信息流管理：董秘服务董事会的关键

王刚

（北京石墨烯技术研究院有限公司，北京 100094）

大家都知道，一家公司的董事会直接决定了公司的发展方向，董事会的管理水平决定了公司能否有序、顺利地开拓业务、顺利经营，董事对公司信息能否真实、有效、全面进行掌握非常关键，这是他们做出决策的依据，而董事会成员属于高管，董事不会通过亲自去基层、市场来把握市场脉搏，对于他们来说市场和公司的信息一般来源于董事会秘书的提供，董事会秘书能否搭建好信息桥梁对董事决策和执行来说非常重要。如果能提供董事会秘书能及时将有价值的公司动态、市场信息等传达给董事会，对于董事会对公司发展作出决策能起到非常大的作用，而如果董事会秘书漏报、不报相关信息，或者董事会不重视董事会秘书的重要作用，董事会做决策将缺少参考依据，对公司发展会产生发展脱离市场的不良影响，因此，董事会秘书岗位意义重大、责任重大，董事及董秘都要提高对此的认识[1]。

1.董秘应负的重要作用

1.1 帮助董事会顺利运行

董事会成员是公司的董事，他们是由公司股东大会选举产生的、对公司起到领导作用的一个集体，他们共同决定了公司的发展路径。因此董事会应该有序、顺利、及时地开展会议，共同商量公司的发展战略、发展方向，董事长秘书应该配合董事长及时召开相关会议，并提前将有参考价值的会议资料提供给董事会成员，确保会议顺利、有序地开展。会后要将会议内容进行整理，并向董事会提供政策、法律等方面的咨询，提出自己的意见和建议[2]。另外，每一个公司的董事会都有或多或少的运行规则，董事长秘书应该监督并维护该规则得到有效执行，一旦发现有违反治理规则的情况，应当第一时间上报给董事长并向董事会反映。这是董事长秘书的基本职能。

1.2 为董事提供信息支撑

一个公司的董事有可能不在公司中承担职务，这样对于董事来说信息匮乏，对市场和公司运转情况等都不能得到很好、详细的了解，因此往往无法对公司决策提供有效建议。董事长秘书可以为各个董事搭建桥梁，用专业的知识和长远的眼光充分考量整个市场以及整个公司的运行状态，经过仔细分析研究之后，为他们提供详细、及时的公司运转动态信息，让他们充分了解公司所处的形势，同时为董事提供有效可靠的建议，这也是董事长秘书所能起到的重要作用，董事长秘书在为董事提供信息方面可以说起到了决定性的作用。然而在当前市场情况来看，董事长秘书的这一重要作用往往会被忽视，或者是不够重视，造成董事掌握信息不全等劣势，公司应该加大发挥董事长秘书这一职能，让各个董事能充足地掌握信息，这样才有利于董事会的顺利运转和公司的良好发展[3]。

1.3 监督公司运转

董事长秘书在某种意义上来说是公司的管理者，是公司是一种从理性眼光看待公司发展的工作人群，他用专业的经营、法律、财务等角度审视整个公司，监督整个公司是董事会秘书起到的重要作用。董事会秘书要从公司的各种报告、各种动态中，准确了解到公司所有的状况，面临的问题，出现的问题等，并及时将这些整理报告给董事，同时提出自己对于公司治理方面的建议。可以说是公司董事的“参谋长”，他提供的信息要真实、有效，要能准确地抓住公司治理中出现的各种问题，并从中发现关键点，抽丝剥茧般地找到源头，因此董事会秘书要时刻保持工作原则，时刻保持中立、理性态度，不对某个人负责，而是要对整个公司负责，不断审视公司令其更好发展[4]。

2.董秘如何更好地为董事会提供服务

2.1 提高董事长秘书人员素质

我们知道，履行董事长秘书的一般是自然人，在我国，还有很多公司由某一部门来承担董事长秘书的岗位职责，董事长秘书很多情况下会履行管理职能，因此对董事长秘书的人选应该有更高要求。从董事长秘书岗位起到的重要作用来看，其要同时面向、董事会、董事、股东等方面，要求董事长秘书能够向股东作规范的市场信息披露，还要承担为董事建立公司信息桥梁作用，因此对其专业素质要求需要有更高要求。公司在聘用董事长秘书时，可以从公司内部的法律、会计等专业人员中进行选拔，他们对公司情况更加熟悉，而且可以从法律、财务等方面看待公司的运转情况，知道在为董事提供信息时什么样的是有效的、有价值的，让董事获得的信息详细而有用[5]。

2.2 完善董事会秘书工作制度

制度是确保董事会秘书顺利履行职责的关键环节，现在有很多公司对董事长秘书的工作职责认识不到位，甚至把董秘当作一般文职人员来使用，这样对董事会运行和公司发展毫无益处，公司应该建立严格、规范的董事会秘书运行制度，确保董事会秘书工作顺利开展。董事会可以向公司发布相关规定，明确董事会秘书应该承担的责任，以及不应该承担的工作，对于董事会秘书职责内的工作任务进行考评，建立奖惩机制，如果能够向董事提供准确、有效的信息则给予奖励，如果由于董事会秘书信息提供有误或不及时导致董事长决策失误，则要求董事会秘书承担相应责任，以此来提高董事会秘书履职的积极性，并促使董事会秘书提高工作能力，董事会秘书的工作能力对公司发展来说非常重要，要确保其能为董事提供更加有效的服务。另外，公司也应该成立专门的对董事会秘书进行工作考评的细则，设立专门的考评机构，设置考核董事会秘书的条款，以此监督其工作成效[6]。

2.3 提高董事会秘书工作能力

董事会秘书承担的责任对其工作能力有相当高的要求，董事会秘书不光要有法律、财务等方面的专业知识，而且要对公司发展具有长远的目光、理性的认识，还要时刻监督公司是否处于正常运转的轨道，因此董事会秘书要对公司运转相关法律、公司财务知识等都非常熟悉，公司应该对董事会秘书的能力不断进行提升，这样才能对董事决策产生更多价值。公司可以在选聘董事会秘书的时候着重选拔有经验、有专业知识、忠诚度高的人员，还可以对董事会秘书定期对董事长秘书进行政策、法规、财务等方面的培训，让更加专业、权威的人士对其进行指导或互相交流，不断增强其工作能力，此外，董事会秘书的工作积极性非常重要，要通过激励制度激发其工作积极性，还要让董事长秘书提高信息提供的意愿，让其主动、自愿将掌握信息提供给董事。

3.结语

以上全文内容通过分析董事会秘书的工作职责阐述了董事会秘书对公司内、外所产生的重要作用并探索分析了如何令董事会秘书对董事提供更好的服务，总的来说，董事会秘书所承担的工作范围广泛，可以说涉及到了有关公司运转的方方面面，其中非常重要的工作就是为董事提供包括组织会议、提供信息、监督公司运转等各个方面的服务，公司应该提高对董事会秘书工作重要程度的认识，从公司制度、董事会秘书素质等方面进行完善，形成良好的机制，让董事能够获得更多详细有效的公司信息，对公司发展情况进行有效把握，从而做出正确决策，同时通过发挥董事会秘书的监督职能，确保落实好董事会的各项决定。