关于对优化企业基建档案管理工作的几点思考

袁得萍

（青海盐湖工业股份有限公司钾肥分公司,青海 格尔木 816099）

引言：在企业中，基建档案往往和其项目的立项、设计、招投标等不同工作有所联系，是上述各类活动中所形成的最终文件，是对企业项目存在参考价值、保存价值的一类档案资料。在基建档案内，能够对企业项目在办理手续、施工活动中的活动状况等内容进行反映，而对它的充分利用，可以让企业的生产活动得到指导，有利于企业的后续发展。

一、企业基建档案的管理意义

在基建档案中，它往往存在唯一性、专业性的特点，能够对企业的建设发展具体过程真实再现还有记录，属于企业的活化石[1]。综合分析基建档案后，企业能够对生产活动的演变状况等内容全面掌握，让新技术、新设备的运用得到依据和借鉴。在企业发展的各次变革中，企业的基建档案都能发挥关键的作用。

此外，在项目的竣工验收时，项目档案属于一类关键的组成部分，在没有做好档案验收，档案验收没有合格时，则项目便不能进行还有通过竣工验收[2]。在企业中，基建档案属于记录历史还有知识的关键载体，其中会有项目在立项、勘察、施工等不同环节内的设计文本、工程记录等内容。而其中内容会包括有土地征用、项目核准、勘察设计等等，会汇集最真实和原始的丰富信息，其中承载项目建设施工的整体过程。

二、企业基建档案管理的普遍不足

（一）队伍素质偏低

在一些企业内，管理档案的人员没有接受综合式的业务培训，对专业知识不够熟悉，自身的综合素质也较低，在档案的整理、收集、装订和归档等方面，其业务能力往往有待提高[3]。在一些档案部门内，也会长期存在封闭管理的状况，在新的发展时期中，管理人员的思路不够开阔，管理的模式不够新颖，要、靠、等的思想较为严重，使得企业的档案工作会受到严重的开展制约。

（二）管理意识不高

在长期以来，一些企业会在项目的建设最初时，存在档案管理的意识偏弱的问题，往往只对工程的质量、进度等方面非常关注，但忽视项目不同环节内存在联系的图纸资料、文字材料管理。使得工程在竣工中要求备案时，便会因没有及时落实的档案管理所影响，使得档案的收集欠缺完整性，也会让一些档案存在遗失的问题。在档案管理中，管理意识的较为淡薄，没有了解到档案工作在企业建设中的必要性、重要性，也属于让档案工作的开展受到影响的关键原因。

（三）档案收集不全

在一些企业内，基建档案往往会涉及不同专业和部门，在不同部门没有将专业档案移交之前，管理档案的人员会对应该收集的信息资料不够了解，没有和项目建设做好同步式的管理，对档案的收集也较为滞后。对一些人员来讲，他们更喜欢于交哪些便收哪些，使得基建档案的收集会存在资料缺项、缺盖章签字、缺页等的问题。在档案管理中，档案的混乱式收集、错放错归或者随意的归档等等，都会影响基建档案的完整收集。

三、企业基建档案管理的优化方法

（一）培养专业管理队伍

首先，应该保持正确人才观。在档案管理中，正确人才观属于管理基建档案的重点[4]。在企业中，虽然对各人才存在不同的评判标准，但在档案部门，人才建设应该做到放眼全局，保障正确人才观，让人才政策可以扩大覆盖面，在人才管理做好后，才能确保人尽其才，保障才尽其用。在人才建设上，应该从整体出发，在对档案人才的录用及培育中，应该选择德才兼备式的人才。在人才规划的制定中，应该重视社会的人才环境、相关政策、群体结构，让人才队伍可以充分发挥整体优势，关注外部的人才环境、内部的人才资源彼此联系，对人才资源有效合理的配置，最后制定人才的最优规划。

其次，应该发展专业技能。在现阶段，管理基建档案逐步被企业所重视，为此档案人员需要提升自身分析、判断、表达等的能力。在科技进步下，档案工作内也运用了现代科技，档案工作也逐步转变为信息化的管理模式。为此，档案人员要能对信息技术熟练掌握，提高信息化技能，以此和档案管理的信息化相适应，和信息载体的新型发展相适应，最终适应时代需求，适应企业需求。

最后，应该建设继续教育的多元体系。在档案信息化的紧迫建设形势之下，档案人员需要坚持参与继续教育，让自身知识结构得以调整，让自己更为适应社会需求。在企业中，应该通过实习培训、专题讲座等的方式，让各人员利用更短时间掌握更多知识，提高信息素养。继续教育应该保障多元化、规范化，企业要对不同资源充分利用，让继续教育工作得以规范起来，让员工学习的内容统一和规范起来，让员工培训体系完善并且贯彻落实，更好地促进企业的人才培养。

（二）领导重视完善管理体系

企业领导要对档案工作高度重视，成立档案工作的专业领导机构，让档案管理拥有完善制度，遵循好分级管理、统一领导等原则，最终形成档案管理的完善体系。

（三）完善基建档案管理制度

在企业中，要将管理基建档案的活动做好，应该重视基建管理各项规章制度的完善。完善制度会直接影响基建档案的收集完整性，在日常管理中，将管理基建档案的工作合理纳入，有利于档案工作的规范化、标准化及制度化。

首先，应该将基建档案的管理制度完善起来。企业要制定档案归档的合理方法。在管理基建档案时，要基于企业特点对档案归档具体范围进行制定，为归档收集的活动带来便利，使得档案可以在使用的范围中变得更为齐全和规范。因为基建档案和普通档案不同，为此企业在大型项目、重点项目中，要做好此类档案的分类管理，将档案归档的范围明确起来；应该尝试部门立卷这一制度，尝试立卷改革。在这一制度的影响下，在管理基建档案时各人员能提高归档的意识，让档案宣传的力度可以提高，让各人员提高责任感，为档案的整理及收集带来便利；企业要将档案的接收移交规范起来并制定制度。接收移交的可行制度制定，能让管理基建档案时面临的被动状况得到改善，对管理工作带来有效指导。

其次，应该设计基建档案的保障制度。企业要设计经费上的保障制度。保障经费能为管理基建档案的工作打好基础。因为档案往往不能直接让企业获得经济价值，但各企业要以长远角度考虑，在档案工作中投入适量资金，使其成为专用经费，对档案能够取用的具体范围做好划分，使得基础的各类设施设备得到保障，让档案管理得到发展的良好平台；企业要设计考核的制度。要将档案工作做好，考核制度非常关键。一些档案部门、基建部门会在配合中没有将职责明确起来，未曾自觉归档档案，为此企业要建立考核制度，让各部门了解工作职责，让职责可以往个人身上落实，让档案管理可以规范化、标准化起来。

（四）加强管理的信息化建设

首先，应该为档案信息化配备所需设施。在信息化管理的充足设施配备下，企业才能在管理基建档案的工作中，逐步实现信息化建设的目标。而所需设施一般有打印机、计算机、传真机等，在一些企业内，对其基建档案部分析可知，其中所需设施的质量数量还无法满足管理工作需求，会经常出现设备数量不足，或服务器实际容量偏小等的问题，让档案的管理和利用受到影响。为此，企业要让信息化的设备配备齐全，并保障它们的质量合格，也能满足企业的工作需要。

其次，应该对基建档案的信息化资源进行开发。在企业中，针对现有档案做好信息化的处理，属于档案工作往现代化发展的要点。在基建档案中，信息资源会有基建档案的施工、基建和竣工图纸等材料，各企业需要对基建部的工作职能充分利用，让基建管理可以拥有总结、计划和报告。企业要对档案信息建设科学的规划和开发，利用先进技术，并在开发前分析调查不同部门开发的环境和条件，基于基建档案内的工作实际状况，深入研究基建档案具体内容，让档案信息能够提高利用率，让档案信息可以被共享为企业服务。

结束语：在企业中，企业在基本建设时所形成的各类档案材料即为基建档案，属于企业重要的信息资源。企业需要将管理基建档案的工作重视起来，明确其中的问题不足，尝试在新的发展时期中探索运用优化基建档案管理的方法，让基建档案可以被保存得更为完善，并使其为企业的各项工作开展带来有价值的数据参考，让企业的发展可以更为长远。