管理规章制度以及档案信息化管理部门建设而言，两者需要同步进行，其属于保证档案管理实现科学化以及规范化和标准化建设的主要内容。首先，应建立健全档案信息化管理部门，然后制定相应的档案管理规章制度，要保证档案管理制度与档案管理部门建设具备良好的适应性，利用制度来明确划分好档案管理部门甚至个人的具体权责以及任务，保证档案信息化管理部门能够切实发挥出应有的价值和作用。其次，在建设档案管理制度时，需要明确档案标准化管理程序以及基本工作要求，要对档案信息分类、利用、归档以及保管和保密等一切工作流程以及制度进行完善和制定，以此来保证档案管理工作的标准化以及规范化。最后还应该建立健全管理责任制度、责任追究制度以及档案管理奖惩制度等，以此来依法依规追求相关工作人员责任、调动档案管理人员工作积极性等，切实保证存档有依据、查询有规定以及管理科学有效，从而进一步推动档案管理信息化建设不断向好发展[7]。

（二）注重加强档案现代化管理力度

需要逐步丰富现代化管理手段，构建档案信息管理系统和共享平台，实现档案资源共享[8]。目前信息技术呈现出高速发展的态势，并且完全进入了网络化以及数据化的时代，相应的档案管理系统的建设必须要充分实现“网络化管理”以及“数字化管理”，保证档案的完整性以及共享性。对此，需要对档案管理软件进行科学合理的选择，必须要具备较强的包容性、规范性以及通用性，同时对于档案安全管理软件以及系统的选用也需要保持同等特性，从而促使档案现代化管理能力能够不断增强，以此来切实实现安全共享和存储[9]。

（三）注重加强档案管理人员培养以及信息化管理队伍建设力度

档案管理信息化建设，离不开拥有先进技术水平以及知识的档案管理人员的支撑，所以应注重加强对档案管理人员的培养力度，并建设一支复合型信息化档案管理人才队伍[10]。对此需要将数字化档案特点以及数字化档案管理规范等予以明确，然后针对档案的自动登记、归档辅助以及记录、检索还有信息网络传输等各个方面开展培训教育活动，以此来更新档案管理人员的专业知识和技能，促使其档案信息化管理素质以及工作水平不断提高。除此之外还应该鼓励档案管理人员积极主动地去学习有关计算机、网络工程以及与档案信息化管理等方面的知识，以此来推动档案管理人员保持良好的先进性。有必要的情况下，还应该加强对高素质、高水平专业人才的引进，从而推动复合型信息化档案管理人才队伍快速形成，以此来推动档案管理信息化建设加速推进。

结语：综上所述，进入到信息时代之后，档案管理开展信息化建设工作属于档案管理工作在新时代背景下的一个必然发展趋势。有必要对档案信息化建设给予足够理解和认知，然后在此基础上，做好档案信息化基础设施建设工作、档案现代化管理加强工作以及档案管理专业人才队伍建设工作等，如此才能够推动档案管理信息化建设速度不断加快，为档案信息资源价值和作用的发挥打下良好基础。