高校人事档案管理面临的现存问题浅析

欧阳春宜

（赣南师范大学，江西 赣州 341000）

人事档案管理工作，不仅是高校人事服务和管理工作的核心，更是高校开展人事工作的主要途径。但据目前我国高校人事档案管理工作现状可看出，因遭受人事机制变革等方面因素的影响，致使高校人事档案管理工作正在面临严峻的挑战。在人事档案管理中，能够充分反映出个人的思想品德、教学科研和工作业绩等，是高校人才评选晋升的主要依据，因此，做好高校人事档案管理工作，对规范高校人事管理和提升高校管理水平有着重要意义。基于此，针对高校人事档案管理面临的现存问题进行分析，并提出针对性地解决对策。

一、人事档案管理对高校发展的意义

（一）能为人才培养规划提供依据

由于人事档案资料管理中，包含履历、考核鉴定及其政审等相关材料，所以，高校能够根据人事档案中存有的相关信息内容展开统计调查，从而全面掌握高校内部所有师资队伍和管理人员的年龄和学历等信息，并通过人事档案信息的全面掌握，依照现有的人才资源现状，为优化高校人才队伍提供相关信息资料，促使高校的人才培养规划更加合理与规范。

（二）能有效激发教职工工作热情

人事档案管理作为高校教学科研管理的核心，在人事档案管理工作中，不仅能根据教职工的工作经历和科研业绩等当作教职工薪资待遇和职称评定的依据，还能作为客观评价教职工的核心资料，通过资料信息的发掘，促使教职工获取相对应的岗位整改和薪资待遇。除此之外，还能推动绩效和福利待遇分配改革的顺利开展，从而激发教职工的工作热情[1]。

二、高校人事档案管理面临的挑战

现如今，高校人事档案管理工作在发展中，正在面临人事档案管理制度有待完善、档案管理部门缺乏经济支持、高校人才流动现象较为严重等问题，不仅阻碍了人事档案管理工作的开展，更是对高校发展造成了严重影响。

（一）人事档案管理制度有待完善

纵观高校人事档案管理现状可看出，很多高校的档案管理人员在从事档案管理工作、整理人事档案资料时，并没有遵循明确的管理规章标准进行工作，致使档案资料的整理和分类工作存有不规范性。其问题体现在以下几个方面：第一，档案资料在整理期间，存有分类混乱、人事档案管理职责划分不明确、档案管理体制不完善等问题，使得档案文件整理和统计工作无据可依；第二，档案资料在收集期间，入档和出档都存有不规范的流程操作，并且整个程序也非常混乱；第三，在档案保密制度方面存有不完善，因其管理人员安全意识薄弱，并且缺乏档案管理方面的专业人才，所以导致档案真伪鉴定工作的开展无法得到保证，最终影响人事档案管理工作效率。

（二）档案管理部门缺乏经济支持

由于人事档案数据庞大且复杂，只有借助现代化的管理工具和设备才能顺利进行，但目前很多高校领导人员把资金投入到教育体系中，并没有对人事档案管理方面的资金投入加大重视，导致管理人员遭受办公条件限制，无法开展有效的档案管理工作。与此同时，因人事档案管理的特殊性必须要得到特殊的保障，但是高校在硬件设施方面并没有对档案部门投入较多，所以导致档案管理部门也没有根据档案管理条例增添必要设备，最终给高校人事部门的工作开展带来了严重影响[2]。

（三）高校人才流动现象较为严重

基于社会经济飞速发展背景下，很多高校都在发展中存有严重的人才流动频繁现象，在一定层次上加大了高校人事档案管理工作难度和工作量，尤其伴随事业单位的不断改革，很多教职员工都抛弃了原有的“铁饭碗”工作，参与到其他工作中成为流动性人才，使得高校档案管理工作更加复杂。此外，高校为能吸引更多的教职人才，会在内部创设人才引进方案，但所创设的方案，忽视了对个人档案的审核环节，甚至都没有创设这一环节，就让教职人员直接上岗，最终导致高校人事档案管理工作效率无法得到提升。

三、优化高校人事档案管理工作的对策

高校人事档案管理面临的人事档案管理制度有待完善、档案管理部门缺乏经济支持、高校人才流动现象较为严重等问题，提出健全人事档案管理制度、加大档案领域资金投入、实现信息人事档案管理等，优化高校人事档案管理工作的对策，有效提升高校人事档案管理工作效率和工作质量，促使人事档案管理工作能顺利开展。

（一）健全人事档案管理制度

在高校内创建科学、规范的人事档案管理制度，不仅能提升人事档案管理工作效率，还能健全制度流程、理顺程序流程，促使人事档案管理工作的有序开展。因此，将从以下几个方面入手，健全高校人事档案管理制度：第一，高校领导人员，应当根据自身的实际发展现状和人事档案管理现状，通过深入分析的方式，了解自身在发展中存在的问题，并对问题提出针对性地解决对策，促使档案管理模式具有较强的可行性；第二，高校应对档案管理人员的综合素质加大培训力度，借助培训的方式，提升管理人员综合素质，从而提升档案管理工作效率和质量；第三，针对现有的管理理念和管理技术实现创新，亦或者是借鉴其他院校优秀的人事档案管理模式，结合自身实际情况进行完善，促使人事档案管理工作能与高校发展相结合，发挥出档案管理工作的优势[3]；第四，高校人事档案管理工作要加强建档、管档工作的法规建设力度，强化制度的刚性束缚力，依照现有的上级相关人事档案管理工作的法律规定及学校档案管理工作执行阶段采用的方法，融入高校固有特征及新时代发展对人事档案管理工作提出的新要求、新任务等，编制出符合现实状况、科学合理、可操作性处于较高水平的管理规章制度，细化档案管理实施细则，在档案资料采集、梳理、组卷、实体管理及提供应用等诸多环节中，明确要求采用统一标准和要求进行规范、指导，确保人事档案管理相关方法有法可依、有章可循，这是该项工作顺利推进的重要基础。

（二）加大档案领域资金投入

高校应在人事档案管理工作中，遵循以人为本的原则展开档案管理工作，并且还要针对档案管理领域加大资金投入，对现有的工作理念实现创新。同时，档案管理部门应在资金投入后，积极购买有关档案管理的设备，做好相应的管理系统研发工作，减轻日常工作量、提升工作效率，并且还要建设办公室及阅览室、存放档案的标准库房等，以此来保证档案的真实性，提高档案信息的保密程度。此外，还要对管理机制进行完善，确保每个环节都有专门人员负责，特别是档案管理职责，更是要保证人员是否明确了解自己的工作职责，从而保证档案信息的真实性。

（三）实现人事档案信息化管理

基于信息化发展背景下，把信息技术融入高校人事档案管理中，能有效提升档案管理效率。所以，在实际管理期间，高校除了要创新原有工作理念以外，还要合理运用互联网技术和信息技术，把传统的纸质档案材料转变成为电子信息材料，实现档案自动化管理和动态化管理，方便使用人员的日常检索和信息查找。人事档案信息化建设的核心内容实质上就是对档案信息资源的数字化处理，借此方式使档案信息实现网络化、档案检索应用过程自动化推进以及档案管理整个过程践行现代化路线，借此方式最大限度地提升人事档案信息资源的共享效率，同步提高档案管理与应用服务工作的质效，这是新时代高校人事档案利用服务工作转型升级的重要基础。同时，档案管理人员还要创设不同级别的档案查阅权限，保证电子信息档案的安全性，并且还要把教职人员的性别、身份证号、岗位等相关信息，都录入到个体化的档案信息查阅平台中，从而实现优化档案借阅手续的目的[4]。

高校人事档案管理信息化建设的一项长期、系统化的工程，需要高校信息化和网络安全领导小组全力做好本校信息建设工作的顶层设计于统一部署，不同部门之间架起合作、相互协调，借此方式更有效地整合各阶段的人事档案信息资源，构建出集成度很高的共享型人事管理信息系统，从人才的聘用引进、考评录取，到年度考评、职位晋级，再到绩效测评、离校等，均实现对人才资源的全员性、全过程性、全覆盖式管理。

（四）加大对人事档案的开发利用力度

人事档案管理不仅是一项基础业务性工作，还属于管理服务性工作的范畴，为高校引进人才资源及实现更好的建设发展提供精准的决策性服务是人事档案管理工作运行的基础，这就预示着当其提供应用性服务时，方能将人事档案自身的价值充分发挥出来。高校应积极贯彻落实国家档案局颁发的文件指示，积极改革创新服务方式，给予多种渠道去开发档案资源，最大限度地强化档案资源的共同服务能力，进而为高校教学、科研及党政管理工作提供全面可靠的数据支持，优化配置高校教师资源。故而，高校人事档案应为人才鉴定甄别、人才发掘以及人才科学运用过程提供最可靠的原始凭证。通过强化人事档案的运用服务水平，协助高校组织人事部门与各级领导更精准的培养、选拔与应用干部提供最直接凭据与重要参照，真实实现“才尽其用”。

综上所述，高校人事档案管理工作属于信息资源整合和管理的工作方式，同时，人事档案管理工作的顺利开展，还能为高校选拔人才和使用人才等策略提供依据，尤其在信息化背景下，更是要对人事档案管理中存在的现存问题进行分析，并以此为依据，提出针对性地解决策略，其内容包含：健全人事档案管理制度、加大档案领域资金投入、实现信息人事档案管理等，促使高校人事档案管理工作的顺利开展。