房产档案管理中的风险与控制

孙瑶

（哈尔滨市三开房地产开发有限公司，黑龙江 哈尔滨 150001）

城市房屋管理部门在针地于房地产权属登记、调查测绘、权属转移和变更等工作中形成的具有保持价值的文字、图表和声像等资料，是房产权属登记管理工作的真实记录。其在解决房产纠纷、旧城改造及住房制度改革等方面都发挥着重要的作用。而且在社会经济活动中房产档案的重要性更为突出，因此需要重视房产档案管理工作。

一、房地产档案管理过程中的风险

（一）房产信息安全性风险

房地产档案管理工作运用信息化技术，可以将大量的档案信息经过计算机程序处理后再递交给用户，进而提升用户的使用体验，由于互联网本身具备一定的开放性，因此用户信息容易受到相关病毒的攻击，导致其安全性降低。除此之外，储存设备的使用寿命收到一定的限制，储存空间也有一定的限制，储存设备如果在使用过程中出现问题，会导致档案信息受到损害，无法正常使用。

（二）档案保存突发风险

房地产档案具有多种形式，大多以纸质档案和相关的文字记录为主，房地产档案管理过程中，如果出现不可抗力因素引起的灾害情况，会导致房地产档案出现毁灭性的危机，房地产档案作为房地产交易信息的主要记录方式，能够在房地产纠纷问题过程中给予一定的依据，在目前的房地产档案管理工作过程中虽然已经进行了一定的风险防范措施，但是仍旧无法从根本上解决风险问题。

（三）房产档案的技术风险

房地产档案管理是房地产行业中必须开展的一部分工作，给予互联网展开的互联网档案管理不仅存在互联网信息泄露方面的隐患，也会由于操作人员自身操作不当导致问题发生，引发一定的风险。在档案录入过程中，如果出现设备停电或故障灯情况，也会引发相应的问题或潜在的隐患。

（四）房产档案的投资风险

由于房产档案面临的突发风险较多，所以各地政府为了保证房产档案的安全，投入大量的财力、物力、人力进行房产档案保护建设。但是在投资的同时，需要考虑投资力度以及是否能够和回报持平。房产档案信息化管理是依据计算机网络平台进档案信息化建设，与传统的纸质档案管理差距很大。在建设房产档案信息化管理前，需要购买大量的设备，包括电子计算机、复印设备、打印设备、扫描仪器等，需要聘请专家和技术人员进行管理操作，这就需要大量的资金投入，因此，房产档案在发展中存在一定的投资风险。

二、房产档案管理风险的控制措施

（一）树立房产档案风险意识

在房地产档案管理过程中，由于相关部门的风险管理意识不够重视，导致其在日常工作过程中的风险防范工作不到位，因此，相关档案管理部门应当建立正确的风险防范意识，增强风险防范意识培训，帮助相关工作人员提升自身的风险管理意识。保证工作人员在遇到风险时能够及时采取正确的措施应对，提升自身工作过程中的防范能力，提升档案管理的安全性。

（二）加强房产档案信息化管理

提升档案管理信息化建设，需要提升领导对于本宫做的重视，因此，相关单位应当提升本单位领导的知识架构，提升对于档案管理工作的理解和重视，进而更好地展开相关软硬件设备的更新，全面提升档案管理的信息化水平。

（三）积极做好风险防范措施

在档案信息资源库的使用过程之中，要明确保证与包括局域网、数据库等在内的其他领域进行相应的隔离，以免外来入侵。在开放数据库以及档案库的时候，需要做到分别建设。此外，档案网站在使用的过程之中，还要加装好一定的杀毒软件与防火墙软件，保证使用安全。单位必须使用高度智能化的管理软件，保证电子化档案使用的快捷。在库房的设置上，还要配备有专门的电子化设备，从根本上保证相关工作的质量以及效率。

（四）强化档案技术风险管控

强化档案技术风险管控应当提升相关管理人员与工作人员的风险意识，在日常工作过程中由于工作人员自身的风险管理意识不强，导致无法提升自身的防范能力。因此，有关部门应当重视相关工作人员的风险防范意识的提升，除此之外，还应当提升本行业整体的抗风险意识，帮助整个房地产档案提升自身的抗风险能力，通过提升本行业的战略层次，更好地进行档案信息化管理。

（五）培养和提高档案管理团队的专业水平

在我国社会发展以及城市建设过程中，总会形成大量的房产档案，而对于房产档案的管理，最根本的问题就是管理团队的老龄化太过严重。很多老员工虽然资历深厚，工作经验丰富，但是由于其思想保守，仍然会不自觉地沿用传统的档案管理方法及模式，对新鲜事物的接受度较低，甚至于抵触或者排斥先进的数字化管理技术。而年轻员工则大多年轻气盛、心浮气躁，总想将自己知道的秘密透露给他人，使得房产档案的保密性得不到保障。所以，为了进一步提高当前房产档案管理效率，加快数字化建设，相关部门就必须要强化管理人员的专业水平以及职业素养。房产档案管理人员的数字化管理能力，除了在大学期间可以得到培养之外，更重要的是在工作实践中增强。作为新时代的房产档案管理人员，应该严格要求自己，注重工作中的每一个细节，认真熟悉工作环境及工作流程，从基层做起，不断提高自己的个人素质以及品格。另外，作为档案从业人员，首先要提高自身的保密意识，严格遵循相关的法律法规，不得以损害他人利益为自己谋福利，同时在工作之余也要不断更新自己的知识与技能，争取学习和掌握更多更先进的数字化技术及技巧，从而为房产档案的数字化管理提供强有力的人才支撑。

（六）实现传统与现代数字化管理相融合

研发和应用房产档案数字化管理系统，并不意味着需要完全摒弃传统档案管理以及文件保存模式。在实际工作中，对于那些机密性较高或者具有重要纪念意义的档案资料，可以选择使用传统与现代两种管理方式，如果纸质档案缺失还可由数字档案进行补救，反之亦然。这种管理模式可以进一步保证历史资料的完整性、真实性以及安全性，以降低档案管理风险。

（七）加大对软硬件资源建设的投入力度

想要实现和加强房产档案的数字化管理，需要一个完备的房产档案数字化管理系统作支撑，而这需要投入大量的人力、物力、财力。所以，相关部门需要结合自身经济实力及房产档案管理现状，研发一个符合自身工作需求且功能完善的分布式房产档案数字化管理系统。在完成这项研发工作后，就要购置相应的网络服务器、防火墙服务器、计算机终端以及数据库服务器等，为该管理系统的正常运行建设部署一个标准化的运行机房。然后针对运行机房配备专业的防雷器、消防器材、防尘器以及空调等设备，确保房产档案数字化管理系统的运行环境，比如空气湿度、温度以及消防安全等指标满足要求。另外，建立房产档案数字化管理系统，其目的不仅是为了提高档案管理人员的工作质量以及工作效率，同时还需要向用户提供相应的档案查询等服务。为此，应配置一个健全的、易于扩展的局域网或者广域网，以便用户可以从外界进入系统进行访问，从而保证了整个房产档案管理信息的共享性。

三、结束语

综合本文研究内容，房产档案管理现代化建设是我国档案管理发展的必然趋势，实现档案管理现代化能够提高房产档案管理整体效率，同时还可以降低档案管理成本。另外，在现代化档案管理的前提下，数字化档案管理也开始普及，相关部门以及管理者要强化相关软件、硬件的建设，根据实际需求优化和升级软件、硬件，以此确保房产档案管理有效性。