简述新时代下档案管理工作内容和模式变化

李晓红

（滨州市公共就业和人才服务中心，山东 滨州 256600）

一、探讨档案管理的现状

对比传统的档案工作，现代档案管理的内容较多，且管理模式也摒弃了传统的纸质化管理，实现了综合化、同步化管理。值得注意的是，随着国家的电子信息技术的改革，我国电子政务和电子商业模式也层出不穷，全面刺激了档案管理工作建设。从档案管理工作现状来看，在信息化和客观需求下，档案管理的工作呈现了高效化、便捷化以及综合化的特点，满足了电子档案管理的各项综合需求。与此同时，在网络信息技术的高速发展下，信息档案也出现了信息同步化、精准性、一致性的特点，我国的档案管理也逐渐向综合化、一体化电子档案管理方向发展[1]。

二、分析我国档案管理的工作内容变化

（一）档案收集整理资料变化

传统的档案收集是以纸质档案为主，大多档案都是一项议案或者是项目的最终结果，仅仅是一个记录过程的东西，档案人员也仅仅只需要坐等档案形成及时归档即可，这种方式无法体现档案管理的创新性，也没有照顾所有的人的思想意愿，档案资料也只是一个生命数据内容。但是在信息时代下，记录人员可以记录档案开始到形成的所有过程，如通过音频、视频的方式记录参与人员的关键意见以及成形的内容，也减少了书写记录的工作量；可见，现代化的记录方式可以让档案工作具有活力，档案工作人员也能够降低工作成本，及时收集档案信息和知识内容，完成管理任务。档案管理工作对促进社会基础建设、构建综合化社会体系有重要的价值。针对不同的档案应用需求，档案的整理方式、管理年限都有明显区别，我国传统的档案管理均以纸质化为主，工作人员也需要负责相应的档案资料收集、工作整理和归档工作。然而在实际的档案管理过程中，很多档案管理人员对档案管理的流程和管理内容认识不明确，无法利用最新的信息管理技术来提升管理质量，降低了档案管理效率，不利于全面管理[2]。

（二）档案管理方式变化

传统的档案管理是纸质化、人力化的，需要相关单位投入大量的人力和财力，考虑到档案管理的数量多、管理的过程复杂，相关管理人员要投入大量的资金和财力。此外，传统的档案管理需要建立档案库房和档案柜，甚至设置多名工作人员专项管理，在信息内容不断增加的背景下，传统档案的实用性不高，也不利于工作人员及时查阅信息。而利用电子档案可以提升档案信息的管理质量和速度，可以保证所有电子档案的格式和内容，并将一些纸质档案转化为电子档案，加快信息的检索速度。在互联网的建设背景下，相关单位对档案管理的速度、精准度和效率有了更为严苛的要求。纸质档案使用频繁容易导致档案管理失误，如档案破损、遗漏、放置错误等。工作人员要意识到档案管理模式的变化，创新工作管理内容，采用科学的管理方式，进而适应并促进社会的发展。建议相关单位积极引进高新技术来创新档案管理，以此来保证档案的安全性和稳定性。

（三）档案管理的模式变化

传统的档案收集方式较为简单，档案管理人员仅需针对档案的各项内容予以区分，坐等信息内容的形成，最后进行信息收录。值得注意的是，很多档案信息都是集合、同步模式，即需要工作人员不断更新内容，若反复翻阅数据会导致档案信息受损。可见，传统的档案管理以人力资源为主要管理源，管理对象也是实体档案，面对着日新月异的档案信息，档案管理的更新、备份、上传的工作量和工作难度也越来越大。针对于此，信息化档案背景下，工作人员可以将数据科学存放记录下来，针对档案的运用特点，将数据存储在特殊的磁盘、云盘内，并实现同步传输和多平台共享，这保证了档案运用的主动性和科学性。在信息化和资源共享平台建设环境下，相关工作人员要紧抓机遇，了解档案管理的各项内容，不断创新，最终提升档案管理质量[3]。

三、档案管理的工作模式的变化分析

以上可知，现代化建设改变了档案管理的工作内容，让纸质化的档案信息被赋予生命，依托于信息技术实现资源共享，进而实现信息同步。从档案管理模式来看，传统的纸质化档案的成本高，而且管理效率较低，因此容易出现管理故障，如档案信息泄露、数据更新不及时、数据信息矛盾等。电子档案的处理难度较低，工作人员仅需要掌握计算机系统和档案管理软件就能够完成档案高效管理工作。可见，采用合理的档案管理可以改善其工作模式。现针对档案管理模式改变内容和特点予以分析。

（一）档案管理模式的改变

档案记录涉及隐私，工作人员应当遵循相关工作要求，改变传统的工作意识。首先，工作人员要遵循保密工作，工作人员的各项操作都需要遵循相关法律法规并按照电脑操作执行；其次，在日常信息维护中，档案管理人员要经常查看档案信息的保存情况并对信息予以备份，如发现了档案信息存在问题就需要及时告知本人并填写相应的文档，及时保存，预防信息泄露；再者，电子信息的管理模式都依托于计算机系统，档案人员要及时更新并检查计算机系统，加强档案信息输入管理，预防出现安全漏洞[4]。

（二）档案储存方式改变

传统的档案保存需要大量的人力、物力和精力，而且因为数量繁多，查阅起来相当费时费力，已经不能满足人类社会获取信息的飞速增长的要求。电子档案不但有利于收集完整的档案信息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。传统的档案保存重点考虑的是档案库房和档案柜的设置，在设计档案馆时，电子文档的保存主要考虑档案的增长速度，电子存储量及更新换代的趋势。现代化的档案馆，不但应该具有保存各种格式电子文档的能力，还应有能力将纸质文档转换成电子文档，以提高整体检索速度。传统的档案管理方式是纸质化的，特殊部门还需要建立档案室，为了提升档案管理质量，现代信息化档案管理主要依托于计算机内存卡和硬盘、云存储系统。这几种方式改变了传统的纸质化档案模式，并减少了空间利用，提升了信息传输和查阅速度。如传统的纸质文档管理的效率极低，档案信息从建立、审核、储存、查阅、销毁耗时耗力，浪费了大量的人力、物力、财力，采用电子管理模式可以确保信息的安全性，且很多的档案查阅部门都会设置专门的监控系统，查阅人员的各项活动都会被监督，因此也降低了档案篡改、遗漏发生率。可见，信息技术有效促进了档案管理质量，相关单位要针对信息创新的内容，积极学习先进的管理经验，运用科学的管理技术来促进管理效果，积极贯彻“以人为本”的管理方针，最终促进管理模式的转变[5]。

（三）档案的存储模式变化

传统的档案管理中，档案管理员都是通过国家、部门相应的编码来完成档案信息录入和收集工作的，这些情况下，档案管理的方式落后，且工作量大，耗时耗力，反复翻阅纸质文档也会导致其受损，整个过程处理复杂，管理难度大。在信息化管理环境下，工作人员仅需要采用电子信息收录的方式，如录音转文字、保存视频文件等就可以保证档案信息被完全收录，且视频操作的方式简单，工作人员的工作不受时间和环境的限制，操作简单。经过科学的处理后，电子信息管理可满足不同的用户检阅需求，还能够方便信息同步收集和即时传输，进而实现科学管理目标。

（四）档案安全管理模式变化

传统的纸质档案管理环境严苛，现场管理要注重防火、防潮、防爆、防水。电子计算机档案管理模式虽然简单，也没有纸质档案管理严格，但是其也面临着较大的管理挑战，如电子信息档案若出现故障就可能导致原有的档案数据乱码、丢失，失去利用价值。我国档案管理正在全面向电子化信息化过渡，计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，信息丢失或失真现象在所难免，因此，很多单位都配备了专业的技术人员维护、备份档案，若有异常问题就会被及时检测，系统也会同步开启保护模式，暂停系统传输，执行反追踪措施，并对现有的系统进行安全备份。这种处理方式虽然能够保存原始数据，但是也会增加数据泄露的风险。目前，很多技术人员已经研发了双服务器同时运行的热备份系统，即当系统出现故障的时候，一个服务器会直接停止运行，避免信息系统被入侵，且立即启用备份服务器，保证数据传输安全，预防数据泄露，也会保障档案的相关收录、传输工作[6]。

（五）设备管理模式的变化

对比传统的纸质档案，新时代下的计算机网络构建的电子档案也存在着一定的建设风险，计算机网络系统一旦出现故障就会导致计算机储存的数据完全丢失、无法复原，严重时可导致数据泄露，造成风险。对此，档案管理人员要积极和程序设计人员交流沟通，针对档案数据的特殊性、数据的保密性设置不同等级的安全应急措施。一方面可以设置数据异地保存备份，借助云数据处理，以防计算机发生故障，相应的技术人员就可以在终端接受信息反馈，因此采用积极的应对措施，预防问题升级，现在也流行采用冷备份机制，这种方法可以保护大部分数据，让整个数据和应用程序库处于一个安全运行状态。另一方面提升权限控制，电子系统可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群开放。在档案系统中，用户仅可访问权限内的数据，但越权行为发生的时候，系统就会对该行为进行跟踪，识别一些恶意篡改、蓄意破坏的行为，以此来预防网络中的黑客入侵。病毒防治也是常见的设备管理模式，技术人员可以在档案软件中安置一些软件来保护数据库，且程序还能够实现定期查毒、杀毒，避免手机和U盘携带病毒，保证服务器、客户端操作安全[7]。

四、结语

传统的档案管理模式落后，需要相关人员专职收录、分类、查阅和保管，为了保证档案信息的安全性，查阅人员还需要经过层层把关，预防数据受损。在电子数据的改革下，档案管理的模式和管理内容也发生了变化，建议相关单位因地制宜，根据时代发展的需要，不断进行调整、改革、完善和创新，选用科学的档案管理系统，提高档案管理工作的效率和质量，让档案为社会发挥应有的作用，最终促进自身企业建设发展。